Une planification efficace en toute simplicité : une FAQ pratique pour les gestionnaires débordés

La planification des horaires des employés ne devrait pas constituer un casse-tête hebdomadaire que vous redoutez de résoudre, mais c’est parfois (voire souvent) le cas pour de nombreux gestionnaires. Que vous coordonniez une petite équipe ou que vous gériez des dizaines d’employés répartis sur plusieurs sites, le personnel d’aujourd’hui attend de la flexibilité. Et entre la gestion de la disponibilité des employés, les demandes de congés de dernière minute, la couverture des quarts et l’évolution de la réglementation du travail, il n’est pas surprenant que la planification d’horaires (ou, soyons honnêtes, de plusieurs horaires) puisse rapidement se transformer en un travail à temps plein.

C’est pourquoi nous avons rassemblé les questions et problèmes les plus courants relevés par les entreprises canadiennes désireuses de mettre au point une planification plus efficace et plus intelligente… et nous avons apporté des réponses!

Il ne s’agit pas juste de remplir des quarts

Avant d’entrer dans le vif du sujet, prenons le temps de comprendre pourquoi il est important de planifier des horaires flexibles et efficaces.

Oui, il s’agit d’assurer le bon déroulement de vos activités en plaçant les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment pour répondre à la demande et fournir un service de qualité. Mais il est tout aussi important que vos horaires montre l’importance que vous accordez à votre équipe. Une planification efficace et bien pensée montre à vos employés que leur temps et leur bien-être sont importants et favorise leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui peut à son tour augmenter la satisfaction des employés (et donc, la rétention). De plus, lorsque votre équipe est heureuse et soutenue, votre entreprise fonctionne mieux.

Tout le monde y gagne, n’est-ce pas? Voyons comment vous pouvez y parvenir…

Nous avons vu toutes les situations, et créé des fonctionnalités pour y remédier.

En matière de planification des horaires des employés, il n’y a pas deux entreprises qui se ressemblent. Qu’il s’agisse de changer des quarts à la dernière minute ou de rester en conformité, nous avons vu toutes les situations.

Voici les cinq principales préoccupations que nous avons entendues de la part d’entreprises canadiennes comme la vôtre (et, tout aussi important, comment nous pouvons apporter des solutions):

Comment puis-je planifier des horaires plus rapidement et avec moins d’erreurs?

Pour planifier des horaires de manière rapide et précise, il faut d’abord disposer des bons outils et des bonnes informations à un endroit centralisé. Avec la Gestion du temps et des absences de Payworks, vous travaillez avec la même base de données unifiée que toutes nos autres solutions de gestion de la main-d’œuvre, ce qui signifie que vous travaillez avec un planificateur intuitif qui tire parti des données en temps réel :

• Les disponibilités des employés et les congés approuvés sont automatiquement synchronisés avec les horaires que vous créez.
• Des modèles éprouvés peuvent être appliqués en quelques secondes, et des fonctionnalités telles que la planification par glisser-déposer et le codage couleur des quarts vous permettent de tout organiser d’un seul coup d’œil.
• Vous pouvez simplifier la création des horaires grâce à des filtres basés sur les attributs des employés et des quarts, ce qui permet de s’assurer que chaque quart est couvert par un membre d’équipe éligible.
• Vous êtes en mesure de prendre des décisions plus rapides et plus intelligentes en visualisant les employés avec plusieurs horaires et en affichant les quarts qui sont affectées à un autre horaire.
  
  

Résultat? Des horaires établis en quelques minutes, et non en quelques heures, avec chaque personne à sa place.

Comment gérer et communiquer les changements de quart de dernière minute?

Nous comprenons qu’il peut y avoir des imprévus. Qu’il s’agisse d’une absence, d’une demande de congé de dernière minute ou d’un autre changement inattendu, voici comment nous vous aidons à réagir rapidement:

• Pas de double saisie ni de confusion grâce aux congés approuvés qui sont transmis directement à votre outil de planification (et au Traitement de la paie aussi!) par l’entremise de la Gestion des absences de Payworks.
• Les quarts libres peuvent être pourvus rapidement, car vous pouvez facilement publier des quarts libres pour que les employés éligibles puissent demander à les prendre. Vous aurez la possibilité de définir des règles d’approbation automatique personnalisées ou d’examiner et d’approuver manuellement les demandes de couverture.
• Vous ne devez publier vos horaires que lorsque vous êtes certain qu’ils sont absolument prêts (vous les élaborez et les modifiez en mode brouillon).
• Des notifications en temps opportun tiennent les employés au courant des quarts et des horaires disponibles, ce qui permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde.

Résultat? Plus besoin de courir après les messages! Vous gardez le contrôle grâce à une communication rapide et claire.

