7 questions que toute entreprise canadienne devrait poser à son fournisseur de services de paie

Points clés à retenir 

Les entreprises canadiennes méritent une expérience de traitement de la paie adaptée à leurs besoins. La bonne nouvelle? Passer à une solution conçue sur mesure est plus simple qu’on ne le croit, et les résultats se font sentir rapidement : un meilleur soutien, une conformité réglementaire sans faille et moins de surprises en fin d’année. Voici ce qu’il faut rechercher, et pourquoi c’est important.

Ce que nous allons aborder dans cet article :

• À quoi ressemble le soutien en matière de paie avec un fournisseur mondial?
• Votre plateforme de paie est-elle conçue pour le Canada ou a-t-elle simplement été adaptée à ses spécificités?
• Changer de fournisseur de services de paie requiert-il des mois de configuration?
• Combien de temps faut-il pour être opérationnel sur une nouvelle plateforme de paie?
• Comment fonctionne la tarification de la paie chez les fournisseurs mondiaux par rapport aux fournisseurs canadiens?
• Un même fournisseur de services de paie peut-il gérer des employés au Canada et aux États-Unis?
• Les intégrations de paie à l’échelle mondiale conviennent-elles aux entreprises canadiennes?
• Notions de base de la paie au Canada

Les personnes qui font avancer votre entreprise sont vos atouts les plus précieux. Alors, les outils que vous utilisez pour les rémunérer et les gérer? Ils sont tout aussi importants!

Les fournisseurs mondiaux de solutions de paie ont souvent des présentations commerciales impressionnantes (il faut bien le leur accorder). Mais quand vient le temps de boucler la fin de mois, de trouver la dernière mise à jour réglementaire ou d’affronter la fin d’année avec une échéance serrée, ce qui compte vraiment, c’est de savoir si votre plateforme a été conçue pour votre réalité. Voici ce qui distingue un partenaire de paie conçu au Canada d’un fournisseur créé pour le marché mondial, et adapté par la suite aux besoins de nos entreprises locales.

Un mot pour expliquer à qui s’adressent les fournisseurs mondiaux

Les fournisseurs mondiaux conviennent à un type d’organisation bien particulier. Si vous dirigez une multinationale gérant la paie dans des douzaines de pays, une plateforme conçue pour l’échelle internationale est sans doute idéale pour vous. Le problème est que la majorité des petites et moyennes entreprises canadiennes finissent par payer pour cette complexité, sans vraiment en bénéficier. Si vous traitez la paie dans seulement une ou deux provinces, il vous faut un partenaire parfaitement adapté à vos besoins plutôt qu’une plateforme mondiale où le Canada ne représente qu’une option parmi tant d’autres.

À quoi ressemble le soutien en matière de paie avec un fournisseur mondial?

Lorsque les grands fournisseurs se développent à l’échelle mondiale, le service tend à se détériorer. Le portefeuille de clients de chaque agent s’agrandit. Les temps d’attente sont plus longs. Des équipes à l’étranger ne sont pas toujours au courant des évolutions de la législation canadienne. Pour un propriétaire de petite entreprise ou un administrateur de la paie qui a besoin d’une réponse avant la clôture du prochain traitement de la paie, Payworks est là pour vous!

Un service à la clientèle hors pair : voilà notre promesse. C’est la raison pour laquelle 98 % des entreprises qui choisissent Payworks décident d’y rester.

Votre plateforme de paie est-elle conçue pour le Canada ou a-t-elle simplement été adaptée à ses spécificités?

Les plateformes mondiales sont conçues pour les marchés internationaux puis adaptées au Canada ensuite. Cela signifie donc que les normes d’emploi provinciales, les versements à l’ARC et à Revenu Québec, les relevés 1, le RQAP, les jours fériés et les règles relatives aux heures supplémentaires peuvent se retrouver enfouis sous des solutions de contournement, des configurations manuelles et des mises à jour tardives. Lorsque le Canada n’est qu’un marché parmi d’autres, la conformité a tendance à passer au second plan.

Payworks est conçue de A à Z pour la conformité canadienne. Chaque règle est native au système, et non ajoutée par la suite à celui-ci. Lorsque la législation évolue, votre plateforme se met à jour automatiquement, vous évitant ainsi les risques de non-conformité et la cohue de fin d’année.

Nos données sont hébergées dans deux centres de données canadiens, afin que les renseignements de vos employés restent au Canada plutôt que d’utiliser des serveurs situés aux États-Unis soumis à une législation étrangère.

Changer de fournisseur de services de paie requiert-il des mois de configuration?

