Quelles sont les fonctionnalités de rapport et d’analytique dont les comptables ont besoin dans un logiciel de paie?

Points clés à retenir

Si vous êtes comptable et que vous gérez la paie de plusieurs clients canadiens, effectuer des traitements de paie corrects n’est qu’un point de départ : vous devez également avoir une vision sur les données relatives à la main-d’œuvre que vous pouvez réellement partager.

L’Analytique de Payworks relie les modules de Traitement de la paie, de RH, de Gestion du temps et de Gestion des absences, ce qui permet de visualiser les coûts de paie, le taux de roulement du personnel, les heures supplémentaires et les absences de manière centralisée. Analytique Pro va encore plus loin, et vous permet de créer et d’enregistrer des analyses personnalisées adaptées aux besoins spécifiques de chaque client.

Dans cet article, nous vous expliquons en détail quelles sont les fonctionnalités de rapport essentielles, comment l’analytique intégrée permet de gagner du temps pour les cabinets qui gèrent plusieurs clients, et quels sont les critères à prendre en compte lors du choix d’une plateforme de paie.

Dans cet article:

• Quelles sont les fonctionnalités de rapport dont les comptables ont besoin dans un logiciel de paie?
• En quoi un logiciel de paie facilite-t-il le travail d’un comptable?
• Qu’est ce qu’une plateforme de paie doit apporter aux comptables?

Soyez honnête : lorsque vous gérez la paie d’une douzaine de clients différents, chacun avec un effectif, un secteur d’activité et des réglementations provinciales qui lui sont propres, ce n’est généralement pas le traitement de la paie en lui-même qui vous empêche de dormir la nuit. C’est toutes les tâches auxiliaires. Les rapports. Le rapprochement. Lorsque vous dites « je vais vous préparer ça », et que vous devez passer deux heures à rassembler manuellement les données avant un appel avec un client.

La bonne nouvelle? Ce n’est pas une fatalité! Voici à quoi devrait ressembler l’analytique des fiches de paie pour les comptables et les aides-comptables qui gèrent plusieurs clients, et les éléments à prendre en compte lors du choix d’une plateforme.

Quelles sont les fonctionnalités de rapport dont les comptables ont besoin dans un logiciel de paie?

Au minimum : des rapports précis, déjà reliés aux données de paie de vos clients, exportables sans difficulté et suffisamment détaillés pour servir de base à une véritable discussion. Voici à quoi cela ressemble en pratique :

Répartition des coûts de la paie par service, par poste ou par période.

Vos clients ne veulent pas un simple total global; ils veulent savoir comment sont répartis leurs coûts de main-d’œuvre en fonction de la structure de leur entreprise. Une bonne plateforme de paie vous permet d’analyser ces données sans avoir à créer à chaque fois un tableur sur mesure à partir de zéro.

Comparaisons d’une année sur l’autre.

C’est dans les données sur les tendances que résident les véritables informations. Si vous pouvez montrer à un client comment ses coûts de paie, ses heures supplémentaires ou son taux de roulement du personnel se situent par rapport à la même période de l’année dernière, vous ne vous contentez pas de présenter des chiffres : vous apportez une valeur ajoutée. La solution Analytique de Payworks facilite cette comparaison, sans qu’il soit nécessaire d’extraire manuellement les données.

Vision sur les absences et les heures supplémentaires.

Les absences imprévues et les pics d’heures supplémentaires sont souvent les premiers signes qui indiquent que quelque chose ne va pas au niveau opérationnel. Lorsque ces données sont intégrées au traitement de la paie, plutôt que stockées dans un système distinct, vous les repérerez plus rapidement, et vos clients vous en seront reconnaissants.

Formats exportables lisibles par les clients.
Les rapports qui ne sont disponibles que sur une plateforme ne sont d’aucune utilité lors d’une réunion avec un client. La solution Analytique de Payworks vous permet d’exporter des visualisations vers PowerPoint et des données vers Excel, ou de programmer l’envoi de rapports directement dans les boîtes de réception de vos clients, afin qu’ils n’aient jamais à attendre que vous leur prépariez un document.

En quoi un logiciel de paie facilite-t-il le travail d’un comptable?

Voici le problème : ce qui prend le plus de temps aux comptables chargés de gérer la paie de leurs clients, ce n’est pas le traitement de la paie en lui-même. C’est tout le reste : extraire des données d’un système, les recouper avec celles d’un autre, puis mettre le tout en forme pour que le client puisse en prendre connaissance avant une réunion.

C’est exactement le genre de tâches manuelles que l’analytique intégrée permet d’éliminer.

La solution Analytique de Payworks regroupe sur une seule plateforme les données du traitement de la paie, des ressources humaines, de la gestion du temps et de la gestion des absences. Cela signifie que les données dont vous avez besoin pour établir les rapports destinés à vos clients sont déjà reliées aux données sur lesquelles reposent leurs traitements de paie : plus besoin d’exporter depuis un module pour importer dans un autre, plus de casse-tête liés au contrôle des versions, et plus besoin de vous demander si les chiffres concordent.

