Mois de l’appréciation des franchisés : ce que les propriétaires de franchises canadiennes doivent savoir sur les coûts de la paie

Points clés à retenir

• Le secteur de la franchise au Canada contribue à l’économie nationale et emploie environ deux millions de personnes; les propriétaires de ces entreprises méritent donc d’être reconnus et de bénéficier d’un soutien concret.
• Les coûts liés aux logiciels de paie pour les franchises varient considérablement en fonction du nombre d’employés, du nombre d’établissements et de l’étendue des fonctionnalités; le véritable risque budgétaire réside dans les frais cachés, tels que le traitement de fin d’année, les traitements de paie hors cycle et les suppléments par établissement.
• Pour garantir la cohérence entre les différents établissements d’une franchise, il faut commencer par mettre en place une plateforme unique et unifiée de traitement de la paie et des ressources humaines, et non un ensemble disparate de feuilles de calcul et d’identifiants distincts.
• Évaluer les logiciels de paie en fonction du coût total de propriété, et non pas uniquement en fonction du prix mensuel affiché, aide les propriétaires de franchises à éviter les mauvaises surprises et à préserver leurs marges déjà fragiles.
• Un partenaire spécialisé en traitement de la paie qui maîtrise les exigences de conformité dans les différentes provinces ainsi que les exigences propres au Canada (versements à l’ARC, T4, relevés d’emploi, jours fériés provinciaux) peut faire gagner du temps aux propriétaires de franchises et réduire les risques.

Table des matières

• En quoi consiste le Mois de l’appréciation des franchisés, et pourquoi est-ce important au Canada?
• Quelle est l’ampleur du secteur de la franchise au Canada?
• Quels sont les coûts cachés auxquels une franchise doit prêter attention dans la tarification des logiciels de paie?
• Combien devrait coûter un logiciel de paie pour un franchisé comptant moins de 50 employés?
• Quel est le budget mensuel raisonnable à prévoir pour un logiciel de paie dans une franchise?
• Est-ce que cela vaut la peine pour un franchisé d’utiliser un logiciel de paie?
• Je viens d’ouvrir mon deuxième établissement; comment puis-je harmoniser le traitement de la paie avec le premier?
• Questions fréquentes
• Prochaines étapes pour les propriétaires de franchises canadiennes
  

Le Mois de l’appréciation des franchisés est l’occasion de souligner les efforts, l’engagement communautaire et le travail opérationnel que les propriétaires de franchises canadiennes apportent chaque jour à leur voisinage. Cependant, la reconnaissance ne paie pas les factures, et le traitement de la paie est l’un des plus grands casse-tête opérationnels récurrents pour de nombreux propriétaires de franchises.

Que vous exploitiez un seul établissement de restauration rapide ou que vous vous développiez en ouvrant un troisième établissement au-delà de votre province, les coûts de la paie et la cohérence constituent des préoccupations courantes. Ce guide s’adresse aux propriétaires de franchises. Il vous fournit les renseignements pratiques que vous recherchez sans doute : combien coûte le traitement de la paie, où peuvent se cacher les frais cachés et comment assurer le bon fonctionnement du traitement de la paie à mesure que votre entreprise se développe.

En quoi consiste le Mois de l’appréciation des franchisés, et pourquoi est-ce important au Canada?

Le Mois de l’appréciation des franchisés est une initiative annuelle visant à saluer les efforts des propriétaires de franchises et de leurs entreprises locales partout dans le pays. C’est l’occasion pour les franchiseurs, les associations professionnelles et les collectivités de saluer les personnes qui assument les risques financiers, embauchent de la main-d’œuvre locale et assurent le fonctionnement quotidien des entreprises.

Au Canada, cette reconnaissance est importante. Avec plus d’un million de petites entreprises en activité à l’échelle nationale, les franchisés représentent une part importante et croissante du milieu entrepreneurial. Ce sont des employeurs, des mentors, des commanditaires communautaires, et souvent les premiers à arriver et les derniers à partir.

Derrière cette reconnaissance se cache la réalité quotidienne des propriétaires de franchises : gérer le personnel, respecter les règles et surveiller chaque dollar. Le traitement de la paie est au cœur de ces trois éléments.

Quelle est l’ampleur du secteur de la franchise au Canada?

