2026 a vu plus de 24 changements en matière de conformité. Est-ce que votre paie tient le rythme?

Points clés à retenir

Les employeurs canadiens doivent s’adapter à plus d’une vingtaine de changements en matière de conformité dans les différentes provinces et territoires pour la seule année 2026, et bon nombre de ces obligations se situent à la frontière entre les RH et la paie. Lorsque ces systèmes ne sont pas interconnectés, le risque d’erreurs, de retards et de lacunes en matière de conformité augmente à chaque transfert manuel. Une plateforme tout-en-un comme Payworks regroupe la paie, les RH, la gestion du temps et des absences, et bien plus encore, au sein d’un dossier d’employé unique et interconnecté. Ainsi, l’information circule avec précision et votre équipe passe moins de temps à la rechercher. 

Dans cet article :

• Pourquoi la paie est-elle importante pour l’expérience des employés?
• Que se passe-t-il lorsque les services des RH et de la paie ne sont pas reliés?
• En quoi les changements réglementaires de 2026 créent-ils des recoupements entre les RH et la paie?
• Comment Payworks permet-elle de connecter la paie et les RH?
• Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel tout-en-un de gestion de la paie et des RH?
• Questions fréquentes

Lorsque les responsables des RH réfléchissent à l’expérience des employés, la paie n’est peut-être pas la première chose qui leur vient à l’esprit. La culture d'entreprise, l’évolution de carrière, les avantages sociaux, la flexibilité et la reconnaissance sont généralement les premiers éléments qui viennent à l’esprit.

Mais rares sont les moments de la vie professionnelle qui revêtent un caractère aussi personnel que le jour de paie.

Les employés ne remarquent peut-être pas lorsque la paie se déroule sans accroc, mais ils s’en aperçoivent très vite lorsque ce n’est pas le cas. Et ce qui figure sur le bulletin de paie d’une personne dépend rarement uniquement du service de la paie. Une nouvelle embauche. Une augmentation. Des heures supplémentaires. Des vacances. Un congé. Une promotion. Une cessation d’emploi. Bon nombre des étapes gérées par les RH tout au long du cycle de vie de l’employé ont une incidence directe sur la paie. C’est pourquoi la relation entre les RH et la paie revêt une importance bien plus grande que ne le pensent la plupart des organisations.

Pourquoi la paie est-elle importante pour l’expérience des employés?

La paie est une question personnelle. Les employés s’attendent à recevoir une paie exacte et versée à temps, et ils s’attendent à ce que les changements touchant leur situation d’emploi (une augmentation, un nouveau poste, un congé approuvé) apparaissent correctement sur leur prochain bulletin de paie. Du point de vue de l'employé, une promotion n'est pas une simple opération administrée par les RH suivie d'une opération liée à la paie. C'est un événement. Et si la paie comporte une erreur, ils ne cherchent pas à déterminer d’où vient cette erreur. Ils savent tout simplement que leur employeur s'est trompé.

La confiance se construit à travers des centaines de petits moments apparemment insignifiants. Veiller à ce que la paie d’une personne soit correcte en fait partie.

Que se passe-t-il lorsque les services des RH et de la paie ne sont pas reliés?

Lorsque les services des RH et de la paie fonctionnent avec des systèmes distincts, les risques de retards, d’omissions ou d’incohérences dans la saisie des renseignements sont plus élevés. Pensez au nombre de fois où les mêmes renseignements sur un employé apparaissent tout au long de son parcours professionnel : titre du poste, détails sur la rémunération, changements de service, absences, départ. Chacun de ces événements peut déclencher des processus au sein des RH, de la paie et au-delà.

Lorsque ces renseignements sont dispersés dans des systèmes distincts, les équipes des RH se retrouvent souvent à faire l’intégration à la main : elles doivent copier les renseignements, rapprocher les dossiers et s’assurer que la personne suivante dans le processus est au courant des changements. La technologie connectée permet de réduire ces frictions.

En quoi les changements réglementaires de 2026 créent-ils des recoupements entre les RH et la paie?

Pour les employeurs canadiens, l’année 2026 s’est avérée l’une des plus chargées de ces dernières années sur le plan législatif. De nombreuses obligations en matière de conformité trouvent leur origine dans un événement lié à un employé qui se répercute ensuite sur plusieurs systèmes. Voici ce qui alimente le recoupement :

Nouveaux droits aux congés et droits élargis

L’Alberta a prolongé la durée du congé pour maladie de longue durée de 16 à 27 semaines. Le Manitoba a instauré un congé d’attachement de 16 semaines en cas d’adoption ou de maternité de substitution, ainsi que des restrictions relatives aux billets médicaux, en vertu du projet de loi 11 (en vigueur le 1er octobre 2026). La Saskatchewan a prolongé la durée du congé pour maladie ou blessure à 27 semaines et a ajouté 16 semaines de congé pour violence interpersonnelle. Au niveau fédéral, le congé de deuil prévoit désormais jusqu’à huit semaines à la suite du décès d’un enfant, et un nouveau congé d’adoption ou de maternité de substitution de 16 semaines est entré en vigueur en décembre 2025.

