Les 10 principales raisons pour lesquelles les entreprises devraient externaliser le traitement de la paie

19 décembre 2022

Payworks

Publication initiale : 31 octobre 2019

Gérer une entreprise demande de porter plusieurs casquettes, dont certaines peuvent sembler plus naturelles que d’autres. Vous avez sans doute lancé votre entreprise pour suivre une passion en particulier ou apporter une offre unique sur le marché, mais vous avez peut-être sous-estimé la charge administrative de vos tâches les plus fastidieuses, comme le traitement de la paie de vos employés.

Le traitement de la paie est l’une des tâches les plus complexes de la gestion d’une entreprise. Vous devez impérativement vous assurer que votre personnel est rémunéré correctement et à temps pour son travail. Avec la saisie des heures travaillées, la vérification de la conformité aux législations fédérales et provinciales, l’administration des avantages des employés et la gestion des talons de paie, des formulaires d’impôt et de la rotation du personnel, le traitement de la paie comprend bien plus d’étapes que la simple émission d’un chèque.

La gestion de ces tâches peut s’avérer fastidieuse, complexe et, à terme, stressante. Et même si le traitement de la paie est essentiel, il ne s’agit sans doute pas du cœur de votre activité. Soucieux d’aider les propriétaires de petites entreprises comme vous à se consacrer à leur passion, nous avons rassemblé les dix principales raisons pour lesquelles vous devriez envisager d’externaliser le traitement de la paie :

1. Contrairement aux idées reçues, vous pouvez très bien acheter du temps...

Faire appel à un expert du traitement de la paie externe vous permet d’accéder à des solutions de gestion de la main-d’œuvre et de bénéficier de conseils avisés sur la manière la plus efficace d’accomplir ces tâches. Cela vous évite d’avoir à découvrir ces meilleures pratiques sur le tas et vous permet de concentrer votre attention stratégique sur le cœur de vos activités.

2. ... et économiser de l’argent par la même occasion

Même si externaliser le traitement de la paie engendre évidemment un coût financier, une analyse temps/coût révélera souvent les avantages de cette externalisation par un prestataire abordable et compétent. Il est vrai que « le temps, c’est de l’argent », et le temps que vous passez à calculer la paie à chaque période, à préparer et à distribuer les bulletins de paie, à créer des rapports pour mieux comprendre la rémunération des heures supplémentaires, ou à préparer et à verser les impôts aux agences gouvernementales peut très bien vous faire perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à la vente, au service à la clientèle ou à d’autres domaines essentiels à votre entreprise.

3. Votre fournisseur de services de traitement de la paie vous permettra de rester à jour et en règle...

Une chose de moins à surveiller dans l’actualité : lorsque la législation fédérale et provinciale change, une bonne solution de traitement de la paie vous signalera les taux qui doivent être ajustés pour vos employés en fonction de leur province ou territoire. Elle vous fournira également des rapports de fin d’année détaillés à chaque cycle de paie comprenant des informations sur les déficits et les excédents relatifs aux cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE).

4. ... et vous ne manquerez jamais une date limite pour les impôts

À propos du RPC et de l’AE : que vous ayez des milliers d’employés ou un seul, vous pouvez choisir de vous associer à un fournisseur de solutions de traitement de la paie qui soumet directement les demandes à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec en votre nom. Les pénalités de retard peuvent être coûteuses et aller jusqu’à 10 % en fonction du retard, et même doubler en cas de récidive. Au final, les frais de traitement de la paie annuels déboursés pour les services d’un tiers peuvent s’avérer inférieurs à ceux d’une pénalité très élevée!

5. Vous avez une équipe formidable qui mérite d’être payée correctement et à temps, à chaque fois...

Avec une application de traitement de la paie, vous resterez au fait des jours fériés et des fermetures de banques dans votre juridiction, et pourrez définir et communiquer le calendrier de paie de l’année pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Vous pouvez également réaliser des dépôts directs rapides et automatisés, ce qui vous évite de devoir rédiger des chèques manuellement ou de risquer de les envoyer en retard. Vous pouvez également opter pour une application personnalisée afin de vous assurer que vos calculs des rémunérations, vos cumuls et vos déductions sont configurés pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

6. ... et d’accéder à leurs renseignements personnels facilement, mais en toute sécurité

Vous pouvez permettre à vos employés d’accéder à leurs talons de paie, formulaires fiscaux, calendriers et demandes de congés, le tout depuis une interface mobile. Recherchez un fournisseur qui propose des options en libre-service, elles permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les déchets papier et donc l’empreinte carbone. En prime, votre équipe appréciera la commodité d’avoir ses propres informations stockées en ligne en toute sécurité, mais aussi accessibles n’importe quand et n’importe où, plutôt que d’avoir à attendre que les documents soient envoyés par la poste ou remis en mains propres.

7. Pas trop branché technologie? Pas de problème

Au lieu de devoir acheter, apprendre à utiliser et mettre à jour un logiciel en constante évolution, trouvez un fournisseur de services de traitement de la paie qui propose à ses clients la version la plus récente de sa solution à chaque connexion grâce à un système infonuagique. Cette solution permet non seulement d’améliorer l’expérience de l’utilisateur, mais aussi d’accéder à votre compte de traitement de la paie où que vous soyez.

8. Votre comptable va vous adorer

Les entreprises de traitement de la paie peuvent vous remettre toute une série de rapports pour répondre aux exigences les plus courantes et les plus complètes. Beaucoup peuvent ne pas être disponibles dans votre logiciel généralisé ou prendre beaucoup de temps à comprendre ou à développer. Ces fournisseurs peuvent également élaborer des rapports spécifiques à votre entreprise si vous en avez besoin. Votre comptable saura apprécier la clarté et la cohérence de ces rapports : plus besoin de manipuler Excel, de chercher dans une boîte pleine de fichiers papier ou de déchiffrer des notes dans un carnet mal organisé.

9. Vous pouvez à nouveau attendre avec impatience la fin de l’année

Ce ne serait pas génial si la fin de l’année pouvait redevenir un simple moment de réflexion sur les douze mois écoulés et de définition d’objectifs pour l’année à venir (ou même des vacances)? Externaliser le traitement de la paie peut vous permettre d’être guidé à chaque étape et de mettre au point un programme de fin d’année complet et efficace, qui respecte toutes les normes nécessaires et n’empiète pas sur les précieuses premières semaines de la nouvelle année.

10. Vous n’êtes pas seul!

Être entrepreneur est très gratifiant, mais la pression qui en découle, exigeant de maîtriser tous les aspects de vos activités, peut être lourde à porter. Choisir un partenaire pour le traitement de la paie vous permettra de souffler un peu et de partager la charge de travail avec quelqu’un qui veut vous aider à réussir. Trouvez de la valeur ajoutée auprès des fournisseurs de services de traitement de la paie proposant un modèle de service plus personnalisé, où chaque client se voit attribuer un interlocuteur compétent qu’il peut contacter à chaque fois qu’il a une question sur la paie en général ou sur les produits du fournisseur en particulier.

Être accompagné par un partenaire compétent pour le traitement de la paie présente de nombreux avantages et vous permet de bénéficier d’une tranquillité d’esprit bien méritée lorsque vous cherchez à développer vos activités. Nous vous encourageons à vous renseigner sur les options qui vous conviennent le mieux et à investir dans votre propre potentiel.

Principaux sujets dans cet article :

Resources T4 Season Year End Ressources sur la paie Propriétaire d’entreprise PME Franchisé Hôtellerie Législation