Plus que de simples congés : les avantages d’une meilleure gestion des absences pour les organismes à but non lucratif au Canada

Points clés à retenir

• Le suivi manuel des horaires et des congés peut créer de vrais risques pour la paie. Pour les organismes à but non lucratif, avec des petites équipes et où une seule personne fait tout, ces risques se multiplient rapidement.
• Une gestion des absences directement reliée à la paie vous permet d’éviter les erreurs, les doubles saisies et les mauvaises surprises au moment de la production de la paie.
• Inutile d’avoir de l’expérience en RH pour utiliser nos outils de Gestion du temps et de Gestion des absences, et ceux-ci sont suffisamment intelligents pour repérer les anomalies avant qu’elles ne deviennent des problèmes.

Dans cet article :

1. Pourquoi la gestion manuelle des absences comporte plus de risques que vous ne le pensez

2. Une gestion des absences reliée à la paie : à quoi cela ressemble concrètement?

3. Comment les outils de planification des horaires peuvent-ils s’adapter à la main-d’œuvre complexe d’un organisme à but non lucratif?

4. FAQ : la gestion du temps pour les équipes d’organismes à but non lucratif

Vous n’avez pas choisi ce domaine pour la gestion de feuilles de présence.

Que vous soyez directeur général d’un organisme de services communautaires ou administrateur d’un petit organisme à but non lucratif d’aide au logement, une chose est sûre : vous jonglez avec de multiples responsabilités avant même la pause du midi. Quel que soit votre titre, il y a de fortes chances que vous vous soyez retrouvé à gérer la paie, car il fallait bien que quelqu’un s’en occupe.

Cela signifie que la personne qui approuve une demande de congé est généralement la même qui s’occupe du traitement de la paie, qui prépare le rapport pour le conseil d’administration et qui répond au courriel d’un bailleur de fonds, tout cela bien souvent au cours de la même journée.

Si c’est votre cas, vous savez déjà que le suivi manuel des présences semble gérable... jusqu’à ce que ça ne soit plus le cas. Un congé de maladie saisi dans la mauvaise colonne, un congé annuel approuvé qui n’a jamais été transmis à la paie, un quart de travail non pourvu que personne n’a remarqué avant qu’un programme se retrouve sans personnel... Ce ne sont pas des signes de négligence; c’est ce qui arrive quand il y a trop de tâches administratives et pas assez de temps!

La bonne nouvelle? C’est exactement pour résoudre ce genre de problèmes que les outils de Payworks ont été conçus.

D’abord, en quoi consiste la gestion des absences?

La gestion des absences est le processus de suivi, d’approbation et de consignation du temps d’absence des employés au travail, ce qui inclut les congés annuels, les congés de maladie, les jours fériés et les congés autorisés, selon une méthode qui s’intègre directement à la paie et à la planification des horaires.

Pourquoi la gestion manuelle des absences comporte-t-elle plus de risques qu’il n’y paraît?

Lorsque la planification de vos horaires, le suivi de vos absences et votre paie se trouvent à des endroits différents (certaines informations dans une feuille de calcul, d’autres dans un calendrier partagé, d’autres sur une note adhésive collée à un écran) vous ne gérez pas un véritable système. Vous faites appel à votre mémoire, et la mémoire n’est pas infaillible.

Chaque étape manuelle entre le moment où l’employé demande un congé et celui où la paie reflète ce congé représente une occasion de commettre une erreur. Ce n’est pas votre méthode de travail qui fait défaut, c’est le processus manuel en soi. En clair, plus il y a d’étapes manuelles, plus il y a de risques.

Pour les organismes à but non lucratif, ce risque entraîne de véritables conséquences : des erreurs de paie, des problèmes de conformité avec les normes d’emploi provinciales, et des erreurs de paie qui minent la confiance du personnel précisément au moment où vous en avez le plus besoin.

Une gestion des absences reliée à la paie : à quoi cela ressemble concrètement?