Pour les comptables et les aides-comptables qui souhaitent aller encore plus loin, Analytique Pro offre la possibilité de créer et d’enregistrer des analyses personnalisées. Vous avez un client qui souhaite avoir les heures supplémentaires par service par rapport à la même période de l’année dernière, et ce, chaque mois? Créez l’analyse, enregistrez-la, puis réutilisez-la!

Conseil de pro de Payworks : si vous êtes client de Payworks, vous pouvez également programmer l’envoi automatique de rapports. Vos clients recevront ainsi régulièrement des mises à jour sur les données relatives à leur main-d’œuvre, sans que vous ayez à lever le petit doigt.

Qu’est ce qu’une plateforme de paie doit apporter aux comptables?

Au-delà de la précision des calculs et de la conformité, les plateformes de paie qui répondent véritablement aux besoins des comptables ont généralement plusieurs points communs :

• Un tableau de bord qui offre une vue d’ensemble claire en un coup d’œil. Il n’est pas nécessaire que chaque entretien avec un client commence par une analyse approfondie. Les tableaux de bord prédéfinis de notre module Analytique vous permettent de visualiser les tendances en matière d’effectifs, de roulement du personnel et de coûts de la paie dès votre connexion, sans aucune configuration nécessaire. Idéal aussi bien pour un bref point rapide que pour une réunion trimestrielle.
• Des rapports détaillés que vous pouvez partager en toute confiance. Les rapports les plus importants sont ceux que vous pouvez présenter à un client et lui expliquer. Notre outil d’analytique génère des rapports visuels et exportables, directement à partir des données de paie et des ressources humaines : pas besoin de système distinct, pas de préparation manuelle des données, pas de reformatage.
• Conformité aux réglementations canadiennes intégrée d’emblée. Avec une plateforme qui gère le RPC, l’AE, l’impôt provincial sur le revenu et les normes d’emploi dans les 10 provinces et les 3 territoires, y compris le RRQ et le RQAP du Québec, vous avez une case de moins à cocher sur votre liste de vérification. Nous sommes là pour vous aider partout au Canada, de la Colombie-Britannique à Terre-Neuve.
• Un identifiant unique pour chaque client. Notre programme de partenariat offre aux comptables et aux aides-comptables une plateforme unique qui leur permet de gérer la paie de l’ensemble de leurs clients, avec des contrôles d’accès qui garantissent que les données de chaque client restent séparées. Oubliez votre répertoire mental : une seule connexion sécurisée suffit pour accéder à chaque paie!

Questions fréquentes:

Quelles sont les fonctionnalités de rapport dont les comptables ont besoin dans un logiciel de paie?

Au minimum : des relevés détaillés des coûts de la paie par service ou par période, des comparaisons d’une année sur l’autre, des rapports sur les absences et les heures supplémentaires, ainsi que des formats exportables que les clients peuvent réellement consulter. Le gain de temps le plus important réside dans le fait de puiser toutes ces données à partir d’une source unique et connectée, plutôt que de les extraire de systèmes distincts avant de devoir les harmoniser.

En quoi un logiciel de paie facilite-t-il le travail d’un comptable?

En supprimant les tâches manuelles entre le traitement de paie et le rapport pour le client. Lorsque les données relatives à la paie, aux ressources humaines, aux heures de travail et aux absences sont intégrées, les rapports dont vous avez besoin sont déjà générés à partir de données précises et à jour. Ajoutez la fonctionnalité d’envoi programmé des rapports, et vos clients pourront recevoir automatiquement des informations régulières, sans que vous ayez à vous en occuper à chaque fois.

Qu’est ce qu’une plateforme de paie doit apporter aux comptables?

Une conformité rigoureuse à la réglementation canadienne dans toutes les provinces, un tableau de bord clair qui permet de faire des points rapides avec les clients, des rapports qui peuvent être partagés directement, ainsi que la possibilité de créer des analyses personnalisées pour les clients avec des besoins spécifiques. La solution Analytique de Payworks offre directement les trois premières fonctionnalités. Analytique Pro propose des analyses personnalisées et des filtres enregistrés pour les cabinets qui ont besoin d’encore plus de flexibilité.

Gérer la paie de plusieurs clients est déjà suffisamment compliqué.

Nous proposons aux comptables et aux aides-comptables canadiens une plateforme unique pour gérer le traitement de la paie, les ressources humaines, les heures de travail et les absences, le tout avec des fonctionnalités d’analytique intégrées. Vous souhaitez découvrir à quoi ressemblent les rapports pour un cabinet qui gère plusieurs clients? Réservez une démonstration gratuite sur payworks.ca.