Le secteur de la franchise au Canada constitue un pilier important de l’économie. La Canadian Franchise Association (Lien en anglais uniquement) classe la franchise au 12e rang des secteurs d’activité au Canada, avec une contribution au PIB estimée à 133 milliards de dollars d’ici 2026 (Lien en anglais uniquement). Ce secteur emploie environ deux millions de personnes dans toutes les provinces et tous les territoires.

Voici un bref aperçu :

Ces chiffres correspondent à des personnes bien réelles au sein des communautés locales, et les propriétaires de ces franchises ont la responsabilité de s’assurer que la paie est correctement versée à chaque période de paie, dans tous les établissements, conformément aux règles fédérales et provinciales qui peuvent varier considérablement d’une région à l’autre.

Quels sont les coûts cachés auxquels une franchise doit prêter attention dans la tarification des logiciels de paie?

Le prix affiché pour un logiciel de paie ne reflète que rarement la réalité, surtout pour les entreprises franchisées qui comptent plusieurs établissements, un roulement élevé du personnel ou des activités dans plus d’une province. Les coûts cachés sont ceux qui apparaissent après la signature du contrat et qui peuvent rapidement réduire les fragiles marges bénéficiaires d’une franchise.

Les coûts cachés courants sur lesquels les propriétaires de franchise devraient se renseigner avant de s’engager :

• Frais de traitement de fin d’année. Certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires pour l’établissement des T4, T4A, RL-1 (pour les employés du Québec) et d’autres documents fiscaux de fin d’année. Si ce montant dépasse le coût habituel d’un traitement de paie, cela peut représenter une dépense annuelle inattendue non négligeable.
• Frais supplémentaires par établissement. Les franchises qui comptent plusieurs établissements peuvent se voir facturer des frais supplémentaires pour chaque établissement distinct ou chaque « entité » de paie configurée dans le système. Ces frais augmentent à mesure que vous vous développez.
• Frais de traitement de paie hors cycle. Vous devez émettre un chèque de fin d’emploi, corriger un paiement manqué ou verser une prime en dehors de votre calendrier habituel? Certaines plateformes facturent chaque traitement hors cycle.
• Frais de dépôt de RE. Déposer des relevés d’emploi est une exigence de l’ARC lorsque des employés quittent leur emploi ou subissent une interruption de rémunération. Certains fournisseurs considèrent cela comme un service supplémentaire.
• Coûts de mise en œuvre et de migration des données. Le changement de fournisseur peut entraîner des frais de configuration ponctuels qui ne sont pas toujours indiqués dès le départ.

La meilleure protection consiste à poser une série de questions détaillées avant de signer. Demandez aux fournisseurs de vous présenter un aperçu complet des coûts sur une année entière, y compris pour la fin d’année, et demandez-leur des précisions sur ce qui se passe si vous ajoutez un deuxième ou un troisième établissement. Lorsque vous comparez les fournisseurs, commencez par examiner l’offre de Payworks et demandez une présentation complète des coûts sur 12 mois, avec les frais de fin d’année et les frais par établissement.

Combien devrait coûter un logiciel de paie pour une franchise comptant moins de 50 employés?

Il n’existe pas de tarif unique valable pour toutes les franchises, car le coût des logiciels de paie au Canada dépend de plusieurs facteurs : le nombre d’employés concernés par chaque traitement de paie, la fréquence des traitements de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle), le nombre d’établissements, ainsi que l’étendue des fonctionnalités dont vous avez besoin au-delà du traitement de base de la paie.

Plutôt que de se focaliser sur un montant mensuel en dollars, les propriétaires de franchises devraient évaluer le coût total sur 12 mois, en tenant compte des frais de configuration, des frais de traitement de fin d’année et de tout frais par employé ou par établissement. Cela permet une comparaison plus claire lors de l’évaluation comparative des fournisseurs. Discutez avec Payworks et d’autres fournisseurs pour voir comment l’intégration des fonctions de ressources humaines et de suivi du temps se répercute sur votre coût total, notamment lorsque la réglementation québécoise et le RQAP s’appliquent.

Quel est le budget mensuel raisonnable à prévoir pour un logiciel de paie dans une franchise?

Un budget mensuel raisonnable tient compte de tous les services dont vous avez réellement besoin, et pas seulement de l’abonnement de base. Pour les propriétaires de franchise, cela signifie qu’il faut tenir compte des éléments mentionnés dans la section sur les coûts cachés et faire preuve d’honnêteté quant à ce que vous utiliserez réellement.

