Inspections de la CNESST : à quoi doivent s’attendre les employeurs québécois, et pourquoi vos données de paie jouent un rôle de premier plan

Points clés à retenir

• Tout employeur québécois avec au moins un employé doit être inscrit auprès de la CNESST.
• Les inspections peuvent être déclenchées par une plainte d’un employé ou être une inspection proactive, toute entreprise peut faire l’objet d’une inspection.
• Les inspecteurs examinent les registres de paie, les feuilles de présence et les bulletins de paie afin de vérifier le respect des normes du travail.
• Les dossiers de paie doivent être conservés pendant six ans.
• Les sanctions prévues par la Loi 101 ont considérablement augmenté et une tenue rigoureuse de vos dossiers constitue votre meilleure protection.

La CNESST et les inspections : deux termes qui suscitent souvent une certaine appréhension chez les employeurs lorsqu’ils sont mentionnés dans la même phrase. Du moins, jusqu’à présent! Dans cet article, nous allons passer en revue tout ce que vous devez savoir sur la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) : son rôle, les points à surveiller, en quoi consistent réellement les inspections et ce que vous pouvez faire pour tirer le meilleur parti de vos données de paie et adapter vos procédures afin de vous prémunir contre des inspections imprévues.

Ce que nous allons aborder dans cet article

Prêt à en savoir plus sur l’importance d’une bonne organisation des données de paie comme moyen de prévention vis-à-vis des inspections de la CNESST? Voici les clés de votre réussite :

• En quoi consiste la CNESST et que fait-elle?

• Qu’est-ce qui déclenche une inspection de la CNESST et est-ce que cela pourrait m’arriver?

• Quels données de paie la CNESST examine-t-elle, et quelles sont les conclusions les plus courantes?

• Quelle est la place de l’équité salariale dans tout cela?

• Quelles sont les conséquences d’une non-conformité?

• Questions fréquentes sur les inspections de la CNESST

• Comment les PME québécoises peuvent-elles se tenir prêtes pour une inspection?
  

En quoi consiste la CNESST et que fait-elle?

Les propriétaires d’entreprise pensent souvent d’emblée que la CNESST est synonyme de santé et de sécurité au travail, et ils ont raison en partie! La CNESST ne se contente pas de définir les obligations en matière de prévention et de sécurité au travail et de veiller à leur respect; elle s’occupe également des normes du travail et de l’équité salariale, et gère les vérifications de conformité et l’application de la loi dans ces domaines. Il s’agit de l’organisme auquel le gouvernement du Québec a confié la mission de promouvoir les droits et les obligations en milieu de travail et de veiller au respect tant des employés que des employeurs dans la province. Tous les employeurs du Québec avec au moins un employé doivent être inscrits auprès de la CNESST; en contrepartie, une assurance est offerte aux employeurs et aux travailleurs en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

Vous embauchez votre premier employé? Vous disposez d’un délai de 60 jours à compter de son premier jour de travail pour vous inscrire auprès de la CNESST. Des frais d’inscription tardive s’appliquent aux entreprises qui dépassent le délai de grâce de 60 jours.

Les employeurs sont tenus de respecter les conditions minimales de travail prévues par la législation québécoise, notamment en matière de salaire et de rémunération, d’horaires de travail, de congés annuels, de congés de maladie, de congés parentaux, de harcèlement psychologique ou sexuel, de cessation d’emploi, de licenciement, de congédiement et de démission. La CNESST est l’organisme de réglementation chargé de veiller à ce que tous les employeurs de la province respectent ces obligations.

Qu’est-ce qui déclenche une inspection de la CNESST et est-ce que cela pourrait m’arriver?

Il existe deux principaux motifs pouvant donner lieu à une inspection de la CNESST : les inspections réactives (à la suite de plaintes), les inspections proactives ou les inspections aléatoires (dans le cadre de mesures préventives). Le fait de faire l’objet d’une inspection ne signifie pas automatiquement qu’une entreprise a commis une infraction. Dans le cadre d’un objectif accru axé sur la prévention, la CNESST revoit ses approches et ses stratégies d’inspection après quelques années, comme le prévoit son plan pluriannuel de prévention et d’inspection. Toute entreprise, quelle que soit sa taille, peut faire l’objet d’une inspection par la CNESST.

