Paie des garderies pour le mois de septembre : comment garantir la précision en période de changement

Points clés à retenir :

La mi-septembre est la semaine la plus chargée sur le plan opérationnel dans le calendrier des garderies agréées, et les erreurs commises en ce moment dans la paie ont tendance à se répercuter sur tout le reste de l'année. Si vous êtes déjà en plein pic d'activité, voici les priorités à établir, les points à vérifier et comment repérer les éléments qui risquent le plus de passer inaperçus lorsque tout s’enchaîne à un rythme effréné.

Dans cet article :

• Les erreurs de paie les plus courantes en ce moment
• Nouveaux employés et dossiers incomplets : comment rattraper rapidement le retard
• Rémunération pour la fête du Travail : si ce n’est pas encore fait, voici comment nous pouvons vous aider
• Comment faire pour éviter le chaos chaque mois de septembre

Si vous êtes dirigeant d’une garderie agréée et que vous lisez ces lignes à la mi-septembre, il y a de fortes chances que vous ayez en ce moment même sur votre bureau au moins trois dossiers qui n’y étaient pas il y a deux semaines : de nouveaux employés qui en sont à leur première semaine, des salles à nouveau pleines d’enfants et une paie qui semble plus compliquée que tout ce que vous avez eu à traiter cet été.

La situation n’est pas de votre faute. C'est juste la rentrée scolaire.

La hausse des inscriptions, l’augmentation des effectifs et la première paie à pleine capacité de la nouvelle année d’exploitation coïncident chaque année, sans exception. Pour les garderies qui gèrent à la fois des nouveaux employés, des employés de retour et des employés à temps plein, à temps partiel et quelques employés occasionnels d’été, le cycle de paie de septembre est le plus complexe de l’année, et celui où l’on risque le plus de constater des erreurs. Sans oublier le jour férié de la fête du Travail toujours en attente.

Les erreurs de paie les plus courantes en ce moment

Lorsque de nombreux changements surviennent simultanément, voici les éléments à vérifier avant que des erreurs n’apparaissent et que le cycle de paie ne soit clôturé.

Dossiers d'embauche incomplets. Il se peut qu'un nouvel éducateur qui a commencé cette semaine n'ait pas encore soumis son formulaire TD1, que son virement automatique n'ait pas été confirmé ou que son taux de rémunération n'ait pas été saisi au niveau de certification approprié. Si l’un de ces éléments fait défaut, le cycle de paie générera une erreur ou produira un résultat erroné. Vérifiez tous les nouveaux employés embauchés depuis le 1er septembre avant le début du traitement de la paie.

Employés de retour dont le dossier n’est plus à jour. Un éducateur qui revient de congé d’été peut se retrouver avec un solde de droits, un niveau de classification ou un taux de rémunération qui n’a pas été mis à jour avant son retour. Il convient de vérifier le dossier de tout employé qui était inactif pendant l’été et qui fait à nouveau partie des effectifs.

Employés occasionnels d'été toujours dans le système. Les dossiers des éducateurs occasionnels qui ont travaillé en juillet et en août mais qui ne poursuivront pas à l’automne doivent être mis à jour et, le cas échéant, obtenir un relevé d’emploi. S’ils se trouvent toujours dans votre système en état actif, il se peut qu’ils soient pris en compte de manière erronée lors du traitement de la paie.

Rémunération de jour férié pour la fête du Travail. Si la rémunération pour la fête du Travail n’a pas encore été traitée, ou si elle a été traitée mais que l’admissibilité des employés à temps partiel et occasionnels n’a pas été vérifiée, il serait bon de vérifier cela dès maintenant. Le droit à la rémunération des jours fériés pour les éducateurs à temps partiel et occasionnels dépend du nombre d’heures travaillées au cours de la période précédente et varie selon la province. C'est l'une des sources les plus courantes d'erreurs dans la paie lors du premier cycle de paie de septembre.

Modifications apportées au taux des certifications mises à niveau. Tout éducateur ayant obtenu une mise à niveau de sa certification au cours de l’été devrait désormais bénéficier d’un taux de rémunération actualisé. Si cette modification n’a pas été apportée avant son premier quart de septembre, la correction est désormais rétroactive, ce qui demande plus de travail que de bien faire les choses dès le départ, mais cela vaut tout de même la peine d’y remédier.

Nouveaux employés et dossiers incomplets : comment rattraper rapidement le retard avec Payworks

Si de nouveaux employés ont commencé cette semaine et que leurs dossiers ne sont pas complets, la solution la plus rapide consiste à les inviter à utiliser le Libre-service des employés afin qu’ils puissent remplir eux-mêmes leurs renseignements (formulaire TD1, coordonnées bancaires, renseignements personnels) sans que vous ayez à leur demander chaque élément.

Dans Payworks, le Libre-service des employés permet aux nouveaux employés d’accéder directement à la configuration de leur profil depuis leur téléphone ou leur ordinateur. Ça fera une chose de moins sur votre bureau au cours d’une semaine où il y a déjà beaucoup à faire.

