Analytique de la main-d’œuvre : comment nous utilisons ce module et pourquoi vous allez l’adorer

Comme nous vous le disions précédemment, les retours de notre clientèle jouent un rôle prépondérant dans le choix des fonctionnalités que nous développons… cela dit, les retours de notre propre équipe (notre premier client en date!) nous sont aussi très précieux. Après tout, le tout premier traitement de la paie « client » que nous avons effectué était en réalité le nôtre. C’est pourquoi nous donnons la parole à nos propres superviseurs, professionnels de traitement de la paie et as des RH pour découvrir comment nos solutions les aident à relever leurs défis quotidiens.

Faites la connaissance de Mike Penman! Depuis qu’il a rejoint l’équipe en 2016, sa carrière a rapidement évolué et son expérience chez Payworks s’est enrichie, passant d’un poste initial centré sur la finance à son rôle actuel de chef des opérations.

Que fait exactement un chef des opérations? Eh bien, la réponse la plus simple est : un peu de tout! Mike et ses équipes supervisent une panoplie de spécialités, telles que les ressources humaines, les finances, le juridique, la confidentialité, les opérations et l’administration, etc., et c’est ce qui lui plaît dans ce poste.

Mais avec tant de spécialités différentes à superviser, il peut être difficile de se concentrer sur la situation générale (ça vous rappelle quelque chose?). C’est là que le module Analytique de la main-d’œuvre intervient. Nous avons discuté avec Mike pour comprendre comment il utilise la solution Analytique pour mettre en lumière les tendances et les faits relatifs à la main-d’œuvre qui, autrement, passeraient inaperçus, et comment cela lui permet de fournir une orientation stratégique à l’entreprise dans son ensemble.

theWorks : Mike, votre rôle a beaucoup changé depuis que vous avez rejoint Payworks en 2016. Selon vous, quelle est la plus grande similarité entre tous les postes que vous avez occupés?

Michael Penman, chef des opérations : J’ai commencé chez Payworks comme vice-président des finances et j’ai accédé au poste de directeur financier en 2020. Depuis 2022, je suis chef des opérations.

Dans chacun de ces rôles, je n’ai jamais eu deux journées pareilles, c’est ce que j’aime le plus! Travailler sur des projets différents, construire des liens entre mon équipe et le groupe de direction, encadrer des personnes… c’est tellement gratifiant de travailler avec des individus aussi talentueux et de voir comment on peut évoluer ensemble.

Mais en fin de compte, je dirais que la plus forte similarité entre chacun de ces rôles est qu’il s’agit de postes stratégiques qui sont fondamentalement guidés par les données. Alors oui, je suis peut-être un peu accro aux données. <rires> 😆

tW : On préfère le terme « sorcier des données »! Quel rôle jouent les données pour vous dans le développement de stratégies?

MP : Les données quantitatives constituent un moyen très rassurant de renforcer son intuition ou les informations anecdotiques provenant de son équipe. Il s’agit d’un instrument de confirmation extraordinaire qui permet de déterminer clairement les faits passés et présents, dans l’optique d’envisager le futur le plus probable. Il présente les tendances à court et à long terme afin de nous aider à prendre une décision informée en tant qu’entreprise. Les stratégies fondées sur autre chose que des informations factuelles relèvent davantage du principe d’« hypothèse la plus probable ».

tW : Comment le module Analytique de la main-d’œuvre met-il ces faits à votre disposition?

MP : La solution Analytique peut être utilisée de nombreuses manières différentes en fonction des rôles, mais du point de vue de la direction, elle aide à consolider les données et à visualiser les choses plus distinctement afin de pouvoir poser les bonnes questions aux bonnes personnes ou d’approfondir la réflexion soi-même. En tant qu’ancien comptable, j’ai l’habitude de faire des expériences avec des filtres de données et de chercher des tendances, mais honnêtement, je dirais que toute personne dotée de compétences en résolution de problèmes et de sens critique trouverait un intérêt certain à explorer les possibilités de la solution Analytique.

tW : En parlant de votre passé de comptable… comment le module Analytique vous a-t-il aidé à prendre des décisions stratégiques, de votre point de vue de professionnel de la paie et des finances?

