10 conseils pour tirer parti des solutions de Payworks tout en évaluant l’impact de la COVID-19 sur votre entreprise

À chaque jour qui passe dans cette nouvelle ère de la COVID-19, les entreprises canadiennes adaptent leurs pratiques pour refléter les réalités de l’éloignement physique, le chevauchement des sphères du travail et du domicile et les défis (et opportunités!) uniques offerts par le travail à distance.

Il peut être particulièrement difficile pour les professionnels de la paie et des ressources humaines de réagir avec agilité sans disposer des bons outils. Heureusement, les solutions en nuage de Payworks ont été développées dans l’optique de servir une main-d’œuvre mobile.

Voici 10 conseils pour tirer le meilleur parti de notre plateforme en cette période d’incertitude afin de continuer à servir votre entreprise et vos employés le plus efficacement possible :

1. Essayez les notifications et les outils pour rationaliser le traitement des salaires

L’utilisation de notifications et la personnalisation du champ « Votre journée » sur l’écran d’accueil peuvent vous aider à vous tenir informé de vos tâches importantes et des délais en matière de paie et de RH.

Pour connaître l’impact de la COVID-19 sur votre masse salariale, vous pouvez suivre les gains et les cumuls de manière indépendante. Utilisez « Créer un gain » pour établir une nouvelle catégorie. Pour les organisations qui souhaitent fournir à leurs employés un solde spécifique à la COVID-19, créez un cumul et préchargez un solde.

2. Calculer facilement la subvention salariale de 10 % de l’ARC

Utilisez notre Calculateur de subvention salariale temporaire, qui calcule la subvention applicable à votre prochain cycle de paie et réduira la valeur du versement de l’impôt sur le revenu de ce montant.

Le calculateur permet également de passer en saisie manuelle pour bénéficier rétroactivement de toute réduction de versement à laquelle vous êtes admissibles. Les clients peuvent se connecter à leur compte Payworks pour accéder à un tutoriel vidéo utile et à des instructions étape par étape sur la façon d’utiliser l’outil de calcul.

Remarque : notre équipe suit de près l’évolution des détails législatifs et nos ressources continueront à évoluer en même temps que les subventions elles-mêmes.

Dernière mise à jour : 28 juillet 2020

Bien que la Subvention salariale temporaire de 10 % pour les employeurs soit maintenant terminée, les règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC) permettent de réduire les futurs versements de retenues sur la paie si un employeur n’a pas demandé le montant intégral. Veuillez consulter la FAQ de l’ARC, le guide Payworks sur la législation et les mesures d’allègement gouvernementales relatives à la COVID-19 à l’intention des entreprises canadiennes ou la FAQ de Payworks sur la législation (accessible depuis l’écran d’accueil) pour plus d’informations, ou alors contactez votre représentant du service à la clientèle.

3. Transformer les données en décisions éclairées en période d’incertitude

Pour comprendre le passé afin d’aider à prédire l’avenir, utilisez la solution Analyse de la main-d’œuvre pour examiner des paramètres tels que les coûts salariaux, le roulement de personnel, les informations sur les feuilles de temps et les absences, ainsi que les divergences potentielles.

4. Accédez au Centre d’aide et à l’écran d’accueil pour obtenir de l’aide sur les RE et des mises à jour législatives

Nous nous tenons également au courant de la législation fédérale et régionale, et vous tenons informés sur l’écran d’accueil. N’oubliez pas d’y revenir fréquemment pour savoir comment les derniers développements s’appliquent à votre entreprise.

Notre Centre d’aide aux clients constitue également une mine d’informations. Il comprend une bibliothèque d’articles liés à la COVID-19, des conseils pour les professionnels de la paie et des vidéos spécifiques aux RE.

