Faits sur la paie à connaître pour les entrepreneurs canadiens

Vous ne vous êtes sûrement pas lancé dans le monde de l’entrepreneuriat par passion dévorante pour le traitement de la paie. Mais cette étape est essentielle pour assurer la réussite de votre entreprise! Les petits entrepreneurs savent qu’il est essentiel de payer leurs employés à temps et de façon précise.

Pour célébrer le Mois de la petite entreprise, nous avons rassemblé quelques faits que les entrepreneurs canadiens doivent connaître en ce qui concerne la rémunération de leurs employés :

Les réglementations de la paie varient

Au Canada, les réglementations concernant la paie sont gérées au niveau fédéral et provincial. Cela signifie que certains éléments du traitement de la paie, tels que les normes d’emploi, les salaires et même les impôts sur le revenu peuvent varier entre les employés s’ils vivent et/ou travaillent dans des provinces ou territoires différents. Les déclarations fiscales et les versements d’impôt sont généralement réglementés au niveau fédéral, tandis que les jours fériés, les indemnités pour maladie et la rémunération des heures supplémentaires sont réglementés au niveau provincial. Ceux-ci ne sont que quelques-uns des éléments à calculer et à déclarer correctement en vertu de la législation sur la paie provinciale. Bien que le gouvernement fédéral et l’Agence du revenu du Canada (ARC) exercent une bonne dose de surveillance, les entrepreneurs canadiens doivent également adhérer aux réglementations qui varient selon les provinces.

Les entrepreneurs exerçant dans la province de Québec ont des règles à part, par exemple rendre des comptes et soumettre des déclarations provinciales à Revenu Québec. Les déclarations spécifiques au Québec sont : le régime provincial des pensions, nommé le Régime de rentes du Québec (RRQ), le régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et le régime d’assurance maladie du Québec (RAMQ). Ces déclarations spécifiques au Québec, ainsi qu’un impôt sur le revenu provincial distinct, ne sont pas versées à l’ARC, mais à Revenu Québec.

Le paiement des cotisations peut être complexe

• Votre entreprise doit avoir un numéro d’entreprise afin de payer ses cotisations.
• La date d’échéance des versements pour les cotisations au RPC, à l’assurance-emploi (AE) et des impôts sur le revenu se base sur le jour de paie de l’employé, et non la période de paie.
• Les versements pour les cotisations au RPC, à l’assurance-emploi et les impôts sur le revenu ont aussi des fréquences différentes. Les entreprises peuvent être des émetteurs réguliers, trimestriels, ou l’un des deux types d’auteurs de versement accélérés. Le type d’auteur de versement déterminera la fréquence à laquelle les versements sont envoyés à l’ARC. Il se base sur le montant mensuel moyen de retenue ou la taille de l’entreprise et le statut de versement de votre entreprise.
• Les employeurs peuvent renoncer aux versements s’ils payent des salaires ou des revenus non imposables, mais ils doivent tout de même signaler un versement 0 à l’agence gouvernementale respective : l’ARC ou Revenu Québec.
• Les versements au RPC, RQAP, à la RAMQ et l’impôt sur le revenu peuvent être effectués annuellement, trimestriellement, mensuellement, bimensuellement ou de façon hebdomadaire en fonction des déductions à la source de l’entreprise, des cotisations de l’employeur ou du montant mensuel des versements.

Les erreurs peuvent engendrer des pénalités ou des amendes élevées

Si vous ne payez pas, que vous payez un montant incorrect ou que vous payez en retard l’ARC pour les cotisations au régime de pensions du Canada (RPC) ou l’assurance-emploi (AE) ou pour les retenues sur la paie, vous pouvez vous voir imposer des pénalités :

• 3 % du montant pour 1 à 3 jours de retard
• 5 % du montant pour 4 à 5 jours de retard
• 7 % du montant pour 6 à 7 jours de retard
• 10 % du montant si le retard est de plus de 7 jours ou si le montant n’a pas été payé

Le même principe s’applique à ceux qui ne payent pas, qui payent un montant incorrect ou qui payent en retard les cotisations RPC, RQAP et RAMQ à Revenu Québec, ainsi que les impôts sur le revenu de la province. Pour Revenu Québec, les pénalités pour retard sont :

• 7 % du montant pour un retard de plus de 7 jours
• 11 % du montant pour un retard de 7 à 14 jours
• 15 % du montant pour un retard de plus de 14 jours

En général, ne pas se conformer aux législations sur la paie en vigueur, aussi bien fédérales que provinciales, peut engendrer des amendes allant de 1 000 $ à 25 000 $.

Pour vos employés, une rémunération fiable est importante.

• Selon l’Association canadienne de la paie (ACP), 44 % des travailleurs canadiens indiquent qu’il serait difficile pour eux de respecter leurs obligations financières si leur salaire était en retard d’une semaine
• L’ACP signale également que 46 % des employés affirment que le stress financier affecte leur performance au travail

Nous savons que gérer une petite entreprise rime avec endosser plusieurs rôles et gérer des listes de tâches interminables. Nous sommes également conscients que même si vous devez vous occuper du traitement de la paie, vous n’êtes probablement pas expert en la matière.

Depuis 2001, Payworks aide les entreprises canadiennes à gérer le traitement de la paie et à se conformer aux législations en constante évolution. Nous gérons pour vous les versements au gouvernement et les relevés d’emploi (RE) en les soumettant directement à l’ARC. Nos solutions sont abordables, simples à utiliser et, étant donné que le traitement de la paie est très complexe, tous les clients se voient affecter un représentant du service à la clientèle expérimenté et formé par l’ACP.

Laissez-nous vous aider à vous concentrer à nouveau sur vos activités. Car le traitement de la paie n’est peut-être pas votre passion, mais c’est la NÔTRE.