Les ensembles de fonctionnalités destinées aux grandes entreprises semblent impressionnants... jusqu’à ce que vous deviez vous-même apprendre à les utiliser. Des mises en œuvre plus longues et un plus grand fardeau administratif ne sont en rien un argument de vente lorsque vous devez exécuter votre paie avant la prochaine date de paiement!

La plateforme Payworks a été conçue pour être intuitive. Notre application de Libre-service des employés offre à votre équipe un accès mobile instantané aux bulletins de paie, aux formulaires fiscaux et aux demandes de congé, vous évitant de servir d’intermédiaire pour la moindre question. Et si vous vous demandez comment savoir si une plateforme de paie est conviviale avant de vous engager, nous vous disons simplement : demandez à la voir! Réservez une démonstration et découvrez si elle répond aux besoins de votre équipe.

Conseil de pro de Payworks : Traiter la paie avec assurance ne devrait pas nécessiter de compétences techniques. Si une plateforme en exige, ce n’est pas la solution appropriée pour la plupart des entreprises canadiennes.

Combien de temps faut-il pour être opérationnel sur une nouvelle plateforme de paie?

Plus rapidement que vous ne le pensez! Nous accueillons plus de 4 000 clients chaque année, et chaque étape de ce processus a été perfectionnée pour vous permettre de reprendre au plus vite vos activités. Notre équipe de mise en œuvre configure le système selon les besoins de votre organisation et vous forme, vous et votre équipe, lors de votre premier traitement de la paie.

C’est un avantage crucial pour les comptables et aides-comptables qui doivent ajouter un nouveau client en cours d’année, pour les propriétaires de petites entreprises qui doivent traiter la paie sans attendre, ainsi que pour les administrateurs de la paie qui n’ont pas des mois à consacrer à la configuration.

Comment fonctionne la tarification de la paie chez les fournisseurs mondiaux par rapport aux fournisseurs canadiens?

Les fournisseurs mondiaux ont tendance à regrouper les fonctionnalités dans des forfaits conçus pour les grandes entreprises d’autres marchés. Vous vous retrouvez à payer pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin, le soutien prioritaire est souvent payant, les engagements sur plusieurs années sont fréquents, sans parler des frais surprises au moment du renouvellement.

La tarification de Payworks est simple et transparente. Aucun contrat contraignant à long terme. Aucuns frais cachés. Vous payez pour ce dont vous avez besoin uniquement, en bénéficiant toujours d’un soutien illimité de la part de nos experts, sans avoir à acheter une option complémentaire ou un forfait supérieur. Pour les entreprises qui ont besoin de coûts prévisibles et d’un partenaire transparent quant aux tarifs, c’est une différence qui a toute son importance.

Un même fournisseur de services de paie peut-il gérer des employés au Canada et aux États-Unis?

Le Canada est notre priorité. Mais si votre organisation compte des employés au sud de la frontière, cela ne devrait pas vous obliger à composer avec deux plateformes ou deux partenaires distincts.

Payworks accompagne les organisations comptant des employés aux États-Unis grâce à des partenariats avec d’importants fournisseurs de services de paie américains. Vous bénéficiez ainsi d’une gestion transfrontalière de la paie harmonieuse et conforme, sans avoir à jongler entre deux plateformes. La conformité avec la réglementation canadienne est entièrement gérée au sein de Payworks. La gestion de la paie aux États-Unis se fait par l’entremise d’un partenaire de confiance. Un seul partenaire pour une prise en charge des deux côtés de la frontière.

Les intégrations de paie à l’échelle mondiale conviennent-elles vraiment aux entreprises canadiennes?

Proposer des centaines d’intégrations semble attrayant, jusqu’à ce qu’on réalise que la majorité d’entre elles ne sont pas conçues pour les entreprises canadiennes. Un catalogue d’intégrations pour entreprises mondiales n’est d’aucune utilité pour un comptable qui doit synchroniser QuickBooks avec précision, ou pour un détaillant dont le système de point de vente doit se connecter à la paie.

Nous nous intégrons aux outils de comptabilité, de RH et de point de vente que les entreprises d’ici utilisent réellement : Xero,  et QuickBooks. Pour n’en citer que quelques-uns. Aucune distraction, aucune complexité. Uniquement les intégrations qui font véritablement avancer votre entreprise.

Notions de base de la paie au Canada

De quelle manière les normes d’emploi provinciales influent-elles sur le calcul de la paie?