Chacun de ces changements oblige le service des RH à mettre à jour les politiques en matière de congés et à assurer le suivi des nouveaux types d’absences, tandis que la paie et les relevés de temps doivent refléter ces absences avec exactitude. Grâce à Payworks, notre solution de gestion des absences assure le suivi de chaque type de congé en fonction de ses propres seuils et durées, tandis que les notifications d’alerte des dates de congé informent votre équipe des dates importantes afin que rien ne soit oublié.

Exigences en matière de transparence salariale

La Loi ontarienne visant à œuvrer pour les travailleurs, sept (projet de loi 30), en vigueur depuis le 1er janvier 2026, oblige les employeurs comptant au moins 25 employés à indiquer la rémunération prévue dans leurs offres d’emploi publiques, à aviser les candidats ayant passé une entrevue dans un délai de 45 jours, à conserver ces offres d’emploi pendant trois ans et à divulguer toute utilisation de l’IA dans le processus d’embauche. La Loi sur la transparence salariale de la Colombie-Britannique entre en vigueur le 1er novembre 2026; elle exige la divulgation des salaires dans les offres d’emploi ainsi que la publication de rapports annuels sur la transparence salariale.

Avec Payworks, les données relatives à la rémunération sont transmises directement de la paie aux RH : elles sont toujours à jour et toujours cohérentes. Notre solution de suivi des candidats vous permet de publier des offres d’emploi conformes aux pratiques salariales actuelles, d’appliquer en un seul clic des modèles de mentions légales générés par l’IA et de conserver indéfiniment tous les messages à des fins de vérification de la conformité. De plus, l’Analytique de Payworks (intégrée au module RH, aucune mise à niveau requise) vous permet de repérer les tendances en matière de rémunération avant qu’elles ne deviennent un problème.

Évolution du salaire minimum à l'échelle nationale

Les salaires minimums ont changé dans presque toutes les provinces et territoires en 2026 : au Québec (16,60 $/h, 1er mai), au Manitoba (16,40 $/h, 1er octobre), en Nouvelle-Écosse (deux hausses pour atteindre 17,00 $/h), ainsi que des hausses au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, à l’Île-du-Prince-Édouard, au Yukon et au niveau fédéral (18,15 $/h, 1er avril). Ces changements ont une incidence directe sur la paie et peuvent entraîner des problèmes de compression salariale que les RH doivent surveiller.

Payworks applique automatiquement les exigences légales à chaque cycle de paie, notamment les taux du salaire minimum par province, les taux d’imposition, la rémunération des jours fériés et les heures supplémentaires. Les rapports intégrés sur les violations signalent les lacunes avant le traitement de la paie, ce qui permet de détecter les manquements à la conformité dès le début, et non après coup.

Sécurité au travail et obligations linguistiques

En vertu du projet de loi 59, les employeurs québécois doivent mettre en place, d’ici octobre 2026, un programme de prévention ou un plan d’action en matière de santé et de sécurité au travail. Le Manitoba met en vigueur de nouvelles exigences relatives aux équipements des toilettes à compter du 1er septembre 2026. L’Ontario exige désormais que les employeurs affichent les registres de nettoyage des toilettes. En vertu du projet de loi 96 du Québec, le seuil de francisation est passé de 50 à 25 employés, ce qui signifie qu’un plus grand nombre d’employeurs doivent s’inscrire auprès de l’OQLF et établir leurs documents d’emploi en français.

Avec Payworks, vous pouvez conserver et diffuser des documents relatifs à la sécurité, des politiques en matière de harcèlement et des programmes de santé et de sécurité au travail par l’intermédiaire du Libre-service des employés (y compris le suivi des accusés de réception électroniques) et avoir accès à nos services de consultation en RH pour obtenir des conseils en matière de conformité adaptés à chaque province.

Comment Payworks permet-elle de connecter la paie et les RH?

Avec Payworks, la paie et les ressources humaines font partie d’une plateforme intégrée de gestion de la main-d’œuvre, aux côtés de la gestion du temps, de la gestion des absences, du suivi des candidats, de l’Analytique de la main-d’œuvre et du Libre-service des employés. Voici à quoi cela ressemble en pratique :

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel tout-en-un de gestion de la paie et des RH?

Lorsque vous évaluez une plateforme de gestion des RH et de la paie, ne vous contentez pas de vérifier si le logiciel comprend les modules appropriés : demandez-vous comment ceux-ci fonctionnent ensemble. Les questions à se poser :

• Existe-t-il un dossier d'employé commun aux services des RH et de la paie, de sorte que les modifications soient répercutées sans qu'il soit nécessaire de les saisir à nouveau?
• Lorsqu’il y a un changement dans le poste ou le salaire d’un employé, cela entraîne-t-il automatiquement une mise à jour de la paie, ou s’agit-il d’une étape manuelle?
• Les données relatives au temps et aux absences sont-elles reliées au système de paie, ce qui contribue à réduire les erreurs dans un contexte où les congés avec protection de l’emploi ne cessent de se multiplier?
• Les employés peuvent-ils gérer eux-mêmes leurs renseignements grâce à un système libre-service, ce qui permet d’alléger la charge de travail administratif des RH?
• Le service des RH peut-il accéder aux données sur la main-d'œuvre sans avoir à créer manuellement des rapports?
• Comment la plateforme prend-elle en charge les exigences canadiennes en matière de paie et d’emploi, par province et dans les deux langues officielles?

