Comment assurer la santé et la sécurité sur le lieu de travail dans une période où cela est plus important que jamais

Assurer la santé et la sécurité sur le lieu de travail a toujours représenté une priorité absolue pour les employeurs. Un environnement sain et sécuritaire contribue non seulement à renforcer le moral général, la motivation, la satisfaction personnelle, l’épanouissement, la santé physique et le bien-être mental, mais favorise également l’engagement des employés, leur productivité, leur participation, leur assiduité et leur satisfaction professionnelle.

En cette période de pandémie de COVID-19, les employeurs ont dû prêter une attention particulière à la santé et à la sécurité, notamment pour limiter la propagation du virus, adapter leur entreprise pour qu’elle respecte les mesures de restriction et pour soutenir la santé mentale et le bien-être de leurs employés. Ces responsabilités supplémentaires peuvent sembler accablantes pour les chefs d’entreprise et les responsables, mais Payworks est là pour vous aider!

Selon le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST), un programme complet de santé et sécurité au travail se compose de quatre éléments principaux : l’environnement physique, la culture organisationnelle, les avantages des employés et la participation et l’engagement des employeurs et des employés. Payworks peut aider les entreprises locales à gérer les quatre composantes mises en avant par le CCHST grâce à nos solutions complètes de gestion de la main-d’œuvre. Voici comment :

Assurer la sécurité du lieu de travail physique

Les notions de santé et sécurité au travail, qui concernent l’environnement de travail physique des employés, sont familières à de nombreuses entreprises. De nombreuses entreprises font un suivi des incidents liés à la santé et la sécurité, tels que les glissades, trébuchements, chutes, accidents et blessures afin de s’assurer qu’ils soient signalés, fassent l’objet d’une enquête, soient résolus et ne se reproduisent plus à l’avenir.

Payworks peut vous aider à effectuer le suivi de ces incidents, aussi bien de l’incident en tant que tel que des résultats subséquents des enquêtes, grâce à notre module Ressources humaines (RH). En utilisant cette fonctionnalité, les organisations peuvent s’assurer que les incidents liés à la santé et sécurité font l’objet d’un suivi détaillé, indiquant le type d’incident, la date de l’incident, la date du rapport de la CAT et la description de l’incident.

Les administrateurs peuvent également stocker des documents électroniques relatifs aux employés sur le module RH en utilisant la fonction Documents de l’employé. Les notes médicales, les certificats de secourisme et d’autres documents peuvent être téléversés dans le dossier de l’employé et classés comme documents relatifs à la Santé et la sécurité pour qu’ils puissent être facilement consultables. Les documents téléversés peuvent également être classés comme « Documents restreints » afin que seules les personnes autorisées à avoir accès aux renseignements sensibles puissent les consulter. En appliquant des règles d’accès de sécurité à ces documents, les organisations peuvent réduire considérablement le risque de partage de données confidentielles généralement conservées dans des registres physiques ou sur des feuilles de papier.

Il est également possible de générer des rapports supplémentaires sur toutes les données saisies sur cet écran grâce à une intégration du Global Report Writer de Payworks. Les organisations peuvent également repérer des tendances dans les absences en lien avec les problèmes de sécurité grâce aux intégrations de Gestion des absences et Analytique de la main-d’œuvre de Payworks.

En utilisant nos outils de gestion de la main-d’œuvre, les membres de l’équipe RH de votre organisation peuvent accéder aux renseignements importants dont ils ont besoin depuis un seul endroit.

Répondre aux besoins psychosociaux de vos employés

Les considérations relatives à la santé et la sécurité sur le lieu de travail vont bien au-delà des incidents de sécurité et des dangers physiques. Il est important de créer un espace de travail et une culture d’entreprise bienveillante, avec des dirigeants qui se soucient de leurs employés et de leurs besoins uniques, car cela contribue à renforcer la santé et la sécurité globale de l’organisation tout en favorisant le bien-être psychosocial.

Les solutions de Payworks sont conçues de façon à aider les entreprises à répondre aux besoins psychosociaux de leurs employés. Avec nos solutions intégrées, les administrateurs peuvent inclure les noms préférés de leurs employés, ainsi que leurs photos. Ces renseignements sont intégrés dans plusieurs des fonctionnalités de nos solutions, notamment aux organigrammes de l’entreprise, bulletins de paie et formulaires fiscaux, options de gestion du temps et des absences (pour les horodateurs par exemple) et bien plus encore. En utilisant cette fonctionnalité, les membres de l’équipe des RH peuvent orienter les communications internes d’une manière qui soutient tous les membres de leur personnel.