Inspections à la suite de plaintes

Le motif le plus courant à l’origine d’une inspection de la CNESST est une plainte déposée par un travailleur. Les employés peuvent déposer une plainte directement auprès de la CNESST en vertu de plusieurs motifs, notamment lorsqu’ils estiment que la loi ou leurs droits n’ont pas été respectés en milieu de travail.

Des exemples communs de plaintes de travailleurs peuvent comprendre entre autres :

• Des plaintes relatives aux normes du travail : salaires, droits aux congés, harcèlement psychologique ou sexuel, congédiement ou changement du statut de l’employé sans motif, pratique interdite, disparités dans les conditions de travail;
• Signalement des situations présentant un risque pour la santé et la sécurité du travail (SST), notamment concernant des blessures, des pratiques pour une maternité sans danger et le droit de refuser d’effectuer certaines tâches;
• Problèmes liés à l’équité salariale;
• Demandes d’indemnisation frauduleuses.

Il est important de noter que les travailleurs ne sont pas les seuls à pouvoir déposer une plainte auprès de la CNESST. Les employeurs, les entrepreneurs, les fournisseurs, les entreprises ou les prestataires de services peuvent également signaler toute non-conformité en déposant une plainte. 

Inspections préventives et proactives

En s’appuyant sur son cadre d’intervention, la CNESST mène un programme planifié d’inspections de conformité dans les lieux de travail au Québec. Ces inspections proactives s’inscrivent dans le cadre de priorités de prévention pluriannuelles et tiennent compte des spécificités régionales. Leur objectif est de favoriser une application uniforme de la Loi sur les normes du travail et de promouvoir une culture durable de conformité en milieu de travail. Les inspecteurs ont le pouvoir de pénétrer dans tout lieu de travail, de consulter des documents et d’exiger des employeurs qu’ils remédient à toute non-conformité constatée.

Quelle que soit la cause ou la raison d’une inspection, les employeurs sont tenus de coopérer et le fait de refuser l’accès au lieu de travail ou aux documents peut entraîner une procédure pénale.

Quels données de paie la CNESST examine-t-elle, et quelles sont les conclusions les plus courantes?

Une fois l’inspection lancée, les inspecteurs de la CNESST expliquent aux employeurs comment se déroule le processus d’inspection et précisent quel est leur rôle.

Dans le cadre des vérifications liées à la paie, on demande souvent aux employeurs de fournir les documents suivants :

• Registres des salaires
• Feuilles de présence
• Cartes de pointage
• Bulletins de paie

Ces documents permettent aux inspecteurs de vérifier de nombreux éléments importants, tels que : les salaires, les heures supplémentaires, les congés annuels et les jours fériés, les systèmes d’inscription des employeurs, les régimes volontaires d’épargne-retraite, les politiques, etc. Un lieu de travail doit également permettre aux inspecteurs de la CNESST d’avoir accès à toute personne en mesure de fournir ou de confirmer des renseignements liés à la plainte.

Une fois que l’inspecteur aura terminé son analyse des documents, il informera l’employeur de ses conclusions.

Lorsqu’un employeur est en règle, une lettre l’informant de la clôture du dossier d’inspection lui est envoyée.

Si un employeur ne respecte pas ses obligations, l’inspecteur rédigera soit un rapport d’inspection, soit une lettre d’avis d’infraction dans laquelle seront énumérés les éléments qui ne sont pas conformes aux normes prévues par la loi. Le rapport comprend un plan de correction et des renvois aux lois et règlements applicables, ainsi qu’une date à laquelle l’employeur doit mettre en œuvre ces corrections (fixée dans un délai raisonnable). Les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations dans les délais impartis s’exposent à des amendes et risquent de voir leur nom publié sur le site Web de la CNESST.

Quelle est la place de l’équité salariale dans tout cela?

En 2026, l’équité salariale fait toujours partie de la réalité des entreprises, de nombreuses provinces et territoires ayant adopté des modifications législatives qui obligent les entreprises à revoir leurs politiques et à mettre en place de meilleures pratiques en matière de transparence. Le Québec ne fait pas exception.

