Points clés à retenir :

• Un traitement de la paie fiable repose sur un service constant, des déclarations de fin d’année précises, l’absence de migrations forcées des systèmes de traitement de la paie, ainsi que sur des experts canadiens en paie qui vous fournissent des réponses en quelques minutes, et non en quelques jours.
• Pour les comptables et les aides-comptables qui gèrent la paie de leurs clients, la fiabilité de votre fournisseur est aussi un enjeu pour votre réputation. Chaque erreur, chaque retard et chaque T4 manquant nuit à la réputation de votre cabinet.
• Fièrement canadiennes depuis plus de 25 ans, les solutions de Payworks sont conçues au Canada pour les entreprises canadiennes et s’adaptent à la croissance de votre entreprise sans vous obliger à adopter un nouveau système. De plus, elles bénéficient du soutien d’experts canadiens en paie formés par l’INP, qui vous apportent des réponses en quelques minutes et vous proposent des tarifs transparents.
• 98 % des entreprises qui choisissent Payworks décident de rester grâce à la qualité du service, à la fiabilité et à la valeur ajoutée apportée au fil du temps.

Si vous êtes administrateur de la paie, propriétaire d’entreprise ou professionnel de la comptabilité, cela vous semblera peut-être familier : il arrive un moment où vous vous rendez compte que votre fournisseur de services de paie ne tient plus le rythme. Peut-être que ça a commencé par un détail : les délais d’attente se sont un peu allongés, le service à la clientèle n’a pas pu répondre à votre question, ou bien il a fallu modifier un T4. Peut-être s’agissait-il d’un changement plus important, comme une migration forcée vers une nouvelle plateforme que vous n’aviez pas demandée, ou une hausse de prix survenue sans préavis à la fin d’une période promotionnelle.

Quel que soit le point de basculement, la question qui se pose ensuite est toujours la même : y a-t-il mieux ailleurs? La réponse est oui, et ce n’est pas forcément difficile à trouver.

Un traitement de la paie fiable : qu’est-ce que cela veut dire exactement?

La fiabilité, c’est bien plus que le simple fait que le logiciel fonctionne quand on en a besoin. Cela englobe le service au complet : votre plateforme est-elle mise à jour régulièrement, ou a-t-elle été négligée alors que vous continuez à payer le plein prix? VosT4 et RL-1 sont-ils remplis avec exactitude et transmis à temps, chaque année? Et lorsque vous avez besoin d’aide, obtenez-vous des réponses claires ou devez-vous attendre qu’un ticket soit traité?

L’assistance pour la clientèle revêt une importance bien plus grande que ne le pensent la plupart des entreprises au moment de choisir une solution de traitement de la paie, car une assistance inadéquate a des conséquences. Cela se traduit par des versements manqués à l’ARC, des retards dans le traitement de la paie lorsque vous n’obtenez pas de réponse avant la date limite, et des pénalités pour non-conformité qui atterrissent sur votre bureau bien après que la demande d’assistance soit restée sans réponse. Lorsque le traitement de la paie rencontre des problèmes, les conséquences sont des amendes, des employés mécontents et des heures passées à démêler une situation qui aurait pu être évitée grâce à une réponse apportée en temps opportun.

Chez Payworks, l’assistance est assurée par des experts canadiens en paie formés par l’INP qui connaissent parfaitement le traitement de la paie canadien. Que vous nous appeliez, que vous discutiez avec nous par clavardage pendant un traitement de paie ou que vous consultiez notre Centre d’aide, nous sommes à votre écoute et vous fournissons des réponses en quelques minutes, et non en quelques jours.