Favoriser le bien-être au sein de votre organisation

Pour assurer la réussite de votre entreprise, il est fondamental de communiquer clairement et efficacement. Et cela vaut tout autant pour les communications relatives à la santé et la sécurité. Il est important de faire la promotion des politiques et meilleures pratiques relatives à la santé sur le lieu de travail auprès de vos employés afin de vous assurer qu’ils disposent des connaissances, des outils et de la confiance nécessaires pour favoriser la santé au travail. Selon le CCHST, « la loi exige que les employeurs de chaque administration et territoire affichent certains documents et enseignes pour protéger la santé et la sécurité des travailleurs. Selon la loi, les employeurs doivent afficher ces renseignements dans des endroits visibles, afin de permettre aux employés de les consulter facilement, et dans des endroits où les renseignements attireront le regard des employés. »

Les documents et politiques relatifs à la santé et la sécurité peuvent être mis à la disposition de votre personnel par le biais du module Traitement de la paie de Payworks et du Libre-service des employés (LSE), notamment grâce à la fonction Bulletins d’entreprise. Les organisations peuvent y annoncer les procédures de promotion de la sécurité et de retour au travail, qui peuvent être consultées depuis n’importe quel endroit.

Si vous avez besoin de transmettre à vos employés des documents PDF comme les politiques et procédures de l’entreprise, la fonction Documents de l’entreprise du module RH vous sera utile. Cette fonction permet à votre personnel de partager du contenu important relatif à la sécurité avec tous les membres de l’organisation, et elle est particulièrement pratique dans un contexte de travail à distance. Elle permet également de s’assurer que les renseignements sont hébergés et mis à disposition dans un seul endroit depuis lequel ils peuvent facilement être consultés. Si l’entreprise exige que les employés confirment officiellement avoir lu les documents, la fonctionnalité supplémentaire Confirmation de lecture permet aux entreprises de savoir quels employés ont consulté les communications en question. En transmettant les documents et politiques par le biais du LSE de Payworks, vous permettez à vos employés d’avoir accès à ces informations en permanence depuis n’importe quel appareil connecté à internet.

Chez Payworks, notre philosophie de donner au suivant et nos projets auprès de nos communautés représentent une des façons par lesquelles nous soutenons le bien-être de notre personnel et de nos communautés. Grâce à l’intégration des modules Gestion des absences et Analytique de la main-d’œuvre, nous pouvons faire le suivi des jours de congé rémunérés de nos employés dédiés au bénévolat dans une organisation à but non lucratif de leur choix et en faire des rapports. L’utilisation de cette fonctionnalité permet à notre organisation de se rendre compte de la valeur financière de cet avantage offert aux employés, année après année.

Reconnaître les efforts de vos employés pour favoriser leur engagement dans l’entreprise et la communauté

En félicitant vos employés pour leur engagement significatif dans les initiatives de santé et de sécurité au sein de l’organisation et de la communauté, et pour leurs compétences supérieures en matière de santé et sécurité, vous susciterez un sentiment d’appartenance. Le geste n’a pas besoin d’être extravagant, mais il est important de prendre le temps de reconnaître les efforts dont font preuve les employés pour assurer la sécurité de leurs collègues, des clients et de l’entreprise afin d’insister sur l’importance de rester vigilant.

Peu importe la façon dont vous reconnaissez les efforts de vos employés, les solutions Traitement de la paie et RH sont intégrées pour permettre aux entreprises d’enregistrer, suivre et même administrer le paiement des récompenses. Grâce à la fonction Certifications du module RH, les administrateurs peuvent faire un suivi de la participation des employés à des programmes de formation et de leurs certificats, comme celui de secourisme. Des notifications concernant des dates d’expiration importantes peuvent être activées pour rappeler aux équipes de RH les délais de renouvellement des certificats avant que la date limite ne soit passée.

À l’aide de la fonction Attribution des recompenses du module RH, les administrateurs peuvent également faire un suivi des récompenses de sécurité obtenues et, si un paiement de récompense est prévu, ils peuvent enregistrer cette information facilement et la transmettre au module de traitement de la paie pour qu’elle soit traitée. La possibilité d’enregistrer ces récompenses dans un seul endroit centralisé permet ainsi aux administrateurs d’avoir accès à toutes les informations au moment de l’évaluation des performances.

Pour en apprendre davantage sur les solutions entièrement intégrées de Payworks et découvrir comment elles peuvent répondre aux besoins uniques de votre main-d’œuvre, contactez votre représentant du service à la clientèle ou écrivez à sales@payworks.ca. 

Que ce soit par politique ou par préférence, le travail à distance est là pour de bon! La série #RHÀDistance de Payworks s’appuie sur les points de vue de nos experts internes en RH pour aider les dirigeants, les autres professionnels des RH et les chefs d’entreprise canadiens à naviguer parmi les nombreuses facettes uniques de la gestion virtuelle de main-d’œuvre.

Les solutions en nuage de gestion de la main-d’œuvre de Payworks ont été conçues pour assurer la mobilité de nos équipes, et nous continuons à nous préparer, ainsi que nos clients, à l’avenir du travail au Canada. Dans notre webinaire « Futureproofing Your Business » (enregistrement maintenant disponible), les dirigeants de Payworks sont revenus sur l’année 2020 et ont discuté de la manière dont ils ont réussi à faire le pont entre la culture du bureau, l’engagement et le bien-être des employés et les opérations commerciales en ces temps difficiles. Ils abordent aussi les tendances en matière de RH pour l’année 2021 et donnent un aperçu de ce qu’elles pourront apporter à nos organisations et les vôtres.

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