MP : En ce qui concerne la gestion de la paie, je peux me servir de ce module au lieu de passer au crible un registre de paie de 250 pages, ce qui me fait évidemment gagner beaucoup de temps. La solution Analytique me fournit une vue d’ensemble sur toute période de paie comparée à la période précédente, ou sur des données d’une année sur l’autre, ce qui fait ressortir des tendances et me permet ainsi de commencer à me poser les bonnes questions.

Par exemple, si une période de l’année en particulier est réputée pour occasionner plus d’heures supplémentaires, il est intéressant de voir comment cela s’est passé les années précédentes et peut-être de réfléchir à une affectation du personnel qui permettrait de réduire ces heures supplémentaires à l’avenir, pour le bien de l’entreprise comme pour celui de l’équipe.

« En ce qui concerne la gestion de la paie, je peux me servir de ce module au lieu de passer au crible un registre de paie de 250 pages, ce qui me fait évidemment gagner beaucoup de temps, » dit Mike.

tW : C’est un point de vue intéressant, parce que lorsqu’on pense aux données, on peut vite perdre de vue la composante humaine. Quelles autres informations pouvez-vous tirer du module Analytique à propos de ce qui pourrait se cacher sous la surface?

MP : L’un des éléments auquel je m’intéresse le plus est comment et quand sont utilisés les congés. Il nous appartient de veiller à ce que nos employés aient la possibilité de prendre des congés pour se ressourcer, déconnecter, voyager ou faire ce qu’ils veulent pendant leur « temps libre » durement gagné.

Avec le module Analytique, je peux très facilement voir si les congés acquis augmentent et s’ils ne sont pas utilisés. C’est alors à moi de travailler avec les responsables de l’organisation pour savoir pourquoi. Qu’est-ce qui bloque et comment pouvons-nous y remédier? Comment pouvons-nous soutenir les membres du personnel afin qu’ils soient à l’aise à l’idée de profiter des congés qu’ils ont accumulés? Dans ce scénario, mon objectif est de donner aux responsables les moyens d’agir en mettant davantage de données à leur disposition, puis de les aider à inverser cette tendance.

tW : Qu’en est-il de la situation inverse? Lorsque vous commencez à remarquer une tendance à l’absentéisme.

MP : Sans ce module pour consolider les données, les tendances en matière de congés maladie pourraient vite passer inaperçues. Bien sûr, la pandémie de COVID-19 a eu une incidence majeure sur la façon dont les congés de maladie sont utilisés, mais même en sachant cela, il est important de garder un œil sur le pourcentage de la main-d’œuvre qui est en congé de maladie et de savoir s’il s’agit d’une tendance ascendante ou descendante. Parfois, quand j’entends un responsable de service en parler, je vais faire un tour sur Analytique pour voir si une tendance similaire peut être observée dans d’autres équipes. Si oui, je m’intéresse à ce qui pourrait en être la cause. Avons-nous les bonnes politiques en place? Nos programmes d’avantages sociaux pourraient-ils être améliorés?

En général, les questions auxquelles le module Analytique nous aide à répondre ont tendance à amener d’autres questions, mais c’est une très bonne chose!

tW : Quelle est la fonctionnalité d’Analytique dont vous ne pourriez personnellement plus vous passer?

MP : Eh bien, comme je l’ai mentionné tout à l’heure, je suis un accro des données, alors j’aime regarder les niveaux de rapport plus détaillés, les exporter et jouer avec dans un tableau spécifique, sans avoir à les reconstituer moi-même. Mais la fonctionnalité que j’apprécie le plus est le « lasso » : il nous permet de mettre en évidence la fenêtre de données qu’on veut regarder, et tous les rapports seront relancés avec ce contenu spécifique. Je peux simplement souligner quelque chose sur un graphique, et le module redessinera juste cette donnée spécifique pour moi, d’une façon plus détaillée. Et on peut revenir en arrière en un seul clic!