Comment changer de fournisseur de services de paie au Canada sans perturber vos activités

L’essentiel

• Le changement ne doit pas nécessairement prendre des mois. La plupart des entreprises qui adoptent Payworks parviennent à traiter leur paie en quelques semaines.
• Le 1er janvier est la date la plus courante pour changer de fournisseur, mais les changements se font tout au long de l’année et se déroulent sans problème.
• Un spécialiste de la mise en œuvre Payworks dédié se charge de la migration des données et vous accompagne tout au long de vos premiers traitements de la paie.
• Payworks transmet chaque année vos feuillets T4, T4A et relevés 1 à l’ARC et à Revenu Québec en votre nom.

Si vous envisagez de changer de fournisseur de services de paie, mais que vous remettez sans cesse cette décision à plus tard, vous n’êtes pas seul. Pour de nombreux propriétaires d’entreprise au Canada, l’idée de modifier un élément aussi essentiel que le traitement de la paie semble risquée. Et s’il y avait une panne? Qu'en est-il de nos données historiques? L'équipe devra-t-elle tout réapprendre à partir de zéro?

Ce sont là des questions légitimes qui méritent des réponses concrètes. Voici le calendrier, la procédure à suivre et ce qu’il advient exactement de vos données lorsque vous optez pour un nouveau fournisseur canadien de services de paie.

Pourquoi les entreprises changent-elles de fournisseur de services de paie?

Cinq raisons reviennent sans cesse : les longs délais d’attente lorsque vous avez besoin d’aide, les tarifs qui ont augmenté progressivement après l’expiration d’une remise de lancement, les migrations forcées vers une plateforme que vous n’avez jamais demandée, les feuillets T4 remis en retard ou erronés, et le sentiment que votre fournisseur a cessé d’investir dans le produit que vous utilisez réellement.

Si l’une de ces situations vous semble familière, vous en êtes probablement déjà au point où vous ne vous posez plus la question :

• À chaque fois que vous appelez, vous devez expliquer votre activité en partant de zéro.
• Votre facture comprend des frais auxquels vous ne vous attendiez pas.
• En fin d'année, vous remplissez manuellement les feuillets T4.
• Votre fournisseur met fin à votre plateforme et vous transfère vers un autre service que vous n'avez pas choisi.
• Ce n’est que par l’intermédiaire de votre comptable, et non de votre fournisseur, que vous êtes informé des modifications apportées à la législation provinciale.
• Les exigences du Québec, telles que les relevés 1 et le Régime québécois d’assurance parentale, sont considérées comme des éléments supplémentaires.

Pour de nombreuses entreprises, le moment décisif survient lorsqu’elles se rendent compte que la situation actuelle comporte plus de risques que le changement.

Quand devriez-vous faire le changement? Y a-t-il une période de l'année qui s'y prête particulièrement bien?

Voici la réponse en bref : vous pouvez faire le changement à tout moment de l’année. Le 1er janvier est la solution la plus simple, car les soldes cumulés depuis le début de l'année repartent de zéro, mais honnêtement, ça vaut rarement la peine d'attendre encore onze mois avec un fournisseur qui ne vous convient pas.

Quelles sont les étapes à suivre lorsque l’on change de fournisseur de services de paie?

Le processus est plus structuré que les gens ne le pensent, et nous vous accompagnons à chaque étape :

• Analyse des besoins. Votre spécialiste se familiarise avec le fonctionnement concret de votre entreprise : la fréquence des paies, les provinces d’emploi, les avantages sociaux et vos codes de gains personnalisés.
• Demande de données. Vous disposez de modèles qui vous indiquent exactement ce qui est requis, évitant ainsi toute approximation.
• Migration des données. Votre spécialiste se charge d'importer pour vous les dossiers des employés et les valeurs du cumul annuel.
• Configuration. Les paramètres de l'entreprise, les versements, le mappage de grand livre et les règles de paie sont établis et examinés conjointement.
• Formation. Des séances pratiques conçues en fonction de votre traitement de la paie réel, et non pas un simple guide générique.
• Premier traitement de la paie. Votre spécialiste est à vos côtés pour s’assurer que tout est correct.
• Passage de relais. On vous présentera notre équipe du service à la clientèle, basée au Canada et formée par l’INP, qui connaîtra déjà votre compte sur le bout des doigts.

C’est à cette dernière étape que de nombreux fournisseurs s’arrêtent. Les fournisseurs de qualité ne se contentent pas de vous former pour ensuite disparaître.

Combien de temps faut-il pour changer de fournisseur de services de paie?

C'est généralement la première question que se posent les propriétaires d'entreprise, et la réponse pourrait bien vous surprendre. La plupart des entreprises qui adoptent Payworks sont opérationnelles en quelques semaines (oui, vous avez bien entendu), alors que les délais habituels dans le secteur peuvent aller de six semaines à plusieurs mois.

Si votre traitement de la paie est simple et que vos dossiers sont en ordre, vous devriez pouvoir effectuer votre premier traitement de la paie dans les quelques semaines suivant la signature du contrat. Les paies couvrant plusieurs provinces, les règles syndicales et les structures complexes d’avantages sociaux prennent un peu plus de temps, tout simplement parce qu’il y a davantage d’éléments à configurer et à tester.

