Cinq raisons pour lesquelles les petites entreprises peuvent tirer parti de l’externalisation de la paie

Nul besoin de vous dire que le traitement de la paie comprend bien plus d’étapes que la simple émission d’un chèque. Cela inclut également, entre autres, de saisir le nombre d’heures travaillées, de s’assurer de la conformité de la paie, d’administrer les avantages sociaux, d’envoyer les talons de paie et les formulaires d’impôt, et on pourrait continuer la liste encore longtemps!

Même si le traitement de la paie est essentiel, il ne s’agit sans doute pas du cœur de votre activité. Et, avec les complications et l’incertitude des dix-huit derniers mois, les propriétaires doivent désormais endosser plusieurs casquettes... mais ils disposent de moins de ressources pour les aider.

Afin d’aider les propriétaires de petites entreprises comme vous à se concentrer à nouveau sur ce qui les intéresse le plus, nous vous donnons cinq bonnes raisons d’envisager d’investir dans la gestion de votre main-d’œuvre (l’objectif étant de vous faire gagner du temps tout en vous faisant économiser de l’argent). Ça vous paraît trop beau pour être vrai? Découvrez ces cinq bonnes raisons :

1) Déboursez un petit peu, économisez beaucoup!

Si vous envisagez d’adopter une solution de gestion de la main-d’œuvre pour le traitement de la paie, la gestion du temps, les RH ou les trois, l’externalisation de ces services engendrera inévitablement des frais. Mais, croyez-le ou non, vous pouvez tout de même économiser de l’argent en cours de route. Une analyse temps-coût permet aux propriétaires d’entreprise de comprendre leurs besoins particuliers, en prenant en compte le temps qu’ils passent à calculer la paie à chaque période de paie, à préparer et à envoyer les bulletins de paie, à préparer et à verser les taxes aux organismes gouvernementaux, et bien plus encore. Toutes ces tâches administratives peuvent vous faire perdre un temps précieux, qui serait autrement dédié à la vente, au service à la clientèle ou à d’autres aspects essentiels de votre entreprise.

Il est donc important d’explorer les options qui s’offrent à vous à l’externe pour déterminer celles qui vous conviendraient le mieux à long terme. Être accompagné par un partenaire compétent pour le traitement de la paie ou les RH présente de nombreux avantages et permet aux propriétaires d’entreprise de bénéficier d’une tranquillité d’esprit bien méritée lorsqu’ils cherchent à développer leurs activités. Les outils à votre disposition doivent permettre de répondre à vos besoins en matière de gestion de votre main-d’œuvre, notamment en termes de flexibilité, de facilité d’utilisation, de service à la clientèle et de soutien offert pour rester en conformité. Nous pensons également que des solutions de qualité doivent aller de pair avec des tarifs abordables.

2) Ne restez pas seul face à vous-même

Il est très gratifiant de posséder et de gérer une petite entreprise, mais la pression qui en découle, exigeant de maîtriser tous les aspects de vos activités, peut être lourde à porter. L’externalisation peut vous permettre de souffler un peu et de partager la charge de travail avec quelqu’un qui aura à cœur de vous aider à réussir. Cela signifie que vous pourrez arrêter de rechercher par vous-même (parfois à vos dépens!) les meilleures pratiques de gestion de la main-d’œuvre.

Les entreprises canadiennes peuvent trouver de la valeur ajoutée auprès de fournisseurs proposant un modèle de service à la clientèle plus personnalisé, dans le cadre duquel un représentant compétent est attribué à chaque client, vers lequel celui-ci peut se tourner à tout moment en cas de question. L’externalisation peut aussi vous permettre de bénéficier de conseils de spécialistes tout au long de l’année, notamment à chaque étape du processus de traitement de fin d’année, qui est très important, mais prend beaucoup de temps (admettez-le, ne serait-ce pas formidable de consacrer plutôt ce temps à réfléchir aux douze mois écoulés et à établir des objectifs pour l’année à venir... ou encore à prendre quelques congés?!).