Les réglementations sur l’équité salariale visent à combler les écarts résultant de la sous-évaluation et de la sous-rémunération des « catégories d’emplois féminins » causées par la discrimination basée sur le sexe.

Les employeurs avec en moyenne 10 employés ou plus doivent :

• repérer les postes
• examiner divers critères, notamment les responsabilités et les conditions
• effectuer des comparaisons entre les catégories d’emploi masculines et féminines
• comparer la valeur des catégories d’emploi, y compris le taux ou l’échelle de rémunération, ainsi que les vérifications salariales
• déterminer et mettre en œuvre les corrections et les ajustements de compensation
• élaborer un plan d’équité salariale et remplir et soumettre un formulaire DEMES à la CNESST
• s’engager à réaliser une auto-vérification du plan tous les cinq ans.

Comment est-ce que Payworks peut vous aider à respecter les exigences en matière d’équité salariale?

La conformité en matière d’équité salariale commence par la disponibilité de données précises et bien organisées sur les employés, et Payworks facilite grandement cette tâche. Les employés peuvent confirmer leur genre en toute sécurité et en toute discrétion grâce à une tâche qui leur est attribuée et créée directement sur la plateforme, ce qui garantit le caractère professionnel du processus et le respect de la vie privée. À partir de là, le générateur de rapports de Payworks vous permet de centraliser les données relatives à la profession, au sexe et au salaire, vous fournissant ainsi la documentation nécessaire pour évaluer et démontrer l’équité salariale au sein de votre main-d’œuvre.

Pour obtenir plus d’information sur l’équité salariale, notamment sur les outils et les guides produits par la CNESST, consultez le site : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/campagnes-sensibilisation-promotion/respect-equite-salariale.

Quelles sont les conséquences d’une non-conformité?

Le refus de coopérer lors d’une inspection, ainsi que le fait de ne pas mettre en œuvre les mesures correctives prescrites à la suite d’une inspection, sont susceptibles d’entraîner des conséquences très concrètes pour une entreprise. Comme toujours, il est dans l’intérêt d’une entreprise de tenir des dossiers bien organisés et de coopérer de bonne foi avec la CNESST.

Lorsque les plaintes sont jugées recevables et peuvent faire l’objet d’un suivi par la CNESST, les employeurs sont contactés, les normes leur sont expliquées et on leur indique les mesures à prendre pour remédier à la situation. Des services de médiation sont également offerts au besoin. Selon le type de plainte, les mesures correctives liées à la paie se traduisent le plus souvent par le versement d’arriérés de salaire et des ajustements salariaux. Si un employeur refuse de se conformer aux recommandations de la CNESST, celle-ci peut mener une enquête plus approfondie, ce qui peut entraîner des conséquences supplémentaires.

Si les deux parties parviennent à un accord à l’amiable au cours d’une enquête et que la situation est réglée, la CNESST classera alors le dossier.

Amendes

Les amendes ont considérablement augmenté en vertu de la version révisée de la Loi 101, et elles sont encore alourdies en fonction du rôle de la personne concernée et en cas de récidive. Les motifs des amendes peuvent aller de l’entrave à l’exercice des fonctions à la falsification de documents.

Risques pour la réputation

Comme indiqué dans la section ci-dessus consacrée à l’équité salariale, les entreprises qui refusent de se conformer à cette obligation risquent de voir leur nom figurer sur la Liste des employeurs contrevenants de la CNESST.

Procédures judiciaires

Si une situation n’est toujours pas réglée à l’issue du délai imparti, une procédure judiciaire sera engagée et une date d’audience sera fixée. Selon le type de plainte, le dossier pourrait être transmis au service des affaires juridiques de la CNESST, être examiné par la Direction des affaires juridiques, la Cour du Québec ou la Cour supérieure.

Questions fréquentes sur les inspections de la CNESST

Est-ce qu’une inspection de la CNESST signifie que mon entreprise a commis une faute?

