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Si vous êtes comme la plupart des propriétaires et gérants de restaurants canadiens, vous gérez probablement presque tous les aspects des activités quotidiennes et des fonctions administratives de votre restaurant. Entre l’embauche, la formation et la planification des quarts de travail, la gestion de la paie et la supervision des stocks et des budgets... vous avez du pain sur la planche! Tout ce qui permet de rationaliser votre charge de travail et d’éliminer les tâches ou les communications redondantes fera donc probablement une grande différence, notamment pour planifier et payer vos employés.
Aujourd’hui, nous nous penchons sur les défis liés à la planification des horaires et au suivi du temps auxquels font face les industries des services alimentaires et de l’hôtellerie au Canada... et sur la façon dont Payworks peut aider les exploitants à gagner du temps grâce à des outils qui simplifient la planification des calendriers et la rémunération des employés!
Quatre défis communs auxquels sont confrontés les propriétaires et exploitants de restaurants canadiens lorsqu’il s’agit d’établir les horaires et de payer leurs employés :
- Gérer des employés dont la disponibilité varie.
- Repartir de zéro chaque fois que vous ou un membre de votre équipe créez un programme.
- Jongler avec plusieurs emplois du temps et gérer la surcharge d’informations qui en résulte.
- Intégrer les données relatives aux heures des employés dans la paie.
Quatre façons de rationaliser la planification et le suivi des heures de travail des employés :
1. Mettez un terme au casse-tête des changements d’horaires dans les conversations de groupe
Imaginez un peu : vous avez ENFIN un instant pour souffler et regarder votre téléphone à la fin d’un service intense où vous avez aidé votre équipe, et vous découvrez une multitude de notifications de messages dans plusieurs applications. Votre commis de cuisine est malade et ne peut pas assurer son service demain... et le seul remplaçant disponible est le tout nouveau cuisinier à la chaîne.... qui veut bien le remplacer, mais seulement si le commis prend sa place en fin de semaine. Et deux de vos serveurs échangent d’heure de début de service la semaine prochaine : L’un commencera à 17 heures au lieu de 16 heures tous les jours sauf le mardi parce qu’il fait déjà un quart fractionné... mais c’était qui, déjà? Vous vous retrouvez à essayer de suivre tous ces changements dans un calendrier que vous avez déjà passé trois heures à créer.
Si seulement il existait un moyen plus simple de suivre toutes ces modifications... Bonne nouvelle! Il y en a un!
Grâce à la solution Gestion du temps de Payworks, les administrateurs de calendrier ont la possibilité d’automatiser et de se décharger de la communication et de la coordination, des tâches qui prennent beaucoup de temps quand il s’agit de gérer les changements de quarts de travail. L’administrateur de calendrier comme l’employé à qui le quart a été attribué peuvent être à l’origine de la modification des disponibilités :
- Requêtes de l’employeur pour combler les quarts de travail libres : Lorsqu’un administrateur de calendrier doit pourvoir un quart libre, il peut simplifier le processus en le publiant dans le Libre-service pour que les employés puissent le demander. Les administrateurs peuvent gérer toutes leurs requêtes à partir d’un seul écran et choisir de les approuver automatiquement ou de les examiner d’abord, en fonction de critères d’employés configurables.
- Requêtes des employés pour combler leur quart de travail : Les employés qui ne peuvent plus effectuer leur quart comme prévu ont la possibilité de trouver leur propre remplacement en donnant la possibilité à leurs collègues de déposer une requête (qui devra tout de même être approuvée par l’administrateur du calendrier). Comme pour les demandes provenant de l’employeur, les administrateurs peuvent choisir d’examiner ou d’approuver automatiquement les demandes si l’employé qui en fait la demande remplit les conditions d’admissibilité.
Comment vous et votre équipe saurez-vous quand ces changements d’équipe ont lieu? Les administrateurs et les employés reçoivent des notifications lorsque des quarts se libèrent et que des demandes sont soumises, et les horaires sont mis à jour en temps réel lorsque les demandes sont approuvées. Combler tous les quarts de travail sans un seul SMS? On dit OUI!
2. Le mieux est l’ennemi du bien... c’est valable pour votre calendrier!
Pour de nombreux propriétaires et responsables, créer le calendrier des employés peut donner l’impression de repartir de zéro à chaque période de planification. Il vous faut recueillir les disponibilités des employés, déterminer un nombre suffisant d’employés pour le quart de travail, qui tienne compte des fluctuations de la fréquentation des clients selon les jours/heures, puis élaborer le calendrier à partir de zéro.
Pour ceux qui utilisent la solution Gestion du temps de Payworks, l’époque où il fallait réinventer la roue chaque fois que l’on créait un nouveau calendrier est révolue. Notre Planificateur permet de créer facilement des modèles basés sur votre calendrier idéal et de les utiliser comme référence pour les prochaines itérations. Les visualisations dynamiques des calendriers vous permettent de construire les horaires (et les modèles) par jour, par semaine ou par mois, ou selon une période personnalisée.
Enregistrez comme modèles vos calendriers récurrents, et lorsque vous êtes prêt à créer le prochain, sélectionnez-en un dans votre liste de modèles et appliquez-le à une plage de dates future. En plus, vous pouvez fusionner le modèle avec une période de planification en cours de création ou remplacer les horaires préparés par les quarts du modèle sélectionné uniquement.