Quels types de soutien sont offerts? La technologie n'est qu'une partie de l'équation.

Parce que la paie fait elle aussi partie de l’expérience des employés

Les RH et la paie sont deux domaines distincts, mais ils sont tous deux au service des mêmes employés. Chaque embauche, augmentation, congé, promotion et départ fait partie intégrante de l’expérience d’un employé, même lorsque plusieurs équipes interviennent en coulisses.

C'est le principe qu’applique la plateforme tout-en-un de gestion de la main-d’œuvre de Payworks. En regroupant la paie, les ressources humaines, la gestion du temps, la gestion des absences, le suivi des candidats, l’analytique de la main-d’œuvre et le Libre-service des employés au sein d’une seule plateforme intégrée, nous aidons les organisations canadiennes à mieux relier les différentes étapes du cycle de vie des employés, tout en réduisant les obstacles administratifs.

Conseil de pro de Payworks : Si vous êtes client de Payworks, communiquez avec notre équipe d’experts du service à la clientèle pour découvrir comment tirer le meilleur parti de votre plateforme connectée, ou consultez nos services de consultation en RH pour obtenir des conseils sur la conformité propres à chaque province.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un logiciel tout-en-un de gestion de la paie et des RH?

Un logiciel tout-en-un de gestion de la paie et des RH regroupe les fonctions de gestion de la main-d’œuvre (paie, ressources humaines, suivi des heures, gestion des absences, suivi des candidats, analytique de la main-d’œuvre et Libre-service des employés) sur une seule plateforme, avec un dossier d’employé intégré. Plutôt que de saisir et de rapprocher les renseignements dans des systèmes distincts, les équipes des RH et de la paie travaillent à partir de données partagées qui sont mises à jour une seule fois et circulent ensuite dans les processus connexes.

Pourquoi les employeurs canadiens ont-ils besoin de systèmes de paie et de RH interconnectés?

Les employeurs canadiens doivent composer avec un ensemble hétéroclite de normes d’emploi fédérales et provinciales, d’exigences relatives à la paie et d’obligations de déclaration. L’année 2026 a apporté plus d’une vingtaine de changements à l’échelle du pays. Bon nombre de ces obligations trouvent leur origine dans un événement lié à un employé et qui touche à la fois les RH et la paie. Les systèmes interconnectés réduisent les étapes manuelles, où les erreurs de conformité sont les plus susceptibles de se produire.

Quels changements en matière de conformité les employeurs canadiens doivent-ils connaître en 2026?

Le contexte réglementaire pour 2026 englobe l’élargissement des droits à congé en Alberta, au Manitoba, en Saskatchewan et au niveau fédéral; les lois sur la transparence salariale en Ontario (projet de loi 30) et en Colombie-Britannique (novembre 2026); des hausses du salaire minimum dans presque toutes les juridictions; des obligations en matière de santé et de sécurité au travail au Québec (projet de loi 59, date limite : octobre 2026), en Ontario et au Manitoba; des exigences de divulgation de l’utilisation de l’IA lors de l’embauche en Ontario; des restrictions relatives aux billets médicaux au Manitoba, en Saskatchewan et au Québec; ainsi que des obligations accrues en matière d’utilisation du français en vertu du projet de loi 96 du Québec. Téléchargez gratuitement notre Guide de conformité RH pour les employeurs canadiens pour obtenir une analyse détaillée province par province.

Comment Payworks facilite-t-elle la gestion de la conformité au Canada?

Payworks suit de près les changements apportés aux lois fédérales et provinciales et en informe ses clients, leur donnant ainsi un préavis des changements en matière de salaires et d’impôts. Les exigences légales s’appliquent à chaque cycle de paie, notamment les taux du salaire minimum, les taux d’imposition, la rémunération des jours fériés et les heures supplémentaires. Les rapports de violations signalent les problèmes avant le traitement de la paie. La gestion des absences permet de suivre chaque type de congé à l'aide de seuils configurables. Le système de suivi des candidats assure le respect des exigences en matière de transparence salariale et de divulgation de l’utilisation de l’IA. Également, les services de consultation en RH offrent des conseils adaptés à chaque province ainsi que des modèles de politiques.

Payworks prend-elle en charge les exigences propres à chaque province?

Oui. Payworks prend en charge la gestion bilingue (français et anglais) de la main-d'œuvre, les calculs de paie propres à chaque province, les cotisations au RRQ, les primes de la CSPAAT, ainsi que la possibilité de conserver et de diffuser des documents relatifs aux politiques (notamment les politiques obligatoires en matière de harcèlement, les programmes de santé et de sécurité au travail et la documentation relative à la sécurité) par l’intermédiaire du Libre-service des employés, avec suivi des accusés de réception électroniques. Les consultants des services de consultation en RH sont spécialisés dans les questions de conformité propres à votre province.