Comment calculer les indemnités de jour férié pour les employés de garderies au Canada

Points clés à retenir

• Les indemnités de jour férié pour le personnel des garderies sont généralement calculées sur la base d’un salaire quotidien moyen, et non d’un taux forfaitaire de 8 heures, ce qui est important puisque les horaires de travail dans les garderies correspondent rarement à 8 heures fixes.
• Les règles d’admissibilité, les listes de jours fériés et les formules de calcul de la moyenne varient d’une province à l’autre; par conséquent, une garderie dont le personnel ou les établissements sont répartis dans plusieurs provinces doit appliquer des règles différentes à des personnes différentes au cours d’un même traitement de paie.
• Le fait de ne pas se présenter à un quart de travail prévu juste avant ou après un jour férié peut priver un employé de son indemnité pour ce jour dans certaines provinces; il est donc important de bien connaître la règle du « dernier et du premier quart de travail prévu » avant de retenir ou de verser la paie.
• Le fait que votre garderie ferme pour le jour férié ou reste ouverte a des répercussions sur qui est rémunéré et à quel montant, et une erreur à ce sujet est une source fréquente de litiges liés à la paie dans le secteur de la garde d’enfants.

Un logiciel de traitement de la paie qui automatise le calcul des salaires et le suivi du temps élimine la plupart des calculs manuels et des risques liés à la vérification qui découlent des horaires irréguliers des garderies 

Table des matières

• Ma garderie devrait-elle disposer d’un système de traitement de la paie?
• Qu’est-ce qui est considéré comme un jour férié pour les employés des garderies, et cela varie-t-il d’une province à l’autre?
• Comment calcule-t-on les indemnités de jour férié pour le personnel des garderies rémunéré à l’heure, à temps partiel et à horaire variable?
• Quelles sont les règles d’admissibilité qui s’appliquent si un employé n’a pas effectué son quart de travail prévu avant ou après le jour férié?
• Que se passe-t-il si ma garderie ferme pendant le jour férié, par rapport à si elle reste ouverte?
• Qu’est-ce qui change d’une province à l’autre si ma garderie compte plusieurs établissements?
• De quelle manière les normes d’emploi provinciales influent-elles sur le calcul de la paie?
• Quels documents ma garderie doit-elle conserver pour justifier le calcul des indemnités de jour férié?
• Quels sont les coûts cachés auxquels une garderie doit prêter attention dans la tarification des logiciels de traitement de la paie?
• Quel logiciel de traitement de la paie puis-je mettre en place en une journée ou moins pour ma garderie?
• FAQ : cas particuliers des indemnités de jour férié pour le personnel des garderies

Si vous vous occupez de la paie d’une garderie, le calcul n’est pas aussi simple que « chacun reçoit le salaire d’une journée ». Votre équipe se compose probablement d’un mélange d’éducateurs à temps plein, d’employés à temps partiel qui travaillent trois jours une semaine et cinq la semaine suivante, et d’employés dont les quarts de travail sont répartis entre l’arrivée des enfants le matin et leur départ l’après-midi. Ajoutez à cela un jour férié, et il vous faudra déterminer ce que signifie « une journée de salaire » pour les personnes dont les horaires varient d’une semaine à l’autre.

Cet article explique comment calculer les indemnités de jour férié pour les employés de garderies ayant des horaires irréguliers, en quoi le traitement de la paie dans le secteur des services de garde diffère de celle d’un milieu de travail classique où les horaires sont de 9 h à 17 h, et comment gérer le traitement de la paie lorsque votre équipe est répartie dans plusieurs provinces.

Ma garderie devrait-elle disposer d’un système de traitement de la paie?

En bref, la réponse est oui, et voici pourquoi : Dès que votre garderie emploie du personnel à temps partiel, à horaires variables ou réparti sur plusieurs sites, un système de traitement de la paie s’avère précieux grâce au gain de temps qu’il procure et à la réduction du nombre d’erreurs, qui peuvent s’avérer coûteuses. Faire manuellement le calcul des versements à l’ARC, les T4, les relevés d’emploi, les indemnités de vacances accumulées et les indemnités de jour férié pour une équipe aux horaires irréguliers est non seulement une tâche répétitive et soumise à de nombreuses règles, mais le personnel des services de garde a tendance à être plus variable que dans de nombreux autres secteurs, avec des quarts de travail fractionnés, des éducateurs à temps partiel et des fluctuations saisonnières du nombre d’inscriptions.