5. Optez pour l’option sans-papiers afin de garantir que les employés reçoivent leurs relevés et leurs paiements à temps

Comme les employés continuent de travailler à distance et que les services de livraison peuvent être affectés par la COVID-19, nous encourageons toutes les entreprises à envisager de passer au dépôt direct lorsque cela est possible et de renoncer aux chèques imprimés. Grâce au Libre-service des employés mobile de Payworks, les employés peuvent même accéder à leurs talons de paie ou à leurs formulaires fiscaux depuis leur domicile.

6. Assurez un suivi des biens de l’entreprise et assurez-vous de savoir comment joindre votre équipe

Qu’il s’agisse d’un envoi d’une nouvelle technologie pour améliorer les capacités du bureau à domicile ou d’une livraison de biscuits de votre boulangerie locale, vous devez savoir comment contacter vos employés lorsqu’ils travaillent à distance. Cela signifie que les renseignements de base comme les adresses, les numéros de téléphone, les contacts d’urgence et autres doivent être à jour (et vous pourriez être surpris de constater à quel point ce n’est pas le cas).

Avec le LSE, les employés peuvent gérer eux-mêmes ces informations. Un simple courriel à votre personnel pour leur demander de se connecter et de mettre à jour ou de confirmer leur profil peut vous éviter des maux de tête.

Vous pouvez également accéder à l’écran Propriété de l’entreprise dans Ressources humaines de Payworks pour suivre le décaissement des ordinateurs, téléphones portables et autres biens appartenant à l’entreprise qui sont envoyés hors site pour soutenir votre personnel à distance.

7. Communiquer rapidement et efficacement les dernières nouvelles de l’entreprise

Comme les mises à jour et les procédures propres à votre entreprise continuent d’évoluer, utilisez les bulletins et les documents de l’entreprise au sein du LSE pour les communiquer rapidement à vos employés.

8. Utiliser la solution Gestion du temps pour améliorer la transparence

Soyons réalistes, une communication efficace est beaucoup plus difficile lorsqu’il ne suffit plus de passer la tête par-dessus le mur du cubicule! Vous aurez besoin de suivre quand vos employés travaillent et quand ils prennent une pause bien méritée pour s’occuper de la vie en dehors du bureau (virtuel).

La Gestion du temps de Payworks vous permet de gérer qui travaille et à quel moment, et de faire comprendre aux employés à quoi ressemble votre équipe chaque jour. Vous n’avez qu’à activer le calendrier partagé dans le LSE, où les employés pourront voir les horaires de travail de chacun.

9. Prenez le temps de faire le suivi en ligne

Vous pouvez également utiliser le LSE pour passer de l’utilisation d’horodateurs à des feuilles de présence en ligne ou les pointages avec localisation par le biais du LSE, ce dernier permettant aux employés de pointer leur arrivée et leur départ à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à internet et comprenant une localisation GPS.

Si votre équipe est toujours sur place et que vous souhaitez continuer à utiliser des horodateurs, nous vous recommandons de continuer à les désinfecter selon les recommandations des autorités sanitaires, ou mieux encore, de passer à l’horodateur de reconnaissance faciale UFace 800 pour minimiser les contacts.

10. Utiliser la solution Gestion des absences pour la prise des congés

Notre solution Gestion des absences permet aux employés de soumettre des demandes de congés (et vous permet de les approuver) depuis leur domicile en cliquant sur un bouton. En activant le calendrier partagé dans le LSE, vous pouvez montrer à toute votre équipe qui est absent pour la journée (même si, de nos jours, cela signifie seulement qu’ils se trouvent dans une autre pièce de la maison).

Derrière toutes les solutions de Payworks se trouve une équipe nationale de près de 350 personnes qui est là pour vous offrir ses services et qui comprend (comme toujours) votre représentant du service à la clientèle dévoué formé par l’ACP, qui vous connaît et connaît vos besoins commerciaux uniques.

Si vous avez des questions spécifiques aux RE, notre boîte de réception électronique dédiée aux RE est une option pratique pour le service d’assistance.

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte alors que le paysage commercial canadien continue d’évoluer, mais le fondement de vos processus de paie et de RH ne devrait pas en faire partie. Nous sommes là pour vous aider.