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Comme nous vous le disions précédemment, les retours de notre clientèle jouent un rôle prépondérant dans le choix des fonctionnalités que nous développons… Cela dit, les retours de notre propre équipe (notre premier client en date!) nous sont aussi très précieux. Après tout, le tout premier traitement de la paie « client » que nous avons effectué était en réalité le nôtre. C’est pourquoi nous donnons la parole à nos propres superviseurs, professionnels de traitement de la paie et as des RH pour découvrir comment nos solutions les aident à relever leurs défis quotidiens.
Faites la connaissance de Hayley Yamamoto! Hayley est l’une des anciennes étudiantes qui ont fait un stage coopératif parmi nous. Suite à l’obtention de son diplôme en mai 2021, elle a eu le plaisir de devenir membre à plein temps de l’équipe des RH (et laissez-nous vous dire que le sentiment est partagé!). Bien qu’elle ait commencé en touchant un peu à tout dans la sphère RH, elle a rapidement trouvé son créneau en devenant l’une de nos spécialistes en acquisition de talents.
Nous avons passé du temps auprès d’elle pour comprendre comment elle utilisait la solution Suivi des candidats pour collaborer avec ses nombreux interlocuteurs et recruter les meilleurs et les plus talentueux… et comment il est possible de tirer parti de ses différents outils pour faire de même!
theWorks : Bonjour Hayley! Pour commencer… pourquoi avez-vous décidé de vous spécialiser en acquisition de talents après avoir rejoint Payworks à temps plein?
Hayley Yamamoto, spécialiste des ressources humaines en acquisition des talents : Lors du stage coopératif que j’ai eu la chance de décrocher, j’ai trouvé cela vraiment gratifiant d’assister à ce moment où les candidats et les responsables de Payworks « cliquent » et de contribuer à ce que ce moment ait lieu.
Je trouve ça infiniment satisfaisant d’entendre des candidats parler de leurs passions et commencer à concevoir comment ils pourraient les mettre à profit dans un nouvel emploi, tout en voyant également les responsables se réjouir de trouver les bonnes personnes et commencer à imaginer les nouveaux sommets que leur équipe va pouvoir atteindre grâce à eux!
tW : Pouvez-vous nous indiquer pour combien de postes vous recrutez habituellement en même temps?
HY : Eh bien, ça varie beaucoup… mais nous agrandissons sans cesse nos équipes, donc je dirais qu’en moyenne, nous cherchons à pourvoir environ 20 postes à la fois. Cela comprend les offres d’emploi publiées en interne et en externe, et j’utilise la solution Suivi des candidats pour chacune d’elles!
tW : Recruter pour 20 postes en même temps (!), ça doit être très difficile à gérer parfois. Comment la solution Suivi des candidats vous aide-t-elle à rester organisée?
HY : Une fois qu’une demande d’ouverture de poste a été approuvée et que le poste est prêt, je peux publier sur tous les tableaux d’affichage d’offres d’emploi en même temps via la solution Suivi des candidats. Ça me fait gagner énormément de temps, je n’ai plus besoin de me connecter et de publier pour le même poste encore et encore sur différents sites.
Une fois que le message est passé et que les candidatures commencent à arriver, c’est très facile de suivre où j’en suis dans le processus de recrutement pour chaque poste et avec chaque candidat. La solution Suivi des candidats propose des statuts prédéfinis dans le système, mais elle nous permet aussi de personnaliser les nôtres, ça peut être n’importe quoi, de « Manque de compétences » à « Entrevue téléphonique prévue », en fonction de notre flux de travail.
La solution propose aussi des modèles de courriels prédéfinis, que nous pouvons également personnaliser à notre gré. Par exemple, on peut paramétrer un courriel automatique disant « Merci d’avoir soumis votre candidature », ou un modèle de courriel « Demande d’entrevue par téléphone » qui comprend le nom du candidat ou de la candidate et le poste pour lequel il ou elle a soumis sa candidature. Vous pouvez même modifier le nom de la personne qui envoie le courriel pour mettre celui du ou de la responsable du recrutement pour ce poste en particulier. Cet outil facilite énormément la communication avec les candidats et évite les erreurs de copier/coller qui peuvent être gênantes!
« Les fonctionnalités de collaboration interne de la solution Suivi des candidats sont mes préférées! Pour résumer, le Suivi des candidats me donne la flexibilité d’organiser les choses comme je le préfère, tout en veillant à ce que tout soit bien propre et organisé pour moi au sein de ces paramètres, » dit Hayley.
tW : La solution Suivi des candidats a l’air de vraiment vous aider à communiquer avec de potentielles recrues… qu’en est-il de la communication avec l’équipe Payworks?
HY : Les fonctionnalités de collaboration interne de la solution Suivi des candidats sont mes préférées!
Une fois qu’un poste a été publié, je peux accorder l’accès aux responsables pertinents pour ce poste dans la solution Suivi des candidats. Ils peuvent fouiller autant qu’ils veulent dans les candidatures, ou pas du tout, ils peuvent signaler certains candidats qui les intéressent vraiment ou indiquer leurs propres statuts (par ex., « Organiser une deuxième entrevue », « Merci de rejeter cette candidature », etc.) ou des commentaires détaillés pour des candidats en particulier.
C’est aussi pratique que de collaborer sur un fichier partagé, et ça m’évite de crouler sous les courriels, d’essayer de ne pas perdre le fil des chaînes de courriels ou de savoir quels commentaires se rapportent à quel candidat et à quel poste… toute la communication se fait au même endroit et est automatiquement organisée pour moi. Honnêtement, je ne pourrais même pas calculer le nombre d’heures (et la quantité de stress) que ce module me fait économiser.
Et lorsque nous embauchons un candidat ou une candidate, je peux mettre le statut « Offre acceptée » et paramétrer ses informations pour qu’elles soient directement transférées à notre application Ressources humaines. L’équipe des RH va alors utiliser ces données comme base pour le futur fichier de cet employé. Ça leur fait gagner beaucoup de temps et réduit le risque d’erreur de saisie des données! Tout le monde y gagne.
tW : Vu la vitesse à laquelle Payworks continue de se développer, vous allez sûrement recruter pour des postes très divers. Le Suivi des candidats propose-t-il des options de personnalisation supplémentaires au-delà des statuts de suivi et des modèles que vous avez déjà décrits?
HY : Tout à fait. Et vous avez raison, les exigences peuvent être complètement différentes en fonction du poste. Grâce au Suivi des candidats, je peux personnaliser les questions de présélection à poser. Une fonctionnalité que je trouve très utile, notamment pour les postes de service à la clientèle, est de demander un enregistrement audio de la personne qui parle, pour s’assurer qu’elle s’exprime clairement et d’une manière agréable.
Le fait de devoir recruter pour des postes très différents me permet aussi d’être créative avec des candidats qui ne sont peut-être pas faits pour le poste qu’ils convoitent, mais qui pourraient tout de même devenir des membres très précieux pour l’équipe! Si je veux me souvenir d’eux pour une prochaine fois, je peux utiliser la fonction « Partager le candidat » pour envoyer leurs informations à un ou une autre responsable et lui dire « Tiens, regarde cette personne! ». Je peux également « Copier le candidat » ou « Déplacer le candidat » vers une autre offre (tout en me notant quelque part qu’il ou elle vient d’autre part).
Pour résumer, le Suivi des candidats me donne la flexibilité d’organiser les choses comme je le préfère, tout en veillant à ce que tout soit bien propre et organisé pour moi au sein de ces paramètres.