Un système de traitement de la paie permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs de calcul des indemnités de jour férié qui peuvent donner lieu à une plainte relative aux normes d’emploi. Lorsque les formules de calcul de moyenne doivent être revérifiées à chaque cycle de paie, c’est généralement le signe qu’un système de traitement de la paie vous permettrait de gagner beaucoup de temps et de réduire les risques.

Qu’est-ce qui est considéré comme un jour férié pour les employés des garderies, et cela varie-t-il d’une province à l’autre?

Oui, cela varie d’une province à l’autre, et les employés des garderies ont droit aux mêmes jours fériés que les autres employés sujets aux normes d’emploi provinciales. Chaque province et chaque territoire dispose de sa propre liste de jours fériés officiels, et cette liste n’est pas la même partout. Par exemple, certaines provinces célèbrent le Jour de la famille, tandis que d’autres ne le font pas, et quelques-unes ont des jours fériés qui leur sont propres, comme la Journée du patrimoine en Nouvelle-Écosse ou la fête des Insulaires à l’Île-du-Prince-Édouard.

Comme une garderie est, dans la plupart des cas, un employeur privé, ce sont les règles de la province où l’employé travaille physiquement qui s’appliquent, et non celles de la province où le siège social est situé. Si vous exploitez un seul établissement, c’est très simple. Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs provinces ou si vous employez du personnel administratif à distance, vous devez tenir compte de la liste de jours fériés et de la formule qui s’appliquent à chaque personne.

Comment calcule-t-on les indemnités de jour férié pour le personnel des garderies rémunéré à l’heure, à temps partiel et à horaire variable?

Les indemnités de jour férié sont généralement calculées en fonction du salaire quotidien moyen établi à partir d’une période de paie récente, et non en fonction d’un nombre fixe d’heures, ce qui peut poser problème à de nombreux employeurs du secteur des garderies. La plupart des provinces appliquent une variante de la formule consistant à « diviser la rémunération gagnée au cours d’une période de référence définie par un nombre fixe », mais la formule exacte et la période de référence varient d’une région à l’autre.

Voici une comparaison simplifiée de l’approche générale adoptée à l’échelle du pays. Les formules et la législation peuvent évoluer; considérez donc ces informations comme un point de départ et vérifiez les règles en vigueur dans votre province avant de finaliser tout calcul :

*s’applique uniquement aux garderies régies par la réglementation fédérale.

Exemple concret, Ontario, éducateur de la petite enfance à temps partiel :

Maria est une éducatrice à temps partiel qui gagne 19 $ par heure, et ses heures de travail varient d’une semaine à l’autre. Voici comment calculer le montant qui lui est dû pour un jour férié à venir, selon la formule de l’Ontario.

• Déterminer la période de référence. L’Ontario prend en compte les quatre semaines de travail précédant la semaine de travail au cours de laquelle tombe le jour férié.
• Calculer le total de ses salaires réguliers perçus au cours de cette période. Supposons que Maria ait travaillé 12, 20, 15 et 18 heures au cours de ces quatre semaines, soit 65 heures au total. À 19 $ l’heure, cela représente 1 235 $ en salaire régulier.
• Ajouter les indemnités de vacances à verser pour cette période, si elles sont versées séparément plutôt que d’être accumulées puis payées ultérieurement. Dans cet exemple, supposons que les indemnités de vacances soient accumulées et versées à la fin de l’année; il n’y a donc rien à ajouter ici.
• Divisez le total des salaires réguliers par 20, le diviseur fixe de l’Ontario, qui correspond à 4 semaines × 5 jours. 1 235 $÷ 20 = 61,75 $.
• Voici son indemnité pour un jour férié où elle ne travaille pas : 61,75 $, même si son nombre d’heures de travail quotidien varie entre 3 et 8 heures selon la semaine.

La même logique générale s’applique dans d’autres régions, mais avec un diviseur et une période de référence différents. Pour toute personne avec des horaires variables, la valeur « habituelle » n’est pas définie tant que la formule n’a pas été appliquée.

