Gestion des absences : comment nous utilisons ce module et pourquoi vous allez l’adorer

Comme nous vous le disions précédemment, les retours de notre clientèle jouent un rôle prépondérant dans le choix des fonctionnalités que nous développons... Cela dit, les retours de notre propre équipe (notre premier client en date!) nous sont aussi très précieux. Après tout, le tout premier traitement de la paie « client » que nous avons effectué était en réalité le nôtre. C’est pourquoi nous donnons la parole à nos propres superviseurs, professionnels de traitement de la paie et as des RH pour découvrir comment nos solutions les aident à relever leurs défis quotidiens.

Et voici Amanda Soloway! Amanda a rejoint Payworks en 2009 en tant que membre unique du service marketing. L’entreprise s’est développée depuis, tout comme l’équipe marketing, qui compte maintenant 14 personnes et dont Amanda est la responsable principale.

Nous avons rencontré Amanda pour savoir comment elle utilise la fonction de Gestion des absences, associée au Libre-service des employés (LSE), pour rester en contact avec son équipe en ce qui concerne les absences prévues et imprévues, la répartition du travail, etc.

theWorks : Bonjour Amanda! Pouvez-vous nous parler un peu de votre rôle chez Payworks? Que faites-vous, et combien de personnes gérez-vous directement?

Amanda Soloway, responsable principale du marketing : Sur notre équipe de 14 personnes, je suis responsable de six, qui occupent des postes allant du développement de contenu à la gestion d’événements, etc. Mes tâches quotidiennes comprennent la révision de travaux de rédaction et de conception, la gestion de projets et de budgets, l’élaboration de mon propre contenu... et bien sûr, de nombreuses réunions!

tW : Et quelle est la partie de votre travail que vous préférez?

AS : J’adore le fait qu’aucun jour ne se ressemble! C’est tellement varié, et il y a toujours de nombreuses occasions de laisser parler sa créativité. J’aime aussi beaucoup travailler avec mon équipe, la conseiller et la voir évoluer sur les différents postes.

tW : Si chaque journée est unique au sein de votre service, il doit probablement être difficile de savoir en tout temps qui, dans votre équipe, s’occupe de quel projet. Comment utilisez-vous la fonction de Gestion des absences et le LSE pour vous assurer que les bonnes personnes sont au bon endroit au moment où vous en avez besoin?

AS : Lorsqu’un membre de mon équipe souhaite prendre un congé, il peut se connecter en toute sécurité au LSE, où qu’il se trouve, et envoyer une demande. Lorsque c’est fait, je reçois une notification par courriel indiquant que quelqu’un a demandé un congé et je peux alors me connecter au système pour y jeter un œil. Je suis également en mesure d’agir sur les demandes de congés qui ont pu arriver pour toutes les personnes pour lesquelles je suis autorisée à donner mon accord, et de les traiter toutes en une seule fois (généralement en fin de journée, pour ne pas avoir à me connecter plusieurs fois par jour).

C’est très utile pour notre groupe, car il n’y a pas nécessairement de cadence fixe pour la soumission des demandes de congés : parfois, elles sont soumises six mois à l’avance pour de longues vacances, mais d’autres fois plus à la dernière minute pour un jour de congé flexible plus tard dans la semaine ou même une journée maladie le jour même. Il est donc très utile d’être informée, dans le cadre de mon flux de travail actuel, que quelqu’un attend une réponse de ma part!

Une fois que je me suis connectée au module Gestion des absences, je peux consulter les absences à venir de mon équipe dans un emplacement centralisé, ce qui est essentiel pour s’assurer que nous serons suffisamment nombreux et que le nombre de personnes ayant les mêmes compétences ou responsabilités et absentes en même temps n’est pas trop élevé. Il est très rare que je doive proposer à un employé de prendre un autre jour à la place. Mais, dans les cas où nous ne serions pas assez nombreux, c’est vraiment génial de pouvoir m’en rendre compte avant même d’approuver un congé qui nous mettrait en difficulté.

Une fois que j’ai donné suite à la demande de congé, la personne qui a fait la demande reçoit une notification par courriel pour l’informer du statut de sa demande. C’est simple comme bonjour!

Amanda Soloway en train de rire avec des membres de son équipe.

tW : Quelles sont les autres options du module Gestion des absences qui peuvent vous aider à rester en contact avec votre équipe?

AS : Outre les capacités de « libre-service » offertes par le LSE (que notre équipe apprécie beaucoup), les notifications par courriel et le calendrier des absences à venir, je peux également visualiser les soldes de congés annuels et de maladie accumulés par l’équipe, ce qui est très utile.

Le module Gestion des absences indique aux responsables les congés utilisés et restants, me permettant ainsi d’avertir les employés s’ils sont sur le point d’épuiser leurs congés maladie ou s’ils ont des congés à prendre qu’ils ont peut-être oubliés (difficile à imaginer, mais ça arrive)!

J’apprécie également beaucoup la flexibilité de l’outil. Il m’est arrivé d’approuver des demandes de congés à partir de mon téléphone au bord d’un lac, en faisant la queue à l’école ou à l’épicerie... L’authentification à deux facteurs assure une grande sécurité et le LSE simplifie les choses.

tW : Le module Gestion des absences se rapproche-t-il des processus auxquels vous aviez recours par le passé... que ce soit en tant que responsable ou en tant qu’employée?

AS : Je travaille chez Payworks depuis si longtemps que je n’ai jamais occupé un autre poste où je gérais les calendriers d’une équipe! Mais je me souviens bien de ce que c’était de demander des congés à des postes qui ne disposaient pas d’un tel système... Si vous vouliez des congés, vous deviez laisser une note ou faire une demande par téléphone, ou coller un papier sur un tableau d’affichage. Le risque d’erreur était grand, et il arrivait que certains messages se perdent ou soient oubliés.

Le module Gestion des absences me permet de tout suivre en un seul endroit. Tout arrive en même temps, est traité en même temps et il suffit de deux minutes pour le faire correctement et du premier coup. Le fait de devoir tout gérer individuellement me prendrait beaucoup plus de temps et je me ferais beaucoup plus de cheveux blancs!