Voici à quoi cela ressemble en pratique :

• Votre équipe soumet ses demandes de congé à partir de n’importe quel appareil, en tout temps. Que les membres du personnel soient sur place, en télétravail ou sur le terrain, ils peuvent demander des congés depuis l’application Payworks en quelques secondes. Et vous les approuvez directement depuis votre appareil. Fini les SMS à 7 h du matin qu’il faut penser à traiter plus tard.
• Un calendrier partagé permet à tous de rester informés. Les employés peuvent voir les absences approuvées de leurs collègues dans le Libre-service des employés, ce qui réduit les conflits d’horaire et évite que deux personnes clés ne prennent des congés la même semaine sans s’en rendre compte.
• Suivez tous les types de congés dont vous avez besoin. Congés annuels, congés de maladie, jours fériés, jours de congé personnel, congés prévus par les normes d’emploi provinciales : notre plateforme prend en charge un nombre illimité de types de congés, avec des paramètres configurables qui reflètent le fonctionnement réel de votre organisation.
• Les données sur les absences sont automatiquement transmises à la paie. Une fois les demandes approuvées, le Traitement de la paie et la Gestion du temps se mettent à jour sans aucune action de votre part. Les données de la paie correspondent exactement à la réalité, sans que vous ayez à vous fier à votre mémoire pour les saisir.
  

Conseil de pro de Payworks : Si vous êtes client de Payworks, notre équipe d’experts du service à la clientèle peut vous aider à configurer des types de congés qui correspondent à vos propres politiques d’emploi et obligations provinciales.

Comment les outils de planification des horaires peuvent-ils s’adapter à la main-d’œuvre complexe d’un organisme à but non lucratif?

Les organismes à but non lucratif s’appuient souvent sur des modèles de main-d’œuvre à plusieurs niveaux : du personnel à temps partiel, des employés occasionnels, des travailleurs saisonniers, et parfois des bénévoles aux côtés de membres rémunérés de l’équipe. Élaborer un horaire hebdomadaire lorsque les heures, les disponibilités et les besoins des programmes changent constamment est un véritable casse-tête!

Nos outils de planification des horaires, qui font partie de notre module de Gestion du temps, sont spécialement conçus pour gérer ce type de complexité :

• Grâce aux modèles de calendrier, vous n’avez pas à repartir de zéro chaque semaine.
• La modification par glisser-déposer et l’utilisation de codes couleur pour les quarts de travail permettent de voir facilement les quarts qui sont pourvus et ceux qui ne le sont pas.
• Les filtres par rôle, par poste ou par service vous aident à placer la bonne personne au bon endroit, sans avoir à vérifier une autre feuille de disponibilité.
• La gestion des quarts de travail libres permet aux employés admissibles de voir les quarts non pourvus et de les demander, ce qui offre une certaine autonomie à votre équipe tout en vous laissant le contrôle sur les approbations.

Et puisque la planification des horaires se trouve dans le même système que la gestion des absences et la paie, les changements approuvés s’intègrent automatiquement. Dites adieu à la double saisie ou aux feuilles de calcul partagées au profit d’un calendrier qui reflète la réalité.

FAQ : la gestion du temps pour les équipes d’organismes à but non lucratif

Payworks intègre-t-elle automatiquement la planification des horaires à la paie?

Oui. Nos outils de Gestion du temps et de Gestion des absences s’appuient sur la même base de données que le Traitement de la paie. Les demandes de congé approuvées et les modifications d’horaire sont directement transmises à la production de la paie, sans aucune ressaisie manuelle requise.

Les employés peuvent-ils soumettre des demandes de congé, sans passer par leur gestionnaire?

Oui. Grâce au Libre-service des employés, votre équipe peut soumettre des demandes de congé à partir de n’importe quel appareil, à tout moment. Vous recevez une notification pour approuver ou modifier la demande, et le résultat est automatiquement mis à jour dans la planification des horaires et la paie.

De quels types d’absences Payworks peut-elle faire le suivi?

Notre plateforme prend en charge un nombre illimité de types de congés : congés annuels, jours de maladie, jours fériés, jours de congé personnel, ainsi que tous les types de congés prescrits par les normes d’emploi provinciales. Bref, tout ce dont vous avez besoin! Les paramètres sont entièrement configurables afin de correspondre aux politiques de votre organisation. Nous avons créé notre propre type de congé : les jours Donner au suivant. Lors de ces journées, nous donnons de notre temps pour faire du bénévolat auprès d’œuvres de bienfaisance ou d’organismes communautaires qui nous tiennent à cœur!

Nous sommes là pour vous aider

Gérer un organisme à but non lucratif exige beaucoup de travail. La gestion du temps et des présences de votre équipe ne devrait pas alourdir votre tâche.

Si vous êtes déjà un client de Payworks, communiquez avec notre équipe d’experts du service à la clientèle pour découvrir comment la Gestion du temps et la Gestion des absences peuvent être bénéfiques pour votre organisation. Vous n’êtes pas encore client? Réservez une démonstration gratuite et sans engagement. Notre équipe se fera un plaisir de vous montrer notre plateforme.

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