Les employés peuvent-ils échanger leurs quarts ou prendre eux-mêmes des quarts libres?

Oui et oui (et sans le chaos auquel on pourrait s’attendre)! Voici ce que les fonctionnalités Demande de réattribution d’un quart de travail par les employés et Quarts disponibles peuvent vous apporter:

• Les employés peuvent facilement proposer à leurs collègues les quarts qu’ils ne peuvent plus couvrir, et demander à prendre n’importe quel quart libre pour lequel ils sont éligibles.

• Les quarts de travail disponibles sont affichés sur un tableau numérique accessible dans le Libre-service de Payworks, ce qui permet à votre équipe de trouver facilement les quarts de travail disponibles et de demander à les prendre.
• Vous pouvez configurer vos paramètres pour vous assurer que vos employés ne voient que les quarts qui correspondent à leur rôle et à leur formation, et qui n’entrent pas en conflit avec leur horaire actuel.
• Pas besoin de textos de groupe ou de notes autocollantes, prendre des heures en plus ou couvrir des quarts à la dernière minute se fait de manière entièrement centralisée.
  

Résultat? Plus d’autonomie pour votre équipe, moins de microgestion pour vous!

Puis-je attribuer des quarts en fonction des compétences ou des préférences des employés?

C’est possible! Voici comment les filtres de notre planificateur permettent d’attribuer les bons quarts aux bonnes personnes en fonction de leurs compétences, de leurs préférences, de leur disponibilité et plus: 

• Vous pouvez appliquer des filtres tels que le poste, le groupe de paie ou le service pour obtenir rapidement les employés pour lesquels ces quarts de travail conviendraient le mieux, puis utiliser l’Affectation avancée des employés pour afficher des informations telles que l’ancienneté et les heures travaillées afin de prendre des décisions éclairées sur les personnes à qui les quarts devraient être attribués.
• Évitez les erreurs de planification et accélérez le processus en ne visualisant que les employés qui répondent à vos règles prédéfinies lors de l’attribution des quarts.
• Il est possible de supplanter les filtres à tout moment pour gérer des exceptions, comme l’ajout ou la suppression d’employés spécifiques qui ne correspondent pas aux critères initiaux, par exemple ceux qui ne font pas partie d’un groupe paie filtré.
• Vous pouvez même conférer des attributs de poste à des quarts libres afin que les employés puissent demander ce qui correspond à leurs compétences et à leur disponibilité.

Résultat? Des horaires plus intelligents qui conviennent à tous les membres de l’équipe.

Comment puis-je établir des horaires équitables pour mon équipe?

Nous savons que la planification des horaires peut souvent être une source de tension si un employé a l’impression que les quarts ne sont pas attribués de manière équitable. Après tout, une planification équitable est une source de confiance et préserve l’engagement de votre équipe! Voici comment instaurer un climat de confiance dans votre équipe grâce à nos solutions de Gestion du temps et des absences:

• Tenez compte de la disponibilité des employés et de leurs préférences pour attribuer des quarts qui respectent les congés personnels, de sorte que vous n’attribuer jamais de quart à quelqu’un qui n’est pas disponible.
• Veillez à ce que les quarts soient répartis plus équitablement en consultant des résumés détaillant les quarts prévus pour l’ensemble des employés ou pour des employés spécifiques, avec la possibilité de consulter la situation d’un jour spécifique.
• Permettez aux employés de prendre ou de proposer des quarts à leurs collègues, afin de leur offrir flexibilité et autonomie.
• Utilisez les notifications pour tenir tout le monde au courant, afin que personne ne se demande quand ou si il travaille.
  
  

Résultat? Des horaires équitables qui instaurent la confiance et préservent la satisfaction et l’engagement de votre équipe.

C’est à cela que ressemble réellement une planification flexible et efficace!

Passez moins de temps à planifier des horaires et plus de temps à soutenir votre équipe avec Payworks! Voici les avantages sur lesquels vous pouvez compter:

• Synchronisation en temps réel de la disponibilité des employés, des changements de quart et des congés approuvés.
• Des fonctionnalités intelligentes qui vous feront gagner des heures chaque semaine, comme les automatisations, les filtres et les modèles.
• Des outils qui donnent davantage d’autonomie aux employés, ce qui réduit votre travail administratif.
• Des solutions intégrées qui centralisent la planification, la gestion des absences et la paie.

Vos horaires doivent toujours refléter les besoins uniques de votre équipe et de votre entreprise, et nous espérons qu’en répondant à ces questions, nous vous avons mis sur la voie pour y parvenir beaucoup plus aisément! Vous aimeriez voir les capacités de planification de Payworks en action? Réservez une démonstration dès aujourd’hui! Notre équipe d’experts serait ravie d’entendre vos commentaires et de répondre à vos questions: https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/reservez-une-demonstration.