Comment puis-je transférer les données des employés lors d’un changement de fournisseur de services de paie?

Ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas à exporter les fichiers ni à faire correspondre les colonnes tout seul. Votre spécialiste de la mise en œuvre Payworks gère la migration et vous fournit des modèles pour les données des employés et les valeurs du cumul annuel, ainsi qu'une explication détaillée des renseignements à fournir dans chaque champ.

La mise en place d’un système de paie au Canada nécessite généralement les renseignements personnels des employés et leurs NAS, leurs dates d’embauche et provinces d’emploi, leurs taux de rémunération et la fréquence des versements, les montants TD1 fédéraux et provinciaux, les gains et les retenues cumulés depuis le début de l’année, les soldes de congés annuels et d’heures accumulées, les renseignements relatifs au dépôt direct, ainsi que vos numéros de compte auprès de l’ARC et de Revenu Québec.

Et non, vous ne perdrez pas vos données historiques. C'est l'une des préoccupations les plus courantes, mais ne vous inquiétez pas : vos données sont transférées sans interruption, ce qui vous permet de respecter le calendrier de vos déclarations de fin d'exercice. Il vous suffit d’exporter vos rapports finaux auprès de votre fournisseur actuel avant de fermer le compte, comme vous le feriez pour tout dossier comptable à clôturer.

Que se passe-t-il lorsque le changement intervient en cours d’année au Canada?

Changer de fournisseur de services de paie en cours d’année est tout à fait possible et cela arrive plus souvent qu’on ne le croit. Vos valeurs du cumul annuel sont reportées, ainsi, chaque dollar déjà versé, déduit et prélevé au cours de cette année civile est pris en compte, et vos plafonds du RPC, du RRQ et de l’AE continuent d'être calculés correctement. Rien ne se réinitialise.

Payworks applique automatiquement les taux et les règles en vigueur au Québec à chaque cycle de paie et transmet vos formulaires de fin d’année à l’ARC et à Revenu Québec. Si c’est justement la fin de l’année qui vous frustre chez votre fournisseur actuel, changer plus tôt vous évitera une autre période de feuillets T4 stressante.

Quels sont les risques, et comment les éviter?

On ne va pas vous mentir : les risques sont bien réels. Mais chaque risque est lié à un processus, ce qui signifie qu’ils sont tous évitables.

Mais voilà le problème : le plus grand risque, c’est qu’un fournisseur vous remette vos identifiants de connexion puis vous laisse vous débrouiller. Demandez-vous qui sera à vos côtés lors de votre premier traitement de la paie, et qui vous devrez appeler à la sixième semaine.

Quels sont les critères recherchés pour un nouveau fournisseur de services de paie?

Tous les fournisseurs n’offrent pas le même niveau de service ni la même expertise canadienne. Il y a quelques points auxquels il convient de prêter une attention particulière :

• Un service à la clientèle qui répond vraiment. Communiquez avec un véritable expert canadien en paie par téléphone ou par clavardage, et obtenez une réponse en quelques minutes, et non en quelques heures.
• Une conformité canadienne. La législation en matière de paie varie selon les provinces et les territoires, et le Québec a un ensemble de règles distinct. Payworks dispose d'une équipe bilingue répartie d'un océan à l'autre ainsi qu’un bureau à Montréal ouvert depuis 2014.
• Une plateforme qui évolue avec vous. Payworks vous intègre dès le premier jour à sa plateforme actuelle, que vous soyez seul dans votre entreprise ou à la tête d’une équipe de plus de 200 employés, afin que vous n’ayez plus jamais à subir une migration qui perturbe vos activités.
• Une tarification transparente qui vous permet de planifier clairement. Pas de frais cachés ni de surprises en fin d’année. Pour obtenir un numéro spécifique à votre entreprise, demandez un devis.
• Une expérience qui inspire confiance. Payworks affiche un NPS supérieur à 55 et a été désignée comme l'une des Sociétés les mieux gérées au Canada.

Quel que soit le fournisseur que vous évaluez, posez les mêmes questions à chacun d’entre eux : 7 questions que toute entreprise canadienne devrait poser à son fournisseur de services de paie.

Si vous êtes comptable ou aide-comptable, ce changement a des répercussions sur tous vos clients, et pas seulement sur votre cabinet. Payworks gère de manière coordonnée l’intégration de plusieurs clients et regroupe tous vos identifiants clients sous une seule connexion via un Hub de paie, tout en transmettant les feuillets T4 à l’ARC en votre nom.

Curieux de voir concrètement ce changement de fournisseur? Nous avons une offre à durée limitée pour vous!

Si votre fournisseur actuel ne répond pas à vos attentes, c’est le moment idéal pour agir. Pour une durée limitée, Payworks offre jusqu’à 500 $ de rabais sur les frais de configuration aux entreprises qui changent de fournisseur de services de paie. Cette offre comprend l’accès complet à la plateforme, les services d’un spécialiste dédié à la mise en œuvre et un soutien tout au long de votre premier cycle de paie.

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