En ce qui concerne les données relatives au taux de rémunération et au niveau de certification, celles-ci doivent être saisies dans le système avant la clôture du cycle de paie, et non après. Si vous ne savez pas quel taux s'applique au niveau de certification d'un nouvel éducateur, c'est précisément pour répondre à ce genre de questions que notre équipe du service à la clientèle, basée au Canada, est à votre disposition. La fonction de clavardage en temps réel est intégrée directement à la plateforme Payworks : vous pouvez obtenir une réponse sans quitter l’écran de traitement de la paie, et vos appels sont pris en charge en quelques minutes si vous préférez en discuter par téléphone.

Rémunération pour la fête du Travail : si ce n’est pas encore fait, voici comment nous pouvons vous aider

La fête du Travail a lieu le premier lundi de septembre, ce qui signifie qu’elle tombe en plein milieu de la période d’intégration et de pic d’activité. Pour les éducateurs à temps plein suivant un horaire régulier, le calcul de la rémunération des jours fériés est relativement simple. Pour les employés à temps partiel et occasionnels, qui représentent l’essentiel de la complexité des effectifs de septembre d’une garderie agréée, ce n’est pas le cas.

Les formules de calcul de la rémunération des jours fériés varient d’une province à l’autre. Dans la plupart des provinces, les employés à temps partiel et les occasionnels ont droit à une indemnité de jour férié calculée en pourcentage du salaire gagné au cours d’une période déterminée précédant le jour férié, à condition d’avoir travaillé le nombre de jours requis autour de celui-ci. Le pourcentage, la période de référence et les critères d'admissibilité varient d'une province à l'autre.

Si votre paie de la fête du Travail a déjà été traitée et que vous êtes certain qu’elle est exacte, passez à l’étape suivante. Si vous l’avez traitée rapidement sous la pression et que vous n’êtes pas certain qu’elle est exacte pour chaque type d’employés figurant dans vos effectifs, il serait judicieux de la revoir avant la fin de la période. Une erreur de paie de jour férié détectée dès maintenant peut être corrigée facilement. La même erreur, si elle est détectée à la fin de l’année, est plus délicate.

Payworks calcule automatiquement la rémunération des jours fériés dans notre plateforme de paie, en fonction de votre province et des heures travaillées par chaque employé. Si vous avez des doutes quant au mode de calcul appliqué à un employé en particulier, notre équipe du service à la clientèle pourra tout vous expliquer.

Comment faire pour éviter le chaos chaque mois de septembre

Voici ce qu’il faut savoir au sujet de l’effervescence de septembre : la situation sera toujours complexe. Vous devrez toujours composer avec les cycles d'inscription, les embauches d’éducateurs, les exigences de rapport du SPAGJE, ainsi que les contraintes liées au fonctionnement à pleine capacité.

Ce qui peut varier, c’est la part de cette complexité qui est effectuée manuellement et la présence ou non d’experts à vos côtés.

Lorsque le recrutement, l’intégration et la paie sont regroupés au sein d’un même système interconnecté, un nouvel éducateur embauché à la fin d’août dispose d’un dossier de paie complet avant même son premier quart de travail (non pas parce que quelqu’un a pensé à saisir ses renseignements à partir d’une lettre d’offre d’emploi, mais parce que le système les a reliés automatiquement). Les nouveaux employés peuvent remplir eux-mêmes leur formulaire TD1, indiquer leurs coordonnées bancaires et fournir leurs renseignements personnels via le Libre-service des employés depuis leur téléphone, sans que l’administrateur ait à leur demander chaque élément. Et comme le service des RH assure le suivi des dates d’expiration des certifications et des licences grâce à des alertes personnalisables, vous saurez quand les titres de compétence d’un éducateur doivent être renouvelés avant que cela ne devienne un problème.

Lorsque Gestion du temps et Paie partagent une même base de données, les modifications apportées au calendrier de septembre sont automatiquement répercutées sur la paie, sans intervention manuelle intermédiaire. Les règles relatives aux primes de quart sont appliquées automatiquement. La rémunération des jours fériés est calculée en fonction de votre province et des heures travaillées par chaque employé. Les modèles d’horaire vous permettent d’élaborer votre calendrier d’automne à pleine capacité à partir d’un modèle existant plutôt que de partir de zéro, et vos employés peuvent consulter leurs horaires, mettre à jour leurs disponibilités et demander des congés à partir de l’application de libre-service.

La Gestion des absences assure le suivi des droits au même endroit que la paie, ce qui permet de rapidement vérifier les employés qui reviennent au travail, sans qu’il soit nécessaire de tout refaire. Les RE des employés occasionnels d'été qui quittent leur poste sont transmis directement à Service Canada par l'intermédiaire de Payworks. De plus, Analytique de la main-d’œuvre, intégrée directement aux modules de gestion des RH, du temps et des absences, vous offre une vue d’ensemble des effectifs, des absences et du roulement de personnel dans l’ensemble de votre centre, sans avoir à extraire des données de systèmes distincts.

Les garderies qui ne trouvent pas que le mois de septembre est difficile à gérer ne font pas plus de travail. Elles effectuent le même travail dans un système qui ne les oblige pas à tout gérer manuellement.