Une façon pratique d’organiser votre budget :

• Faites la liste de ce qui vous est indispensable. Au minimum, la plupart des propriétaires de franchises ont besoin de services de traitement de la paie, des versements à l’ARC et/ou à Revenu Québec, du dépôt direct, de la production des T4 et RL-1, ainsi que du dépôt des relevés d’emploi. Si vous employez des travailleurs rémunérés à l’heure, l’intégration d’un système de suivi du temps de travail est pratiquement indispensable.
• Déterminez ce qui serait un atout supplémentaire. Des fonctionnalités telles que les processus d’intégration, les portails libre-service destinés aux employés et la gestion des absences peuvent ne pas sembler urgentes pour l’instant, mais elles gagneront en importance à mesure que votre entreprise prendra de l’ampleur.
• Estimez votre total pour les 12 mois. Demandez à chaque fournisseur un devis écrit indiquant le montant total que vous devrez payer au cours d’une année civile complète, traitement de fin d’année inclus. Comparez ce qui est comparable.
• Prévoyez une marge pour votre développement. Si vous envisagez d’ouvrir un deuxième établissement ou d’embaucher du personnel saisonnier, assurez-vous que votre modèle de tarification ne vous pénalise pas lorsque vous vous développez.

L’objectif n’est pas simplement de trouver l’option la moins chère, mais de trouver celle qui vous offre des coûts prévisibles, un service fiable et une marge de manœuvre pour votre développement, sans factures surprises chaque trimestre.

Est-ce que cela vaut la peine pour une franchise d’utiliser un logiciel de paie?

Oui. Pour la plupart des franchises, le coût d’un logiciel de paie est amorti lorsque celui-ci permet de réduire les erreurs, de faire gagner du temps et d’assurer la conformité aux exigences de l’ARC et des provinces. Les autres solutions (le traitement manuel, les feuilles de calcul ou les outils isolés) comportent des risques difficiles à quantifier tant qu’un problème ne survient pas.

Réfléchissez à ce qui est en jeu :

• Pénalités pour non-conformité. Les versements tardifs ou erronés à l’ARC, le non-respect des dates limites pour les T4 ou la production incorrecte des relevés d’emploi peuvent entraîner des pénalités et intérêts. La grille des pénalités de l’Agence du revenu du Canada s’alourdit en cas de récidive.
• Coût en temps. Chaque heure que vous ou un responsable consacrez aux calculs manuels de la paie est une heure qui n’est pas consacrée aux activités opérationnelles, au service à la clientèle ou à la croissance.
• Confiance des employés. Les erreurs de paie, même minimes, sapent rapidement la confiance des employés. Dans les secteurs où le taux de roulement est élevé, comme la restauration et le commerce au détail, une rémunération fiable constitue l’un des outils de fidélisation les plus efficaces.
• Préparation à la vérification. Un bon logiciel de paie conserve les documents dont vous avez besoin en cas de vérification menée par l’ARC ou par un organisme provincial chargé de l’application des normes d’emploi.

Pour les propriétaires de franchise en particulier, le retour sur l’investissement augmente à chaque nouvel établissement ouvert. Il est difficile de maintenir manuellement des processus normalisés, un système de rapports centralisé et une conformité uniforme d’une province à l’autre dès lors que l’on exerce ses activités à plusieurs endroits.

Je viens d’ouvrir mon deuxième établissement; comment puis-je harmoniser le traitement de la paie avec le premier?

Commencez par gérer ces deux sites sur une seule et même plateforme de traitement de la paie et de ressources humaines, plutôt que d’utiliser deux systèmes distincts ou un tableur en parallèle de votre logiciel. La cohérence entre les différents établissements repose sur une source unique et fiable d’information en matière de politiques salariales, de retenues, de paramètres fiscaux et de rapports.