Qu’est ce qu’une plateforme de paie doit apporter

Une plateforme de paie fiable doit évoluer au même rythme que votre entreprise, sans en perturber le fonctionnement. Cherchez une solution qui apporte des améliorations sous forme de mises à jour automatiques plutôt qu’une migration vers un nouveau système. Une connexion unique permet d’intégrer le traitement de la paie à vos autres fonctions RH et d’éliminer les inefficacités liées à la gestion d’outils distincts. Et comme la législation canadienne varie d’une province et d’un territoire à l’autre, votre plateforme devrait appliquer automatiquement les modifications réglementaires, afin que vous n’ayez pas à vous soucier de la conformité.

Comment est-ce que Payworks répond à ces besoins

Payworks est une entreprise fondée au Canada et qui se développe depuis 25 ans. Les mises à jour législatives relatives à la paie sont appliquées automatiquement dans toutes les provinces et tous les territoires, y compris au Québec, sans qu’il soit nécessaire d’effectuer un suivi manuel. Les améliorations apportées aux fonctionnalités de traitement de la paie sont intégrées à la plateforme que vous utilisez déjà, sans migration perturbatrice. Une connexion unique permet d’intégrer le traitement de la paie, les ressources humaines, la gestion du temps et des absences, la planification et l’analytique au sein d’une seule base de données partagée. Les données des employés sont stockées dans de deux centres de données canadiens et ne quittent jamais le pays.

Lorsque la fiabilité de votre fournisseur se répercute sur votre réputation

Pour les comptables et les aides-comptables qui gèrent la paie pour le compte de leurs clients, les enjeux sont encore plus importants. Les erreurs dans la paie et le non-respect des dates limites pour les T4 sont votre problème. Si les formulaires fiscaux sont transmis en retard ou si les versements sont erronés, c’est votre réputation qui en pâtit.

Des centaines de CPA et d’aides-comptables partout au Canada ont choisi Payworks comme partenaire pour le traitement de la paie. La plateforme permet de gérer plusieurs clients à partir d’un seul identifiant, transmet les T4 et les RL-1 à l’ARC et à Revenu Québec en votre nom, et met à votre disposition un spécialiste dédié de la mise en œuvre pour la migration des paies de plusieurs clients. La plateforme s’adapte à la croissance de votre cabinet; ainsi, si vous gérez actuellement la paie de cinq clients, mais que ce nombre passe à cinquante l’année prochaine, vous n’aurez pas à imposer à vos clients une transition qui perturbe les activités.

Avant de recommander de changer de fournisseur, posez-vous les questions suivantes :

• À quoi ressemble le modèle d’assistance? Les réponses sont-elles fournies rapidement ou faut-il attendre plusieurs jours avant d’obtenir une réponse?
• Qui est responsable des T4 et RL-1, et que se passe-t-il en cas de retard de déclaration?
• Pourrez-vous gérer tous vos clients à partir d’une unique connexion, ou devrez-vous jongler entre plusieurs comptes?
• Quelle est la procédure d’escalade à suivre lorsqu’un problème survient au cours du traitement de la paie?
• Vos clients risquent-ils un jour d’être contraints d’adopter une nouvelle plateforme sans leur consentement?
• Où sont stockées les données des employés?
• Si les besoins des clients vont au-delà du traitement de la paie, pouvez-vous également prendre en charge les ressources humaines, la gestion du temps et les avantages sociaux, ou est-ce que cela dépasse vos capacités?

Lorsque vous recommandez un fournisseur de services de paie, vous vous portez garant de ses performances, et pas seulement de son argumentaire de vente.

Faire la transition

Si vous constatez une baisse de la qualité du service à la clientèle, des migrations forcées, une hausse des coûts ou des maux de tête à la fin de l’année, il est peut-être temps d’envisager un changement. Plus de 4 000 entreprises adoptent Payworks chaque année, et la plupart sont opérationnelles en quelques semaines (98 % d’entre elles choisissent de rester!).

