Comment les solutions infonuagiques de gestion de la main-d’œuvre peuvent soutenir les initiatives vertes mises en place dans votre petite entreprise

Selon la Banque de développement du Canada (BDC), « depuis des années, les entreprises sont exhortées à réduire leurs émissions de carbone, mais l’engagement en faveur de la réduction des émissions de dioxyde de carbone et des technologies propres devient de plus en plus rapidement la norme pour les entreprises canadiennes. » La BDC propose quatre solutions pour les entreprises qui souhaitent devenir chefs de file dans la lutte contre le changement climatique, et ainsi obtenir une empreinte carbone positive; l’une d’elles implique de réaliser ses achats auprès d’entreprises soucieuses de l’environnement, et l’autre, d’envisager les options canadiennes en matière de technologies propres.

Pratiques respectueuses de l’environnement

Les entreprises canadiennes peuvent être fières d’être associées à Payworks. Notre Perspective verte nous guide jour après jour afin de créer et de conserver des pratiques respectueuses de l’environnement au sein de nos activités quotidiennes. Voici quelques-unes des solutions que nous utilisons pour réduire notre empreinte environnementale :

• Notre propre système de traitement de la paie a été dématérialisé! Notre traitement de la paie est effectué en ligne, nous sommes payés par dépôt direct et nous recevons les bulletins de paie sous forme numérique (pour en savoir plus, rendez-vous ci-dessous).
• Dans la mesure du possible, Payworks privilégie les commandes d’articles promotionnels auprès de fournisseurs locaux, fabriqués à partir de matériaux recyclables ou renouvelables. Lorsque nous travaillons avec des imprimeries, nous sélections un papier respectueux de l’environnement pour imprimer nos brochures, notre papier à lettres avec en-tête et nos enveloppes. Concernant le guide de la paie et le calendrier, nous les mettons à la disposition des clients en ligne plutôt que de les imprimer. Au lieu d’envoyer des cartes des fêtes au format papier, Payworks les envoie au format électronique et fait un don à l’Œuvre des Manoirs Ronald McDonald du Canada.
• Notre siège social est alimenté en électricité par Bullfrog Power^® depuis 2014. Les générateurs Bullfrog Power acheminent 100 % d’électricité verte sur le réseau afin de compenser la consommation électrique de nos bureaux. En choisissant une énergie verte, Payworks réduit ses émissions annuelles de plusieurs centaines de tonnes de CO2. Notre Centre national de service dispose aussi de nombreuses poubelles Recycle Everywhere réparties un peu partout! Tout le papier reprographique que nous utilisons porte le label d’approvisionnement certifié Sustainable Forestry Initiative, et conformément aux meilleures pratiques en matière de sécurité, les documents papier sont déchiquetés sur place, puis recyclés. De plus, notre siège social dispose de bacs de compostage dans la salle à manger. Il est également équipé d’un système d’éclairage qui s’active par détection de mouvement ou de son, ainsi que d’un système de CVCA de pointe qui fonctionne selon des horaires d’occupation prédéfinis, le tout contribuant à réduire notre consommation d’énergie.

Comment les entreprises peuvent adopter des processus plus écologiques avec Payworks

L’externalisation des solutions de gestion de la main-d’œuvre constitue un bon point de départ pour réduire l’impact des activités de votre petite entreprise sur l’environnement. L’utilisation de la technologie infonuagique peut réduire de façon considérable la quantité de papier que vous utilisez lors de la gestion du traitement de la paie, du temps et des absences de vos employés, ainsi que des ressources humaines.

Le respect de l’environnement peut aussi avoir du bon pour votre porte-monnaie! Les options canadiennes en matière de technologie constituent non seulement un gain d’efficacité en matière d’administration, mais elles sont aussi rentables. Selon la BDC, « un engagement en faveur de la réduction des émissions de carbone est bon pour les affaires », et nous sommes bien d’accord avec ça!

Voici comment nos solutions peuvent renforcer votre propre perspective verte au sein de votre entreprise :

• Traitement de la paie : en moyenne, un employé consomme environ 96 feuilles de papier par an uniquement pour le traitement de sa paie, sans compter les kilogrammes d’émissions de dioxyde de carbone rejetés pour le transport du papier. Avec les solutions de traitement de la paie proposées par Payworks, dites au revoir aux chèques, bulletins de paie, et formulaires d’impôts en version papier, ainsi qu’aux autres rapports qui viennent s’y ajouter! En choisissant les méthodes de dépôt direct et de transmission électronique, vous réduisez la quantité de formulaires papier, d’enveloppes, d’encre et de poudre d’encre utilisées pour l’impression, ainsi que les expéditions et opérations de manipulation pour chaque période de paie. Ces options sont pratiques pour les employés et permettent aux entreprises d’économiser les coûts d’impression et d’affranchissement. Le casse-tête que représente l’organisation des classeurs (ou, soyons honnêtes, des boîtes à chaussures) remplis de documents papier, c’est terminé! Ayez l’esprit tranquille, le processus est on ne peut plus simple! Plus de 99 % des paiements traités par les solutions de traitement de la paie de Payworks sont électroniques.

• Gestion du temps et des absences : récupérez le papier et l’encre des cartes de pointage des employés, des feuilles de temps, des calendriers de bureau et des photocopies. Récupérez aussi ceux de tout autre support sur lequel les demandes de congé ponctuelles sont soumises en saisissant et en gérant les données relatives à la gestion du temps et de la présence des employés. Avec la solution de Gestion du temps proposée par Payworks, choisissez des feuilles de temps et une saisie des heures en ligne (grâce à l’option de géolocalisation), des horodateurs à reconnaissance faciale ou d’empreintes digitales et des options de planification en ligne. Notre solution de Gestion des absences permet aux petites entreprises de gérer les absences, qu’il s’agisse de congés maladie ou de simples demandes de congé, ainsi que de suivre les soldes cumulés. De plus, l’intégration automatique avec le système de traitement de la paie garantit la précision et la rapidité du traitement en temps réel.

• RH : dites au revoir aux papiers et aux photocopies en passant au numérique pour stocker les renseignements des employés, les communications et les lignes directrices de l’entreprise. Les entreprises peuvent tirer parti de la solution Ressources humaines proposée par Payworks pour diffuser des informations importantes (comme des documents de politique et de procédure) au personnel existant et aux nouveaux employés dans le cadre de leur intégration. Suivez la documentation relative à la gestion des performances, des incidents de santé et de sécurité, des informations concernant la gestion des talents, y compris les licences ou les certificats requis. Au moyen de notre système infonuagique sécurisé, vous pouvez utiliser les « dossiers de fichiers » numériques pour conserver les dossiers des employés. Il est également possible de suivre la distribution et le statut des biens appartenant à l’entreprise comme les ordinateurs, les téléphones cellulaires et les cartes d’accès au bâtiment.

« Même les gestes de petite envergure s’accumulent au fil du temps. Ne sous-estimez donc pas l’impact que vous pouvez avoir », affirme la BDC. Pour les entreprises canadiennes qui sont à la recherche d’options propres en matière de technologie, prenez en compte l’impact que vous pouvez avoir en externalisant vos besoins en matière de gestion de la main-d’œuvre. Chez Payworks, nous sommes non seulement en mesure de soutenir (et peut-être même d’améliorer) vos initiatives vertes, tout en réduisant au passage la charge de travail manuel qui est importante dans les petites entreprises. Pour cela, nous simplifions les processus et nous éliminons toute cette quantité de papier (et les répercussions sur l’environnement associées). Laissez-nous vous montrer en quoi nous sommes différents en communiquant avec nous à sales@payworks.ca dès maintenant.