Quelles sont les règles d’admissibilité qui s’appliquent si un employé n’a pas effectué son quart de travail prévu avant ou après le jour férié?

Dans la plupart des provinces, un employé doit avoir travaillé ou être en congé autorisé lors de son dernier quart de travail prévu avant le jour férié et de son premier quart de travail prévu après celui-ci, sous peine de perdre son droit aux indemnités de jour férié. On parle souvent de la règle du « dernier et du premier quart de travail prévu », et il s’agit d’une étape qui est souvent négligée dans la paie des garderies, car les éducateurs à temps partiel ont souvent des jours de congé irréguliers autour d’un jour férié.

Veuillez utiliser cette liste de vérification avant de traiter les indemnités de jour férié de tout employé :

• L’employé a-t-il travaillé ou a-t-il obtenu un congé autorisé pour son dernier quart de travail prévu immédiatement avant le jour férié?
• L’employé a-t-il travaillé ou bénéficiait-il d’un congé autorisé pour son premier quart de travail prévu immédiatement après le jour férié?
• L’employé a-t-il atteint le seuil minimal d’ancienneté exigé par sa province?
• Cette absence survenue pendant la période des Fêtes était-elle due à un motif reconnu par sa province comme justifié (maladie, congé autorisé), plutôt qu’une absence non justifiée?
• Le statut de l’employé (temps plein, temps partiel, occasionnel) est-il visé par les règles provinciales en matière d’indemnités de jour férié — certaines provinces excluent en effet certains types d’ententes occasionnelles ou de travail sur appel?

Les règles et les seuils varient d’une province à l’autre; assurez-vous donc de vérifier les modalités spécifiques à la province où travaille votre employé avant de retenir les indemnités en raison d’un quart de travail manqué, car un refus injustifié constitue un risque de non-conformité.

Que se passe-t-il si ma garderie ferme pendant le jour férié plutôt que de rester ouverte?

Si votre garderie ferme pour le jour férié, les employés admissibles reçoivent tout de même leur indemnité, calculée selon la formule de la moyenne, même s’ils n’ont pas travaillé. Si votre garderie reste ouverte, les employés qui travaillent ce jour férié ont généralement droit à une prime pour les heures travaillées, ainsi qu’à une indemnité de jour férié ou à un jour de congé compensatoire rémunéré, selon la province.

Les taux de prime, les droits à des jours de remplacement, ainsi que le fait qu’un employé bénéficie de l’un ou de l’autre, voire des deux, varient considérablement d’une province à l’autre. Vérifiez les règles en vigueur dans la province où travaillent vos employés avant de calculer les indemnités de jour férié pour le personnel qui a travaillé ce jour-là.

Étant donné que les règles relatives à l’ouverture ou à la fermeture des établissements modifient le calcul, il est important que les politiques centrales soient claires, surtout si certains établissements ferment pour un jour férié et que d’autres, situés dans une autre province ou détenant un permis différent, restent ouverts.

Qu’est-ce qui change d’une province à l’autre si ma garderie compte plusieurs établissements?

Si vous exploitez des garderies dans plusieurs provinces, appliquez la liste des jours fériés, la formule de calcul de la moyenne et les règles d’admissibilité propres à chaque province aux employés qui y travaillent. Il n’existe pas de norme nationale unique que l’on puisse appliquer de manière générale. Un directeur chargé du traitement de la paie pour un centre en Alberta et un autre en Ontario applique deux ensembles de règles distincts, selon le même calendrier de paie, pour ce qui pourrait être, sur le plan fonctionnel, le même poste.

Le suivi manuel de la paie comporte des risques dans une telle situation. Il est facile d’appliquer le calcul de l’Ontario du diviseur de 20 à un employé de la Colombie-Britannique, ou de ne pas tenir compte du fait qu’un jour férié observé dans une province ne l’est pas dans une autre. Un logiciel de traitement de la paie qui identifie la province de travail de chaque employé et applique automatiquement le calendrier des jours fériés et la formule appropriés élimine ce point de décision manuel, ce qui revêt une importance capitale lorsque vous gérez plusieurs établissements.

De quelle manière les normes d’emploi provinciales influent-elles sur le calcul de la paie?