Chaque province et territoire canadien établit sa propre législation sur les normes d’emploi, laquelle régit les règles minimales que les employeurs doivent respecter lorsqu’ils rémunèrent et gèrent leurs employés. Et attention : ces règles ne sont pas uniformes! Ce qui s’applique en Ontario ne s’applique pas nécessairement en Alberta, en Colombie-Britannique ou au Manitoba, et les employeurs exerçant leurs activités dans plusieurs provinces ont la responsabilité de respecter les règles applicables dans chaque territoire de compétence.

Voici où les règles ont tendance à diverger :

• Salaire minimum. Chaque province et territoire fixe son propre taux, révisé selon différents calendriers au cours de l’année.
• Heures supplémentaires. Certaines provinces calculent les heures supplémentaires après 8 heures par jour, d’autres après 44 heures par semaine, et certaines utilisent les deux seuils selon la situation.
• Indemnités de vacances. Le droit minimal aux vacances et le mode d’accumulation varient selon la province et les années de service.
• Indemnité de jour férié. La méthode de calcul diffère considérablement d’une province à l’autre. Le Québec applique la règle du 1/20e aux salaires gagnés au cours de la période de référence de 4 semaines précédant le jour férié. D’autres provinces utilisent des formules tout à fait différentes.
• Indemnité de cessation d’emploi. Les préavis et les droits aux indemnités de départ sont régis à l’échelle provinciale. Par exemple, les employés du Québec sont assujettis à la Loi sur les normes du travail, qui comporte ses propres règles.

Pour les employeurs qui gèrent la paie dans plusieurs provinces, l’application manuelle de ces règles engendre d’importants risques de non-conformité. Un logiciel de paie conçu pour le Canada applique automatiquement les règles provinciales concernées et se met à jour en fonction des modifications de la législation.

Quelle est la différence entre un employé et un entrepreneur sur le plan de la paie au Canada?

Cette question est bien plus importante qu’on ne le croit. En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de prélever et verser le RPC, l’AE et l’impôt sur le revenu à chaque cycle de paie pour vos employés. Quant aux entrepreneurs indépendants, aucune retenue n’est requise puisqu’ils gèrent leurs propres versements.

L’ARC détermine le statut du travailleur en examinant l’ensemble de la relation de travail, et non un seul facteur.

Les principaux éléments à considérer sont :

• Le contrôle. Est-ce votre entreprise ou le travailleur qui détermine la manière dont le travail est exécuté et le moment où il doit l’être?
• Les outils. Le travailleur fournit-il son propre équipement ou est-ce vous qui le lui fournissez?
• Le risque financier. Le travailleur peut-il réaliser des profits ou subir des pertes selon la façon dont il gère le travail?
• La sous-traitance. Le travailleur a-t-il la possibilité de faire appel à une autre personne pour exécuter la tâche?

Si le statut attribué au travailleur est incorrect, l’ARC pourrait réévaluer la relation de travail et exiger le remboursement de l’ensemble des retenues non versées, sans compter les intérêts et pénalités applicables. Si vous avez des doutes, l’équipe du service à la clientèle de Payworks peut vous aider à analyser la relation de travail et vous signaler les points demandant une plus grande réflexion.

Quels formulaires de paie les employeurs canadiens doivent-ils produire à la fin d’année?

En matière de paie, la fin d’année est sans doute l’un des moments les plus délicats sur le plan réglementaire. Voici un aperçu de vos responsabilités :

• T4 – État de la rémunération payée. Exigé pour chaque employé ayant reçu un revenu d’emploi au cours de l’année civile. Les feuillets T4 doivent être remis aux employés et transmis à l’ARC au plus tard le dernier jour de février.
• Sommaire T4. Un résumé consolidé de tous les feuillets T4 délivrés, soumis à l’ARC en même temps.
• Feuillet RL-1. Exigé pour les employés ayant travaillé au Québec. Doit être remis aux employés et transmis à Revenu Québec au plus tard le dernier jour de février.
• Relevé d’emploi (RE). Obligatoire à la suite de tout arrêt de rémunération d’un employé. Doit être transmis à Service Canada dans les 5 jours civils suivant l’arrêt de rémunération.

Il convient également de faire le rapprochement de tous vos versements à l’ARC et à Revenu Québec et de vous assurer qu’ils sont à jour avant la clôture de la fin d’année. En cas de retard ou d’erreur dans vos déclarations, l’ARC peut vous imposer des pénalités dont on se passerait bien pour démarrer l’année!

Si vous souhaitez un partenaire concentré sur votre entreprise, votre législation et vos employés, et non un partenaire qui relègue le Canada au second plan parmi d’autres priorités, contactez-nous!