Et voici un autre point qu’il convient de garder à l’esprit : La saison des T4 approche à grands pas. Chaque dossier incomplet, chaque taux de rémunération mal classé et chaque calcul de rémunération des jours fériés qui n’était pas tout à fait exact en septembre a tendance à refaire surface en janvier, sauf qu’il s’agit désormais d’une correction de fin d’année plutôt que d’un rajustement en cours de route, et que les délais sont beaucoup moins souples. Les garderies qui mettent de l’ordre dans leurs dossiers et interconnectent leurs systèmes dès maintenant ne se contentent pas de régler les problèmes de septembre. Elles se préparent ainsi à traiter la fin d’année avec précision et dans les délais, grâce aux T4 et relevés 1 remplis en leur nom, et ont ainsi un souci de moins lorsque les échéances commenceront à s’accumuler.

Si ce mois de septembre vous a amené à réfléchir à ce qu’il faudrait changer avant l’arrivée de septembre l’an prochain, ça vaut sans doute la peine d’en discuter. Le processus de mise en œuvre de Payworks est conçu pour vous permettre de tout mettre en place sans perturber le traitement de la paie en cours, et notre équipe du service à la clientèle, basée au Canada, vous accompagne tout au long de ce processus.

98 % des clients ayant choisi Payworks ont décidé de rester. Pour les dirigeants qui viennent de traverser une période de paie compliquée en septembre, ce chiffre semble tout à fait logique.

« Payworks me fait gagner du temps en simplifiant la création des rapports de fin d’année et des T4. Payworks facilite mon traitement de la paie et me permet de me concentrer sur la gestion de mes activités. »
— Garderie Montessori Bonny Castle, Surrey, Colombie-Britannique

« Nous avions décidé de passer à Payworks, car les tarifs étaient plus intéressants que ceux de notre fournisseur précédent. Nous aimions aussi l’idée de traiter avec une entreprise détenue et exploitée près de chez nous et de pouvoir compter sur un service à la clientèle de qualité. La transition a été facile et nous apprécions beaucoup l’efficacité gagnée grâce à la disponibilité d’un représentant du service à la clientèle local, joignable et prêt à nous aider dès que nous en avons besoin. »

– Wawanesa Wee Care Inc. Wawanesa, Manitoba

Questions fréquentes

Comment puis-je faire la transition entre des feuilles de présence sur papier et un système de suivi automatisé relié à la paie pour ma garderie?
La solution de gestion du temps de Payworks se connecte directement à la paie au sein d’une seule base de données partagée. Ainsi, lorsque les employés pointent ou que leurs horaires sont approuvés, ces heures sont automatiquement transférées vers le traitement de la paie. Pas d'exportation, pas de ressaisie, pas de feuilles de calcul intermédiaires. Les modèles d'horaire vous permettent de vous baser sur des modèles récurrents plutôt que de repartir de zéro chaque semaine.

Quel logiciel de paie puis-je mettre en place rapidement pour ma garderie?
Le processus de mise en œuvre de Payworks est conçu pour vous permettre d’être opérationnel sans perturber le traitement de la paie que vous effectuez déjà. Les nouveaux éducateurs peuvent effectuer eux-mêmes leur configuration initiale (TD1, renseignements bancaires, renseignements personnels) depuis leur téléphone, et les données des candidats provenant du Suivi des candidats sont directement transférées aux services des RH et de la paie, de sorte que l’intégration commence dès l’embauche.

Comment Payworks calcule-t-il la rémunération des jours fériés pour le personnel à temps partiel des garderies?
La solution de paie de Payworks calcule automatiquement la rémunération des jours fériés en fonction de votre province et des heures travaillées par chaque employé. Les critères d’admissibilité au niveau provincial, les périodes de référence et les formules sont prédéfinies. Ainsi, la rémunération des éducateurs à temps partiel et occasionnels est calculée correctement, sans qu’il soit nécessaire de procéder à des recherches manuelles.

Comment puis-je suivre les niveaux de certification des éducateurs et les dates d’expiration dans le système de paie?
Lorsqu’une mise à niveau de certification entraîne une modification du taux de rémunération, cette mise à jour peut être effectuée directement dans le dossier de l’employé. Et comme les services des RH et de la paie partagent la même base de données, vous n’aurez pas besoin de saisir à nouveau ces renseignements dans un autre système.

Que se passe-t-il lorsqu'un éducateur occasionnel ne revient pas en septembre?
Leur relevé d’emploi peut être soumis directement à Service Canada grâce au gestionnaire de RE intégré à Payworks. Aucun système de dépôt distinct n’est nécessaire. Il suffit de mettre à jour leur statut dans le système des RH pour que le dossier soit traité.

Les employés de ma garderie peuvent-ils consulter leurs horaires et relevés de paie?
Oui. Grâce à l’application Libre-service de Payworks, les employés peuvent consulter leurs horaires, vérifier leurs relevés de paie, soumettre des demandes de congé et mettre à jour leurs renseignements personnels depuis leur téléphone, ce qui réduit le nombre de questions qui se retrouvent sur le bureau du gestionnaire.

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