Optimiser le processus de départ des employés à distance

Lorsqu'un employé quitte une entreprise, le temps est souvent compté pour terminer le travail, faire la transition en matière de relations clients, et le remercier comme il se doit pour toutes ses contributions.

Ce processus peut paraître encore plus précipité et chaotique lorsque le personnel travaille à distance. C’est pourquoi certaines astuces peuvent vous aider à rester dans les temps!

Voici trois astuces pour gérer le départ d'un employé à distance :

1. Mettez en place un calendrier et listez les processus et les attentes à l’avance

Vous ne pourrez ni vous rassembler dans la salle de réunion pour informer l’équipe du départ à venir ni organiser de réunions en personne pour la transition des comptes. L’employé devra rendre le matériel et les clés, mais comment et quand?

Prenez le temps de déterminer les différentes étapes qu'implique la gestion du départ d'un employé ainsi que les façons dont ces étapes peuvent être gérées en ligne au sein de la structure de votre organisation. Renseignez-vous aussi sur les limites relatives aux rassemblements dans votre région (dans l’idéal, avant de prendre quelque mesure que ce soit). Petit plus : la technologie est votre amie! Il existe des logiciels d’appels en vidéoconférence et des logiciels permettant de créer des signatures électroniques. N’hésitez pas à faire appel à votre équipe informatique pour obtenir des conseils.

À partir de là, réfléchissez au calendrier idéal et faites en sorte que chaque étape soit menée à bien en s’adaptant à un environnement virtuel. Certaines étapes pourraient nécessiter d’être avancées ou au contraire remises à plus tard étant donné qu’elles n’auront plus lieu en face à face, alors restez flexible.

Une fois ce processus déterminé, assurez-vous de le communiquer à l’employé qui quitte l’entreprise en avance. Au cours de cette période qui peut être synonyme de bouleversement en temps normal, faire preuve de clarté en matière d'attente, de délais, et de processus est toujours apprécié.

2. Remerciez l’employé avec des aurevoirs dignes des services qu'il a rendus à l’équipe et à l’entreprise tout entière

Bien évidemment, ce point dépend des circonstances qui entourent le départ de l’employé. Mais il est à noter que des aurevoirs positifs et significatifs ne démontreront pas simplement votre respect et votre reconnaissance envers l’employé pour ces services, mais ils augmenteront aussi les chances qu’il recommande votre entreprise à ses contacts à l’avenir.

Malheureusement, il est beaucoup plus facile pour un employé sur le départ de s'éclipser discrètement dans un contexte de travail à distance où il n’est pas possible d'organiser un « dernier repas » ou de faire le tour des bureaux pour dire au revoir.

Consacrez un moment pour partager les accomplissements de l’employé qui quitte l’entreprise, et pour parler de ce qu'il ou elle a apporté à l’entreprise en termes de relationnel et de soutien, que ce soit autour d'un verre en vidéoconférence au cours de son dernier jour, ou en demandant à quelques membres de l’équipe de lui écrire un petit mot.

3. Faites de l’entrevue de départ une priorité

Dans un environnement de travail à distance, il peut être tentant de faire l’impasse sur une entrevue de départ formelle. Toutefois, si le travail à distance est relativement nouveau dans votre entreprise, il est d'autant plus important de recueillir des avis honnêtes sur les points positifs de cette expérience, et sur les possibilités pour mieux répondre aux intérêts du personnel, des clients, et de la communauté. Transférez le processus en ligne et encouragez une discussion sincère semblable à celle que vous auriez en personne.

Et n'oubliez pas de demander aux (anciens) employés comment ils ont vécu le nouveau processus de départ à distance. Soyez disposé à l’ajuster et à l'améliorer en fonction de leur ressenti, notamment s’il s'agit des tout premiers employés à passer par là, du début à la fin.

S’il est géré correctement, un départ à distance peut se passer tout aussi bien et être tout aussi gratifiant qu’un départ en personne. Une planification anticipée est primordiale pour montrer aux employés sur le départ, comme à ceux qui restent dans l’entreprise, à quel point leur présence et leurs contributions ont été appréciées.

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