3) La règle d’or : faire simple

Avec l’évolution continue des technologies disponibles, on s’attend à ce que les solutions de gestion de la main-d’œuvre ne soient pas difficiles à utiliser ou à maintenir. Le recours à un système intégré et automatisé se fondant sur une base de données unique permet de simplifier vos tâches administratives au lieu d’avoir à gérer toute une myriade de détails. Cela vous permet ainsi de bénéficier d’une expérience parfaitement fluide concernant la configuration et la mise à disposition des calendriers de paie de l’année, la diffusion des documents de l’entreprise aux employés, la saisie des heures travaillées et l’automatisation des dépôts directs, des bulletins de paie et des formulaires d’impôt. Les entreprises canadiennes peuvent ainsi réduire leur charge de travail en matière de saisie de données, en éliminant les doubles entrées et la nécessité de retaper les informations, ce qui leur fera également gagner beaucoup de temps.

Si vous choisissez d’externaliser une partie de vos tâches administratives, assurez-vous de faire le maximum pour garantir la réussite de votre entreprise. Choisissez donc un partenaire qui a un processus d’intégration personnalisé et de qualité, avec des options adaptées à vos besoins, notamment pour la configuration du calcul des salaires, des charges et des déductions.

4) Confiance et conformité doivent aller de pair

Garantir la conformité aux législations fédérale et provinciale sur la paie ainsi que la conformité aux normes d’emploi constitue une partie importante de la gestion réussie d’une entreprise. En choisissant d’externaliser cet aspect, les entreprises n’ont plus à se soucier de surveiller en permanence les actualités pour être à l’affût des modifications apportées aux lois provinciales et fédérales (qui ont d’ailleurs été nombreuses au cours des 18 derniers mois!). Un bon prestataire de services de gestion de la main-d’œuvre vous signalera les taux des employés qui doivent être ajustés en fonction de leur juridiction et mettra à votre disposition des ressources sur la paie à jour, ainsi que des guides. Il vous fournira également des rapports de fin d’année détaillés à chaque cycle de paie, comprenant des informations sur les déficits et les excédents relatifs aux cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE).

En parlant de RPC et d’AE, assurez-vous de choisir un partenaire externe qui soumette directement pour vous vos versements à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec. En effet, les pénalités pour versement tardif peuvent être coûteuses. Et, au final, les frais annuels déboursés pour les services d’un prestataire tiers peuvent s’avérer inférieurs à ceux d’une pénalité très élevée!

Les prestataires de pointe proposeront également des options de conseil qui couvriront bien plus que la paie et aideront les entreprises à rester en conformité pour tout ce qui touche aux RH et à la législation.

5) Les technologies ne doivent pas être source de problème

Au lieu de devoir acheter, installer, apprendre à utiliser et mettre à jour un logiciel en constante évolution pour chacun de vos différents appareils et de devoir acquérir des licences à cet effet, trouvez un fournisseur de services de gestion de la main-d’œuvre qui propose à ses clients la version la plus récente à chaque fois qu’ils se connectent grâce à un système infonuagique. Le fait de ne pas être rattaché à un ordinateur en particulier vous permet de profiter d’une meilleure expérience et d’avoir la liberté d’utiliser le système partout où vous vous trouvez.

S’associer à un prestataire tiers peut aussi vous permettre d’avoir accès à de nombreux rapports précis que vous n’avez plus à créer vous-mêmes. Plus besoin de manipuler Excel, de chercher dans une boîte pleine de fichiers papier ou de déchiffrer des notes dans un carnet mal organisé. Méfiez-vous tout de même, cela aura de quoi faire sauter votre comptable de joie!

Par ailleurs, vous pourrez vous appuyer sur un service à la clientèle reconnu pour son excellence. Vous ne serez donc plus jamais seul face aux problèmes! Que vous ayez une question complexe ou souhaitiez des conseils pour mieux utiliser un produit qui a évolué, vous apprécierez véritablement d’échanger à chaque fois avec la même personne et profiterez mutuellement de cette relation commerciale à long terme.

Chez Payworks, nous ne nous contentons pas de belles paroles, nous mettons nos conseils en pratique. Jetez un œil à notre gamme de solutions de gestion de la main-d’œuvre entièrement intégrées pour découvrir comment nous pouvons vous venir en aide et soutenir la réussite de votre entreprise aujourd’hui, mais aussi à l’avenir : https://www.payworks.ca/fr/payroll-quote.asp.