Vous avez besoin de faire quelques ajustements? Aucun problème! Une fois que le modèle a été appliqué aux dates sélectionnées, vous pouvez toujours modifier le calendrier en fonction de vos besoins. Simple comme bonjour!
3. Affichez les éléments qui vous intéressent et masquez ceux dont vous ne voulez pas
Il est courant que les restaurants fonctionnent avec plusieurs emplois du temps selon les différents secteurs de l’entreprise (on pense notamment à l’accueil et à l’arrière-boutique). Gérer plusieurs calendriers peut être source de confusion, et on peut vite se perdre à essayer d’avoir une vision claire de ce qui se passe, quand et avec qui. Heureusement, notre Planificateur vous offre la visibilité transversale dont vous avez besoin, ce qui vous permet de voir facilement quels employés sont déjà inscrits sur un calendrier lorsque vous en préparez un autre pour la même période (et de pouvoir déplacer les éléments si nécessaire).
Avec autant d’informations à votre disposition, il peut être facile de se laisser submerger! C’est pourquoi nous avons intégré une fonctionnalité de filtrage puissante dans notre Planificateur, qui vous permet de contrôler à tout moment la quantité d’informations affichée. Que vous recherchiez des quarts de travail par employé, par poste ou par disponibilité, nos filtres vous aident à vous concentrer sur ce qui est important, afin que vous puissiez prendre des décisions rapides et efficaces en matière de planification.
Looking for a high-level snapshot of what’s going on in a given scheduling period? Our handy schedule Shift Summary enables you to view the breakdown of total hours and shifts by position within the selected schedule for an individual employee, for the entire schedule in view, and for a particular day. With so much information at your fingertips – and control over how you view and use that information – building and managing your schedules is a breeze!
Vous souhaitez obtenir un aperçu général de ce qui se passe au cours d’une période de planification donnée? Le Résumé des quarts de travail planifiés est un outil pratique qui permet aux utilisateurs de visualiser le détail du total des heures et des quarts par poste au sein du calendrier sélectionné pour un employé individuel, pour la totalité du calendrier ou pour un jour en particulier. Avec autant d’informations à portée de main, et la possibilité de contrôler la façon dont vous visualisez et utilisez ces informations, il n’a jamais été aussi facile d’élaborer et de gérer vos calendriers!
4. Gestion du temps + Traitement de la paie, le combo gagnant!
Inscrire les employés sur le calendrier n’est qu’une partie du travail... il faut aussi s’assurer qu’ils sont payés correctement et à temps pour leurs heures travaillées! Pas de panique, Payworks peut vous aider pour cela aussi. En fait, payer les Canadiens, c’est notre gagne-pain!
Grâce au transfert automatique des données de temps des employés vers notre solution Traitement de la paie, vous n’avez plus à vous soucier de passer du temps (et de faire d’éventuelles erreurs) à transférer les pointages d’un système (ou d’une feuille de calcul) à l’autre. Bonus : jours fériés, heures supplémentaires, règles relatives aux pauses et cotisations, tout est fait pour vous! Dites adieu aux heures passées à corriger les fiches de présence, et bonjour au traitement automatisé et fluide de la paie!
Des produits innovants, un service de qualité exceptionnelle
En tant que professionnel de la restauration, vous savez bien que la qualité des plats ne suffit pas à créer une expérience exceptionnelle. Chez Payworks, nous partageons la même philosophie, et c’est pourquoi tous nos produits sont accompagnés d’une assistance à la clientèle inégalée. Avec votre propre représentant du service à la clientèle qui vous connaît par votre nom, vous pouvez être assuré que l’on s’occupera bien de vous! Qu’il s’agisse de mettre en place de nouvelles règles pour l’affectation des quarts de travail, de résoudre un problème ou d’apprendre à tirer parti d’une nouvelle fonctionnalité, vous pourrez toujours joindre notre équipe par téléphone ou courriel pour vous guider tout au long du processus.
« Nous utilisons les services de traitement de la paie de Payworks depuis plus de dix ans. Payworks nous a aidés à passer d’une procédure manuelle de traitement de la paie à une procédure électronique compatible avec un système de PDV. Notre équipe gagne désormais des heures à chaque traitement de la paie! Nous apprécions plus que tout le soutien de l’équipe Payworks dans l’élaboration d’un procédé adapté à nos besoins, et nous sommes excités de continuer de travailler avec Payworks! »
- Old Spaghetti Factory Canada Ltd.
Vancouver, Colombie-Britannique
Élaborer des calendriers et gérer les heures de vos employés peut se faire sans difficulté. Grâce au duo dynamique de Payworks, Traitement de la paie + Gestion du temps, vous pouvez automatiser les processus clés, réduire les fardeaux administratifs et avoir la certitude que vous travaillez toujours avec des données exactes et à jour.
Alors, êtes-vous prêt à simplifier la planification, le suivi du temps et la paie? Réservez une démonstration dès aujourd’hui et gagnez du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la gestion de votre restaurant! Nous sommes impatients de vous rencontrer. https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/reservez-une-demonstration.
