Pourquoi est-il temps de dématérialiser le traitement de fin d’année

Publication initiale : 3 décembre 2020

Débarrassez-vous du papier pour cette fin d’année! Grâce à l’application Payworks, les administrateurs peuvent choisir de transmettre les formulaires d’impôt des employés par voie électronique plutôt que de fournir des copies imprimées. La dématérialisation permet d’assurer un processus plus efficace et plus sécuritaire, surtout pour les employés virtuels.

La réduction de la paperasserie est l’un des moyens proposés par Payworks pour faciliter le traitement de fin d’année de ses clients. En éliminant le besoin de transporter les documents de fin d’année, nous offrons à nos clients une option écologique efficace, pratique, rentable et sûre. Cela signifie que les clients reçoivent les rapports de paie, les bulletins de paie des employés et les formulaires d’impôt dans un format électronique identique à la copie papier habituellement reçue. Si une version papier est nécessaire, le Libre-service des employés de Payworks (LSE) permet d’imprimer les documents à tout moment de l’année.

Efficacité est synonyme de compétence

Les administrateurs qui optent pour une fin d’année sans papier vont considérablement améliorer leurs processus. La dématérialisation permet à vos employés d’accéder à leurs formulaires d’impôt en un clic - plus besoin d’envoyer des copies papier ou de conserver des archives.

Les feuillets T4 électroniques peuvent être entièrement traités par les administrateurs à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, et peuvent être transmis à vos employés dès qu’ils sont approuvés, quel que soit leur lieu de travail.

Mieux encore, vous éviterez les soucis de désorganisation et l’attente liée à l’impression, l’expédition et la distribution des formulaires d’impôt des employés.

De plus, les archives peuvent être stockées en toute sécurité sur votre réseau/serveur conformément aux politiques et directives de votre organisation.

En quoi est-ce plus sûr?

La dématérialisation réduit considérablement le risque que les informations contenues dans les formulaires d’impôt soient volées, perdues ou livrées à la mauvaise adresse puisqu’elle élimine la nécessité de recevoir et de stocker des copies papier. Tous les feuillets T4 des employés peuvent être imprimés sur place par les administrateurs de compte, au besoin. Beaucoup de nos clients permettent également à leurs employés d’accéder à leurs propres formulaires par le biais du LSE, de façon à ce qu’ils puissent disposer des documents à tout moment, et pas seulement pendant la fin d’année. De plus, les copies électroniques des formulaires d’impôt et des rapports de fin d’année sont disponibles sur l’application Payworks si vous avez besoin de les consulter.

Payworks dispose d’un réseau, d’un serveur et d’une application de pointe pour garantir la sécurité des informations relatives à votre entreprise et à vos employés. Vous pouvez accéder aux archives de votre organisation sur les sept dernières années grâce à un mot de passe crypté qui renforce la sécurité de vos fichiers.

Sauver les arbres

Un traitement de fin d’année sans papier permet de réduire les formulaires papier, les enveloppes, l’encre/le toner d’impression, les expéditions et la manutention, les transports aériens, les livraisons par voie terrestre et l’impact global de la consommation d’énergie de votre entreprise sur l’environnement. Saviez-vous qu’une seule personne utilise en moyenne 96 feuilles de papier chaque année rien que pour le traitement de son salaire? En optant pour les formulaires d’impôt électroniques pour le traitement de fin d’année (et/ou pour un traitement de la paie sans papier!), vous réduisez l’impact de vos activités sur la planète.

De plus, ce service fonctionne 24 heures sur 24

En recevant les feuillets T4 au format électronique, vos employés disposeront d’un accès sécurisé à leurs formulaires d’impôt et à leurs bulletins de paie depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, et ce, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Vous pouvez mettre un terme aux demandes ponctuelles qui se présentent à vous tout au long de l’année!