Intégration efficace et stimulante dans un contexte de travail à distance

Vous avez trouvé le candidat idéal pour rejoindre votre équipe - félicitations! Bien que votre organisation et vous-même ayez manifestement fait une excellente première impression lors du processus de recrutement, votre nouvel employé pourrait commencer à s’inquiéter à propos de cette grande décision que vous avez prise ensemble dans les jours ou les semaines entre l’embauche et le début du travail.

Une expérience d’intégration transparente qui permet au nouvel employé de rencontrer ses collègues et de s’acclimater à son poste, son service, son équipe, son chef et à l’entreprise en général contribue grandement à apaiser ces tracas. Cela permet également de le rassurer et le convaincre qu’il a fait le bon choix en rejoignant une organisation qui valorise et investit dans ses employés.

À moins que votre entreprise n’ait toujours eu une partie de son équipe en travail à distance, vous avez peut-être éprouvé des difficultés à rendre votre processus d’intégration virtuel en raison des mesures de distanciation sociale liées à la COVID-19. Mais ne vous inquiétez pas : voici trois façons de mener à distance quelques-unes des étapes nécessaires du processus d’intégration tout en atteignant vos objectifs.

Défi : Le transfert technologique

Il n’est souvent pas possible que l’ordinateur ou le téléphone de l’entreprise d’un employé soit prêt et disponible sur son bureau pour son premier jour de travail lorsque son espace de travail se trouve chez lui (et les équipes informatiques qui y parviennent sont à féliciter)! Cependant, vous pouvez toujours leur montrer que vous êtes prêt à les accueillir et les aider à se sentir les bienvenus en leur permettant d’être opérationnels le plus rapidement possible.

Lors de vos communications avant la première journée de travail de l’employé, fournissez des instructions claires sur comment, quand et où votre employé pourra accéder aux technologies de son entreprise le premier jour et avec qui il doit prendre contact pour pouvoir s’y connecter et les installer. Qu’il s’agisse d’une prise en charge sans contact à l’entrée du siège social de l’entreprise, de livraison par la poste, d’instructions écrites complètes ou de planification d’un appel téléphonique avec le service informatique, le fait de clarifier et planifier autant que possible cette étape souvent intimidante du processus d’intégration aidera votre nouvel employé à se sentir prêt à travailler.

Défi : Prendre ses marques

Chez Payworks, notre processus d’intégration en personne comprend non seulement une formation approfondie, mais aussi un message de bienvenue à I’accueil de l’entreprise, une visite complète de chaque service, un déjeuner avec quelques membres de l’équipe du nouvel employé et (selon le poste), l’affectation d’un « compagnon » pour répondre à toutes ses questions éventuelles. Ces touches personnelles permettent d’accueillir notre nouveau personnel dans l’entreprise et offrent une vue d’ensemble de la culture de notre organisation.

Bien que vous ne puissiez peut-être pas reproduire ces expériences à distance, vous pouvez toujours aider votre nouvel employé à se sentir à la fois informé et à l’aise en utilisant un outil simple : la technologie de vidéoconférence! Selon la taille de votre organisation, remplacez la visite du bureau par un appel de groupe rassemblant les membres de plusieurs services pour expliquer rapidement ce que fait chaque équipe et établir un contact désormais familier avec ce groupe. Organisez un déjeuner de bienvenue virtuel avec son équipe, en intégrant des présentations et des brise-glaces pour lancer les échanges, et attribuez un « compagnon » dans la mesure du possible. Augmentez la fréquence et la profondeur des opportunités virtuelles d’apprentissage et de développement pour compenser les occasions d’apprendre manquées en raison du travail à distance, car il n’est plus possible de passer la tête par-dessus le panneau du bureau pour demander de l’aide. Plus votre nouvel employé verra les visages de ses collègues (même s’ils sont un peu flous à la caméra) et aura l’opportunité d’apprendre à les connaître, plus il aura la sensation de faire partie intégrante de l’équipe.

D’un point de vue positif, il est en fait plus facile de se sentir à l’aise avec de nouvelles personnes lorsque vous les voyez dans leur propre environnement! Le caractère rigide et formel qui résulte du stress disparaît en partie lorsque le chien de quelqu’un fait une apparition surprise à l’écran.

Défi : Toute cette paperasse embêtante

Bien que la documentation soit peut-être la partie la moins amusante du processus d’intégration, elle fait tout de même partie des étapes essentielles du processus. Un aspect positif de l’éloignement réside dans le fait qu’il encourage les équipes des RH à passer au vert et dématérialiser les documents!

L’utilisation d’une application de contrat sécurisé comme DocuSign permet aux nouveaux employés de signer leurs documents depuis leur domicile et aux équipes des ressources humaines de conserver des dossiers électroniques en toute sécurité. Et si vous disposez d’un intranet ou d’un réseau de fichiers pour les employés, vous pouvez sauver des arbres en rendant toutes les politiques, listes de contacts, etc. facilement accessibles et à jour en ligne, plutôt qu’en imprimant un manuel des employés qui sera certainement obsolète dans peu de temp.

Trouver comment intégrer efficacement et à distance de nouveaux employés offre une excellente occasion aux équipes RH d’évaluer leurs processus. Même lorsque de nombreuses entreprises ont repris le travail dans les bureaux, ces conseils et astuces peuvent être utiles à l’intégration à distance d’employés d’autres régions (si vous êtes une organisation nationale ayant des bureaux dans tout le pays)!

Finalement, lorsque vous faites le travail de préparation à l’avance et que vous proposez des expériences personnelles réfléchies dans le bon ordre, peu importe qu’elles se soient déroulées en face à face ou virtuellement. Tant que vous restez flexible et que vous restez positif, votre nouvel employé vivra probablement son expérience d’intégration en toute confiance.

Que ce soit par politique ou par préférence, le travail à distance est là pour de bon! La série #RHÀDistance de Payworks s’appuie sur les points de vue de nos experts internes en RH pour aider les dirigeants, les autres professionnels des RH et les chefs d’entreprise canadiens à naviguer parmi les nombreuses facettes uniques de la gestion virtuelle de main-d’œuvre.

Les solutions en nuage de gestion de la main-d’œuvre de Payworks ont été conçues pour assurer la mobilité de nos équipes, et nous continuons à nous préparer, ainsi que nos clients, à l’avenir du travail au Canada. Dans notre webinaire « Futureproofing Your Business » (enregistrement maintenant disponible), les dirigeants de Payworks sont revenus sur l’année 2020 et ont discuté de la manière dont ils ont réussi à faire le pont entre la culture du bureau, l’engagement et le bien-être des employés et les opérations commerciales en ces temps difficiles. Ils abordent aussi les tendances en matière de RH pour l’année 2021 et donnent un aperçu de ce qu’elles pourront apporter à nos organisations et les vôtres.

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