Les 4 meilleurs conseils de notre spécialiste en PME Mandy Campbell pour nos petites entreprises

Amanda Campbell, ou « Mandy » comme la surnomment ses collègues et ses clients, dirige une équipe de représentants du service à la clientèle (RSC) pour les petites entreprises chez Payworks. Après 12 ans et demi dans le secteur, sa vaste expérience lui permet d’aider notre clientèle de petites entreprises à gérer leurs employés plus efficacement. En l’honneur du mois de la petite entreprise, nous avons posé à Mandy quelques questions sur la gestion d’une équipe pour les petites entreprises. Nous l’avons également invitée à partager certains des conseils et astuces qu’elle a appris en cours de route et qui permettent aux clients de Payworks de se consacrer à ce qu’ils préfèrent : le développement de leur entreprise.

Question : Quels sont les avantages pour les chefs d’entreprise d’avoir un RSC Payworks dédié?

Mandy : « Nos représentants experts du service à la clientèle aident nos petites entreprises à réduire le temps qu’elles consacrent au traitement de la paie et à alléger leur stress. Beaucoup de nos clients sont des chefs d’entreprise, ils ne s’occupent pas que du traitement de la paie. Les clients peuvent se sentir intimidés et perdre du temps à s’assurer que leurs employés sont payés correctement et à temps, en particulier en raison des nombreuses exigences législatives et des règles et réglementations différentes d’une province à l’autre. Nos représentants expliquent la législation, s’assurent que le montant des retenues est correct, proposent des solutions pour corriger rapidement les erreurs et aident les clients à s’atteler à leurs autres tâches. Tous nos représentants regorgent de conseils et d’astuces pour gagner du temps et alléger la journée de nos clients. »

Payworks est consciente que la gestion d’une petite entreprise demande d'effectuer des tâches variées et que la paie n’est pas la seule préoccupation de nos clients. Pour lancer une entreprise, il faut savoir s’accommoder de certaines incertitudes, mais les chefs d’entreprise ne peuvent pas se permettre de prendre des risques avec le traitement de la paie. C’est pour cette raison que Payworks propose les mêmes solutions de pointe et le même service de calibre international à tous ses clients, qu’ils aient des milliers d’employés ou qu’ils n’en aient qu’un seul.

Question : Pouvez vous nous partager quelques conseils et astuces que vous recommandez à vos petites entreprises pour leur faire gagner du temps?

Mandy :

1. Je recommande aux clients de passer un peu de temps sur la page d’accueil lorsqu’ils se connectent. Les clients peuvent y trouver les informations les plus pertinentes pour eux. Plus précisément, j’encourage mes clients à consulter la vignette « Votre journée » dans le coin supérieur gauche de l’écran. Cette section met en évidence les points à traiter : il peut s’agir du nombre de demandes de congés en attente, du nombre de jours avant le prochain cycle de paie ou du nombre de NAS manquants. On y trouve même un compte à rebours jusqu’au traitement de fin d’année. Cette section est entièrement personnalisable, car nous savons qu’il n’existe pas de solution universelle pour nos clients.
2. Le formulaire de configuration des employés de Payworks économise beaucoup de temps. J’encourage mes clients à utiliser ce formulaire quand ils embauchent des employés. Ils peuvent ainsi s’assurer qu’ils disposent de tous les renseignements nécessaires pour remplir les T4 tout au long de l’année, sans devoir faire un suivi auprès de leurs employés à la fin d’année, qui est toujours bien chargée. Les renseignements comme le NAS ou l’adresse actuelle peuvent avoir l’air anodines sur le moment, mais les recueillir auprès des personnes concernées peut s’avérer fastidieux lorsque vous vous efforcez de respecter la date limite.
3. Avant de finaliser le traitement de la paie à chaque période de paie, je recommande à mes clients de prendre le temps de lancer des aperçus et de consulter tous leurs rapports de paie. Le rapport sur la piste de vérification, par exemple, met en évidence ce qui doit être corrigé, notamment les NAS non valides ou les cotisations incorrectes. D’autres rapports sont disponibles, notamment le rapport de sommaire des fonds, les entrées de journal et le registre de paie. Lors de la prévisualisation de ces rapports, les clients ont toujours la possibilité de procéder à des ajustements pendant la période de paie en cours. Une fois la paie finalisée, il n’est plus possible de procéder à des ajustements ou à des corrections. Il faudra les faire au cours de la période de paie suivante, ce qui peut être stressant pour les chefs d’entreprise et pour leurs employés.
4. Dans cette même série de rapports, entre le 1^er novembre et le 1^er mars, un rapport de fin d’année est également généré. Je demande à mes clients d’étudier ce rapport, ainsi que tous leurs autres rapports, à chaque période de paie. Il faut comparer les montants totaux des versements obligatoires, de l’impôt sur le revenu, de l’Assurance-emploi, du Régime de pensions du Canada, du Régime des rentes du Québec et/ou du Régime provincial d’assurance parentale au montant versé à l’Agence du revenu du Canada ou à Revenu Québec, tel qu’il apparaît sur le relevé de compte PD7A. Si les montants totaux ne correspondent pas, les clients peuvent rectifier ces divergences immédiatement. Le faire à ce moment-là est moins pénible que de devoir procéder à des ajustements tout au long de l’année, d’autant plus que ces renseignements ne seraient peut-être plus très clairs et que la date limite approcherait à grands pas!

Dernière question : Comment les représentants de Payworks aident-ils les chefs d’entreprise qui ne connaissent pas bien le traitement de la paie?

Mandy : « Lorsqu’un client pose une question, nos représentants font non seulement tout ce qu’ils peuvent pour l’aider à ce moment-là, mais expliquent aussi à nos clients ce qu’ils font, pendant qu’ils le font. Souvent, nos représentants du service à la clientèle vont plus loin envoient au client un courriel avec des guides écrits étape par étape, qu’il pourra consulter au besoin. Nos clients gagnent ainsi un temps précieux pendant leur journée. »

Chez Payworks, nous aimons les petites entreprises. Nous sommes fiers de les aider à respecter la législation et à simplifier leur traitement de fin d’année, afin de leur permettre d’avoir plus de temps pour travailler sur leur entreprise et s’occuper de leurs clients. Consultez le site payworks.ca/smallbusiness pour obtenir plus d’information dès aujourd’hui!