Les normes provinciales en matière d’emploi régissent les seuils d’heures supplémentaires, le salaire minimum, les taux d’accumulation des indemnités de vacances, les indemnités de cessation d’emploi et les droits aux congés. Les normes d’emploi applicables dépendent du lieu où l’employé travaille physiquement, et non de l’endroit où se trouve le siège social de votre entreprise ou le bureau de votre administrateur de la paie.

Pour une garderie, cela se traduit concrètement par plusieurs aspects : les différences de salaire minimum ont des répercussions sur la rémunération que vous devez verser aux éducateurs à temps partiel selon les provinces; les taux d’accumulation des indemnités de vacances varient, souvent de 4 % contre 6 % selon l’ancienneté et la province; et les règles relatives aux heures supplémentaires s’appliquent à partir de seuils hebdomadaires différents. Si votre garderie exerce ses activités dans une seule province, configurez ce paramètre une seule fois et surveillez les changements. Si votre garderie exerce ses activités dans plusieurs provinces, cela devient une tâche de conformité permanente pour laquelle il est préférable d’utiliser un logiciel de traitement de la paie conçu pour gérer les règles multiprovinciales plutôt qu’un simple modèle de feuille de calcul utilisé pour tout le monde. 

Quels documents ma garderie doit-elle conserver pour justifier le calcul des indemnités de jour férié?

Conservez les documents justificatifs relatifs aux salaires et aux heures de travail qui indiquent comment vous êtes parvenu à chaque montant, et pas seulement le montant final versé. Si un employé ou un agent chargé de l’application des normes d’emploi remet en question un calcul, répondre simplement « nous lui avons versé un salaire quotidien » ne constitue pas une réponse suffisante en soi; vous devez indiquer la période de référence, le salaire gagné au cours de celle-ci et la formule utilisée.

Conservez au moins les documents suivants :

• Les heures travaillées et le salaire perçu pour chaque période de paie au cours de la période de référence applicable (4 semaines, 30 jours ou 60 jours, selon la région)
• La formule et le diviseur propres à la province de chaque employé
• Justificatifs des horaires de travail de l’employé pour les quarts de travail précédant et suivant immédiatement le jour férié, afin d’attester son admissibilité
• Tout document approuvé ayant une incidence sur l’admissibilité
• Le calcul définitif de l’indemnité, avec tous les calculs, et pas seulement le montant versé

La plupart des provinces exigent que les dossiers de paie soient conservés pendant plusieurs années; il s’agit donc de pouvoir reconstituer les calculs antérieurs en cas de contestation. Les logiciels de traitement de la paie conservent souvent cet historique automatiquement, plutôt que de compter sur la mémoire d’une personne pour se rappeler une formule sur une feuille de calcul datant d’il y a plusieurs mois.

Quels sont les coûts cachés auxquels une garderie doit prêter attention dans la tarification des logiciels de traitement de la paie?

Les coûts cachés les plus courants sont les frais par employé qui augmentent de façon imprévisible, les frais supplémentaires liés aux formulaires de fin d’année ou à la production des relevés d’emploi, ainsi que les frais de configuration ou les modalités contractuelles qui ne sont évidentes qu’ultérieurement. Le traitement de la paie dans le secteur des garderies comporte quelques particularités auxquelles il convient de prêter attention :

• Des frais par employé ou par bulletin de paie qui s’accumulent rapidement si vous gérez un important effectif à temps partiel, ce qui est courant dans le secteur des services de garde d’enfants
• Modules complémentaires pour les formulaires de fin d’année (T4, T4A, RL-1 pour les employés au Québec), la production des relevés d’emploi (RE) ou le suivi du temps de travail, dont le prix est établi séparément du prix de base
• Frais de configuration ou de mise en œuvre qui ne sont divulgués que tard dans le processus de vente
• Niveaux d’assistance où les forfaits de base ne comprennent pas le niveau d’aide dont vous avez besoin pour résoudre un problème de calcul de l’indemnité d’un employé aux horaires variables
• La durée du contrat et les conditions de résiliation qui vous engagent pour une période plus longue que prévu

Avant de s’engager, il est toujours judicieux de demander directement aux fournisseurs ce qui est inclus dans le forfait et ce qui constitue un supplément. Chaque garderie fonctionne un peu différemment, et les tarifs en tiennent compte. Si vous souhaitez découvrir comment Payworks pourrait s’adapter à votre équipe, demandez un devis et nous vous présenterons en détail les services inclus pour une entreprise de votre taille et répondant à vos besoins.