Une approche étape par étape :

• Tout regrouper sur une seule plateforme. Si votre premier établissement se trouve sur un système et que vous êtes tenté de configurer quelque chose de différent pour le deuxième, évitez de le faire. Une plateforme unifiée, c’est une seule connexion, un seul ensemble de rapports et un seul processus de fin d’année.
• Harmoniser les politiques salariales. Consigner les périodes de paie, les règles relatives aux heures supplémentaires, les modalités de calcul de l’indemnisation des jours fériés et les méthodes d’accumulation de crédits de congés annuels. Configurez-les de manière identique, ou adaptez-les en fonction des différences provinciales, dans les deux établissements.
• Tenir compte des différences provinciales. Si le deuxième établissement se trouve dans une autre province, assurez-vous que les taux d’imposition provinciaux, les règles relatives aux normes d’emploi et les jours fériés applicables sont bien respectés. Cela revêt une importance particulière lorsqu’un des établissements est situé au Québec, où le régime provincial d’assurance parentale et les exigences des RL-1 ajoutent à la complexité.
• Mettre en place un système de rapports par établissement. Consultez la répartition des coûts salariaux par établissement à des fins de budgétisation et d’analyse de rentabilité, même si tout est géré par un seul système.
• Définissez clairement les responsabilités. Déterminez qui approuve les feuilles de présence, qui lance les traitements de paie et qui répond aux questions des employés dans chaque établissement. Un processus cohérent est tout aussi important qu’un logiciel cohérent.

Plus tôt vous établirez une cohérence, plus il sera facile d’intégrer de nouveaux établissements.

Questions fréquentes

Quels sont les coûts cachés à surveiller dans les tarifs des logiciels de paie pour une franchise?

Parmi les coûts cachés les plus courants, on retrouve les frais de traitement de fin d’année (T4 et RL-1), les frais supplémentaires par établissement, les frais liés aux traitements de paie hors cycle, les frais de dépôt des RE et les coûts de mise en œuvre. Demandez toujours une estimation complète des coûts pour une période de 12 mois avant de signer un contrat avec un fournisseur.

Est-ce que cela vaut la peine pour une franchise d’utiliser un logiciel de paie?

Pour la plupart des franchises, oui. Les logiciels de paie réduisent les risques liés à la conformité, permettent de gagner du temps sur les tâches manuelles, améliorent la précision des paies et favorisent la fidélisation des employés. Le retour sur investissement s’améliore à chaque nouvel établissement, alors que les processus manuels deviennent de plus en plus difficiles à gérer.

Combien devrait coûter un logiciel de paie pour une franchise comptant moins de 50 employés?

Les coûts varient en fonction de la fréquence de paie, du nombre d’établissements, de l’étendue des fonctionnalités et de la complexité propre à chaque province. Plutôt que de vous fixer un montant précis en dollars, évaluez le coût total sur 12 mois, en tenant compte des frais de configuration, des frais de fin d’année et de tous les frais par employé ou par établissement.

Quel est le budget mensuel raisonnable à prévoir pour un logiciel de paie dans une franchise?

Un budget raisonnable couvre vos dépenses indispensables (traitement de la paie, versements à l’ARC, dépôt direct, déclarations de fin d’année, RE) et tient compte de la croissance. Demandez aux fournisseurs une estimation annuelle par écrit et comparez les coûts totaux, et non pas seulement les prix d’abonnement de base.

Je viens d’ouvrir mon deuxième établissement; comment puis-je harmoniser le traitement de la paie avec le premier?

Gérez ces deux établissements sur une seule plateforme de paie, avec des politiques salariales uniformisées, des rapports par établissement et des configurations provinciales adéquates. Tenez compte des différences provinciales en matière de taux d’imposition, de jours fériés, de règles relatives aux heures supplémentaires et de droits aux congés annuels.

Prochaines étapes pour les propriétaires de franchises canadiennes

Le Mois de l’appréciation des franchisés nous rappelle la valeur que vous apportez à votre communauté. La meilleure façon de se préparer à une autre année fructueuse est de mettre en place des bases opérationnelles solides. Le traitement de la paie constitue l’un des principaux coûts récurrents et l’une des principales obligations en matière de conformité pour toute franchise, et toute erreur à cet égard peut coûter cher.

Que vous soyez en train d’évaluer différentes options de traitement de la paie, d’ouvrir un nouvel établissement ou de vous demander si votre configuration actuelle pourra s’adapter au développement de votre entreprise, Payworks vous propose une solution entièrement intégrée de traitement de la paie et de gestion de la main-d’œuvre, spécialement conçue pour les entreprises canadiennes. Payworks bénéficie du soutien d’une équipe interne bilingue présente d’un océan à l’autre et a été conçu pour gérer la complexité liée à la gestion de plusieurs établissements dans plusieurs provinces. Vous pouvez demander un devis sur payworks.ca pour découvrir comment cette solution pourrait s’adapter à votre franchise.