Au Canada, changer de fournisseur de services de paie en cours d’année est plus courant que ne le pensent de nombreux propriétaires d’entreprise, et cela ne signifie pas pour autant qu’il faille recommencer l’année à zéro. Votre spécialiste de la mise en œuvre transfère les soldes cumulatifs depuis le début de l’année, la rémunération brute, les retenues, le RPC, l’AE et les retenues d’impôt, de sorte que le T4 de chaque employé reflète l’année complète, et non seulement la période traitée par le nouveau fournisseur. Les versements à l’ARC se poursuivent selon le calendrier prévu tout au long de la période de transition, sans aucune interruption des obligations de déclaration. L’objectif est que les employés ne remarquent pas ce changement, pas plus que l’ARC.

La migration des données des employés est simple. Votre spécialiste de la mise en œuvre vous demande les dossiers à jour des employés, leurs noms, leurs numéros d’assurance sociale, leurs adresses, leurs coordonnées bancaires, leurs taux de rémunération et leurs totaux cumulatifs depuis le début de l’année, ainsi que l’historique récent de paie. Il crée ensuite vos comptes, associe les codes de paie et configure les paramètres de conformité provinciaux et fédéraux. La plupart des entreprises fournissent leurs données une seule fois, en vérifient l’exactitude et sont prêtes à effectuer leur premier traitement de paie en quelques semaines.

Nous vous accompagnons depuis votre première paie jusqu’à votre dernier jour.

Une petite note : cet article est fourni à titre d’information générale. Il ne remplace pas les conseils de votre comptable, de votre aide-comptable ou de votre conseiller juridique concernant votre situation particulière en matière de paie, de fiscalité ou de conformité.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qui rend un fournisseur de services de paie « fiable »?
Un traitement de la paie fiable, c’est une solution complète : des traitements de paie exacts à chaque période, des T4 et des déclarations de fin d’année transmis à temps, l’assistance de professionnels qui connaissent vraiment votre entreprise, une tarification transparente sans hausses inattendues, et une plateforme qui ne vous obligera pas à adopter un nouveau système. Si l’un de ces éléments fait défaut, vous prenez un risque que vous ne devriez pas avoir à assumer.

Comment est-ce que Payworks gère le service à la clientèle?
Payworks offre un service d’assistance par téléphone, par clavardage, par courriel ainsi qu’un centre d’aide complet : c’est à vous de choisir. Notre équipe d’assistance est composée d’experts canadiens en paie formés par l’INP qui vous fournissent des réponses en quelques minutes, et non en quelques jours. Nous sommes là pour vous, où que vous soyez, dès que vous avez besoin de nous.

Les comptables et les aides-comptables peuvent-ils gérer plusieurs clients par l’intermédiaire de Payworks?
Oui. Payworks permet de gérer plusieurs clients à partir d’un seul identifiant de connexion et soumet les T4 et RL-1 à l’ARC et à Revenu Québec en votre nom. La plateforme est conçue pour les professionnels qui gèrent la paie pour plusieurs comptes clients.

Est-ce que Payworks est conçu pour respecter la réglementation canadienne?
Oui. Payworks a été conçu au Canada pour les entreprises canadiennes; et intègre automatiquement les mises à jour législatives dans toutes les provinces et tous les territoires, y compris les exigences propres au Québec, comme les RL-1 et les cotisations au RRQ. Les données relatives aux employés sont stockées dans deux centres de données canadiens. Notre équipe d’assistance est composée d’experts canadiens en paie formés par l’INP qui vous fournissent des réponses en quelques minutes, et non en quelques jours.

Combien de temps faut-il pour passer à Payworks?
La plupart des entreprises sont opérationnelles en quelques semaines. Payworks met en œuvre la paie de plus de 4 000 entreprises chaque année grâce à un processus structuré et à un spécialiste dédié de la mise en œuvre.

Si votre fournisseur actuel ne vous offre pas la fiabilité que votre entreprise ou vos clients méritent, réservez une démonstration et découvrez un meilleur traitement de la paie : https://www.payworks.ca/fr/tarification