Pas nécessairement. Le fait de faire l’objet d’une inspection ne signifie pas automatiquement qu’une entreprise a commis une infraction. La CNESST effectue à la fois des inspections réactives (déclenchées par une plainte) et des inspections proactives dans le cadre de son programme de conformité planifié. Les inspections proactives sont axées sur la prévention et ne sont pas liées à des accusations.

Pendant combien de temps dois-je conserver les documents relatifs à la paie au Québec?

Les employeurs québécois sont tenus de conserver leurs dossiers de paie pendant au moins six ans. Cela comprend les registres de paie, les feuilles de présence, les cartes de pointage et les bulletins de paie; tous ces documents peuvent être demandés par les inspecteurs de la CNESST lors d’une inspection.

Que se passe-t-il si je ne respecte pas les recommandations de la CNESST?

Le fait de ne pas corriger les problèmes dans les délais fixés par un inspecteur peut entraîner des amendes (dont le montant a considérablement augmenté en vertu de la version révisée de la Loi 101), l’inscription sur la Liste des employeurs contrevenants de la CNESST, ainsi que d’éventuelles poursuites judiciaires devant la Cour du Québec ou la Cour supérieure.

Dois-je m’inscrire auprès de la CNESST si je n’ai qu’un seul employé?

Oui. Tous les employeurs du Québec avec au moins un employé doivent être inscrits auprès de la CNESST. L’inscription doit être effectuée dans les 60 jours suivant la date d’entrée en fonction de votre premier employé. Des frais d’inscription tardive s’appliquent à l’issue de la période de grâce de 60 jours.

Comment les PME québécoises peuvent-elles se tenir prêtes pour une inspection?

Heureusement, une fois que tout est en place, il n’y a pas lieu de s’inquiéter quant à votre préparation à une inspection.

• Les dossiers de paie doivent être conservés pendant 6 ans
• Des vérifications internes doivent être effectuées afin d’assurer la conformité, y compris des éléments liés à la paie :
  • S’assurer que le statut du travailleur et le type d’emploi sont exacts
  • Normaliser les processus et le recueil de renseignements sur les employés
  • Les registres de temps et d’assiduité, y compris le calcul des jours fériés, les feuilles de présence et les congés annuels
  • Les rémunérations variables ou paies hors cycle, telles que les primes, et revenus non salariaux, comme les allocations
  • Le consentement aux retenues volontaires
• Vérifier que les bulletins de paie sont complets et conformes
• Mettre à jour les politiques relatives aux absences et aux billets médicaux

L’utilisation d’un système de paie qui conserve une piste de vérification précise peut grandement contribuer à simplifier le processus. Payworks verse les cotisations à la CNESST à Revenu Québec pour le compte de ses clients québécois, et le système conserve des dossiers de paie détaillés accessibles en tout temps, ce qui permet de réagir rapidement et en toute confiance lorsque la CNESST vient frapper à la porte.

Payworks aide les employeurs québécois à gérer leurs obligations envers la CNESST directement depuis la plateforme. Vous pouvez configurer les renseignements de votre compte CNESST, entrer votre taux et choisir si vous souhaitez que Payworks effectue le versement en votre nom ou si vous préférez simplement faire le suivi des montants à l’interne. Une fois configurée, la cotisation à la CNESST est calculée et prélevée automatiquement à chaque traitement de paie en fonction des gains admissibles. Aucune intervention manuelle n’est nécessaire, sauf si la CNESST vous contacte pour vous informer d’une modification des taux. Il est également possible de définir plusieurs taux pour différentes catégories de travailleurs, chacune avec son propre nom de compte. Au moment de produire vos rapports, les montants de la CNESST figurent dans votre Rapport sur les cases, et vous pouvez ajouter un rapport spécifique à vos rapports de paie habituels afin d’obtenir une vue d’ensemble complète des montants recueillis et versés, exactement le type de documentation qui facilite grandement la réponse à une inspection.

Pour découvrir comment nous pouvons vous aider, vous et votre organisation, à maintenir l’exactitude de vos données, à respecter les exigences réglementaires et à être prêts pour une inspection, réservez une démonstration avec l’un de nos experts de la paie : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/reservez-une-demonstration.