Quel logiciel de traitement de la paie puis-je mettre en place en une journée ou moins pour ma garderie?

Recherchez un logiciel de traitement de la paie en ligne proposant une mise en œuvre guidée et permettant d’importer vos données existantes sur les employés et la paie. Cette combinaison permet généralement une mise en place rapide pour une petite garderie. Les caractéristiques les plus importantes en matière de rapidité sont une saisie de données manuelle minimale, la conformité intégrée aux exigences canadiennes (versements à l’ARC, génération desT4, T4A et RL-1, règles provinciales en matière de normes d’emploi déjà incluses) et un fournisseur qui fournit une assistance technique lors de la configuration, plutôt qu’un portail libre-service sans aucune assistance.

Le délai de mise en place de chaque garderie dépend du nombre d’employés que vous comptez, de la qualité de vos données de paie existantes et du fait que la migration ait lieu en cours d’année ou non. Le moyen le plus sûr de savoir en combien de temps Payworks pourrait mettre votre garderie en service est de nous contacter directement : prenez rendez-vous pour une conversation et nous vous guiderons tout au long du processus d’intégration adapté à la taille de votre entreprise.

FAQ : cas particuliers des indemnités de jour férié pour le personnel des garderies

Un nouvel employé a-t-il droit aux indemnités de jour férié s’il n’a pas travaillé suffisamment longtemps pour que la période de référence soit complète?
La plupart des provinces ont fixé une durée minimale d’emploi à partir de laquelle le droit aux indemnités de jour férié prend effet; si un employé n’a pas atteint ce seuil, il pourrait ne pas avoir droit à une indemnité pour un jour férié survenant au début de son emploi. Vérifiez le seuil spécifique à votre province; cette information figure dans le tableau complet des indemnités de jour férié ci-dessus.

Que se passe-t-il si un employé est en congé parental ou en congé de maladie au moment du jour férié?
L’admissibilité des employés en congé dépend de votre province et du type de congé; certaines provinces exigent tout de même le versement de l’indemnité pour les employés bénéficiant de certains congés protégés, tandis que d’autres ne l’exigent pas. Il vaut mieux vérifier la règle qui s’applique spécifiquement à votre province plutôt que de se fonder sur une hypothèse générale.

Comment puis-je calculer les indemnités de jour férié pour un éducateur à temps partiel dont le nombre d’heures hebdomadaires varie constamment, allant de 10 heures certaines semaines à 30 heures pour d’autres semaines?
Utilisez la formule de calcul de la moyenne applicable à votre province exactement comme indiqué dans l’exemple ci-dessus : cette formule tient compte des horaires variables en prenant en compte le total des salaires gagnés sur plusieurs semaines, plutôt que d’essayer de définir une semaine « typique ».

Dois-je calculer les indemnités de jour férié différemment pour les directeurs ou les administrateurs de garderies à salaire fixe?
Les employés à salaire fixe ont généralement toujours droit à une indemnité de jour férié, même si le calcul peut sembler différent puisqu’ils ne sont pas rémunérés à l’heure. De nombreuses provinces considèrent qu’il faut verser un salaire quotidien normal à un employé à salaire fixe lors d’un jour férié, plutôt que d’exiger un calcul de moyenne. Vérifiez les modalités d’indemnisation des employés à salaire fixe conformément aux règles en vigueur dans votre province.

Le traitement de la paie des garderies comporte de nombreux aspects à prendre en compte, et les indemnités de jour férié sont un point où les horaires irréguliers se heurtent à des règles provinciales qui n’ont pas été conçues en tenant compte des horaires de travail propres aux garderies. Un calcul exact permet de protéger votre personnel et votre centre; or, ce type de calculs répétitifs et soumis à de nombreuses règles est précisément ce pour quoi les logiciels de traitement de la paie ont été conçus.

Si vous en avez assez de devoir refaire à la main les formules de calcul de moyenne chaque fois qu’un jour férié survient et que vous souhaitez découvrir comment Payworks gère le calcul des indemnités pour les équipes de garderies à horaire variable et présentes dans plusieurs provinces, nous serions ravis de vous le montrer.